Organiser une fireside chat : le déroulé complet

Une fireside chat repose sur une conversation bien préparée, mais son bon déroulement dépend aussi de détails très concrets. Commencez par fixer la date, le programme et le duo intervenant-modérateur, puis travaillez la salle, les inscriptions et la technique. Prévoyez suffisamment de temps pour tester les microphones et installer l’espace de discussion avant l’arrivée du public. Ce plan vous aide à enchaîner les préparatifs sans oublier les besoins alimentaires, les questions d’entretien, l’accueil et le rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer l'intervenant et le modérateur
3
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer un rappel aux invités
9
Envoyer le briefing des intervenants
10
Préparer les questions pour l’entretien
2 personnes
11
Vérifier les réservations
12
Faire les courses
2 personnes
13
Préparer les en-cas
2 personnes
14
Charger le matériel technique
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Libérer la salle
3 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Aménager l’espace de discussion
2 personnes
19
Brancher la technique
2 personnes
20
Tester les microphones
2 personnes
21
Préparer la présentation et les questions
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Installer la décoration
2 personnes
26
Préparer la table d'inscription
27
Installer les panneaux d'itinéraire

Événement

28
Accueillir les intervenants
2 personnes
29
Donner les consignes techniques aux intervenants
2 personnes
30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Cocher les inscriptions
2 personnes
32
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
33
Assurer l’ouverture
34
Animer le fireside chat
2 personnes
35
Recueillir les questions du public
2 personnes
36
Servir les boissons de pause
3 personnes
37
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
38
Animer le moment de networking
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
41
Servir les en-cas du soir
3 personnes
42
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
43
Effectuer le check-out des invités
2 personnes

Suivi

44
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
45
Éteindre la technique
2 personnes
46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Nettoyer la salle
3 personnes
50
Retirer la décoration
2 personnes
51
Inventorier le matériel
2 personnes
52
Ranger la technique et le matériel
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
54
Envoyer un message de remerciement aux intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Fauteuilsqté 2
Canapé deux places
Tables d'appointqté 4
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Cintresqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Petites cuillères à caféqté 70

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Décoration

Tapis
Nappesqté 6
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 20
Panneaux d’orientationqté 6
Pâte adhésiveqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les rôles au moins 3 semaines avant l’événement : l’intervenant et le modérateur doivent connaître le format, la durée et le public attendu. Envoyez un briefing écrit avec les questions et les horaires au plus tard 3 jours avant.
Préparez les questions en deux niveaux : 6 à 8 questions principales pour tenir la conversation, puis 3 questions de relance si une réponse reste trop courte. Gardez aussi 10 à 15 minutes pour les questions du public.
Installez les fauteuils ou le canapé face au public, avec une table d’appoint pour l’eau et les notes. Disposez les chaises en laissant une allée dégagée et prévoyez une table séparée pour les inscriptions, les boissons et les amuse-bouches.
Testez chaque microphone, le haut-parleur, la table de mixage et l’ordinateur au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes. Faites un essai depuis les dernières chaises : un son correct près de la scène peut rester inaudible au fond de la salle.
Ne servez pas le café et les amuse-bouches au dernier moment : mettez les boissons au frais avant l’accueil et préparez les plateaux 20 à 30 minutes à l’avance. Vérifiez les réponses alimentaires reçues avec les inscriptions avant de faire les courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fireside chat ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer les deux intervenants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de régler les besoins techniques sans urgence.
Combien de questions préparer pour une fireside chat ?: Préparez 6 à 8 questions principales pour une conversation d’environ 45 minutes, avec 3 relances supplémentaires. Réservez ensuite 10 à 15 minutes aux questions du public.
Quand faut-il tester les microphones ?: Faites le test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités. Vérifiez chaque microphone, le volume du haut-parleur, la table de mixage et l’ordinateur depuis le fond de la salle.
Quand envoyer le rappel aux invités ?: Envoyez un rappel 2 à 3 jours avant la fireside chat, avec l’horaire, l’adresse, le programme et les informations pratiques. Profitez-en pour rappeler l’heure d’ouverture des portes et recueillir les dernières contraintes alimentaires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.