Zo organiseer je een fireside chat zonder last-minute stress

Een fireside chat draait om een goed gesprek, maar de voorbereiding zit vooral in timing en afstemming. Leg eerst datum, programma, spreker, moderator en zaalindeling vast. Regel daarna de uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je weet hoeveel stoelen, glazen en hapjes nodig zijn. De laatste uren gebruik je voor de gespreksplek, microfoons, presentatie, dranken en ontvangst. Met deze volgorde voorkom je dat techniek, dieetwensen of briefing pas op de dag zelf aan bod komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Spreker en moderator bevestigen
3
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Herinnering aan gasten sturen
9
Sprekersbriefing versturen
10
Vragen voor gesprek voorbereiden
2 personen
11
Reserveringen controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
2 personen
14
Techniek opladen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Zaal vrijmaken
3 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Gespreksplek inrichten
2 personen
19
Techniek aansluiten
2 personen
20
Microfoons testen
2 personen
21
Presentatie en vragen klaarzetten
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes op schalen leggen
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Decoratie aanbrengen
2 personen
26
Registratietafel klaarzetten
27
Routebordjes plaatsen

Event

28
Sprekers ontvangen
2 personen
29
Sprekers technisch instrueren
2 personen
30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Aanmeldingen afvinken
2 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
33
Opening verzorgen
34
Fireside chat begeleiden
2 personen
35
Publieksvragen verzamelen
2 personen
36
Pauzedranken serveren
3 personen
37
Hapjes bijvullen
2 personen
38
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
41
Avondhapjes serveren
3 personen
42
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
43
Gasten uitchecken
2 personen

Nazorg

44
Restanten veilig verpakken
2 personen
45
Techniek uitschakelen
2 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Zaal schoonmaken
3 personen
50
Decoratie verwijderen
2 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Techniek en materialen opbergen
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
54
Bedankbericht aan sprekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Fauteuilsaantal 2
Tweezitsbank
Bijzettafelsaantal 4
Hoge tafelsaantal 6
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kledinghangersaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepeltjesaantal 70

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Vloerkleed
Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 20
Routebordjesaantal 6
Kleefgumaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig spreker en moderator uiterlijk 3 weken vooraf en stuur de briefing met programma, gespreksonderwerpen en praktische afspraken minstens 5 dagen voor het event.
Maak de vragen voor het gesprek uiterlijk 1 week vooraf. Plan 30 minuten met moderator en spreker om volgorde, tijdsduur en mogelijke vervolgvraag door te nemen.
Sluit de aanmeldingen 2 tot 3 dagen vooraf af en tel daarna stoelen, waterglazen, koffie- en theekopjes en hapjes opnieuw. Houd voor hapjes ongeveer 4 tot 6 stuks per persoon aan.
Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en laptop minimaal 2 uur voor aanvang. Leg presentatie en vragen ook offline klaar, zodat een instabiele internetverbinding het gesprek niet onderbreekt.
Richt de gespreksplek in voordat gasten binnenkomen: zet fauteuils of de tweezitsbank, bijzettafels, waterkannen en glazen klaar en zet dranken minstens 1 uur vooraf koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fireside chat?: Reken meestal op 60 tot 90 minuten voor het gesprek zelf. Plan daarnaast 30 minuten voor ontvangst en 30 tot 45 minuten voor koffie, thee, hapjes en napraten.
Hoeveel vragen heb je nodig voor een fireside chat?: Bereid voor een gesprek van 60 minuten ongeveer 10 tot 15 hoofdvragen voor. Gebruik niet alles: houd 3 tot 5 vragen achter de hand voor als antwoorden korter uitvallen.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een fireside chat?: Stuur de eerste uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur een herinnering 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst, met aanvangstijd, locatie, route en eventuele dieetbevestiging.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een fireside chat?: Gebruik minimaal 1 microfoon per spreker en 1 voor de moderator. Bij twee sprekers heb je dus 3 microfoons nodig; test ze allemaal uiterlijk 2 uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.