Zo organiseer je een filosofiecafé

Een filosofiecafé staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst leg je locatie, spreker en moderator vast, daarna bouw je het programma en de aanmeldingen op. Reserveer tijd voor discussievragen en praktische bezoekersinformatie, want juist die onderdelen worden vaak te laat geregeld. Werk vervolgens per werkplek en controleer apparatuur, servies en catering vóór vertrek. Op locatie richt je ontvangst, koffie en drank in voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bevestig locatie en toegang
2
Bevestig spreker en moderator
3
Stel het programma samen
2 personen
4
Maak uitnodiging en aanmeldformulier
2 personen
5
Verstuur de uitnodigingen
6
Verwerk de aanmeldingen
7
Verzamel dieetwensen
8
Controleer het deelnemersaantal
9
Stuur praktische bezoekersinformatie
10
Maak discussievragen
2 personen
11
Reserveer geleende apparatuur
12
Maak naamkaartjes
2 personen
13
Print programma en bewegwijzering
14
Doe de boodschappen
2 personen
15
Controleer alle materialen
2 personen
16
Verpak materialen per werkplek
2 personen
17
Zet gekoelde dranken koud
2 personen
18
Bereid soep en belegde broodjes
3 personen
19
Bereid koffie- en theestation
2 personen
20
Controleer zaal en vluchtwegen
2 personen
21
Laad materialen naar de locatie
3 personen
22
Plaats tafels en stoelen
4 personen
23
Richt de ontvangsttafel in
2 personen
24
Richt de koffiebar in
2 personen
25
Richt de dranktafel in
2 personen
26
Plaats hapjes en lunch
3 personen
27
Installeer en test geluidsapparatuur
2 personen
28
Hang decoratie en bewegwijzering op
2 personen
29
Plaats naamkaartjes en programma's
2 personen
30
Brief vrijwilligers bij
2 personen

Event

31
Ontvang en registreer bezoekers
3 personen
32
Verwelkom de spreker
33
Serveer koffie en thee
2 personen
34
Begeleid de openingslezing
2 personen
35
Faciliteer de groepsdiscussies
5 personen
36
Serveer soep en broodjes
3 personen
37
Vul dranken en hapjes bij
2 personen
38
Begeleid het avondprogramma
2 personen
39
Verzamel gebruikt servies
2 personen
40
Sluit de drankuitgifte
2 personen

Nazorg

41
Ruim eten en dranken op
3 personen
42
Demonteer tafels en stoelen
4 personen
43
Pak apparatuur en decoratie in
3 personen
44
Sorteer afval en sluit zakken
2 personen
45
Maak zaal en keuken schoon
4 personen
46
Controleer gevonden voorwerpen
47
Retourneer geleende materialen
2 personen
48
Verwerk resterende betalingen
49
Stuur bezoekers een bedankbericht

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledinghangersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Soeplepelsaantal 70
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Betaalterminal

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Krijtbordenaantal 4
Pennenaantal 30
Themalabelsaantal 10

Licht

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Overig

Flip-oversaantal 5
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 20
Pennenbakjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, toegang, spreker en moderator eerst vast. Plan daarna pas de uitnodiging; vermeld in het aanmeldformulier ook dieetwensen en sluit de inschrijving op tijd voor je boodschappen doet.
Houd het deelnemersaantal uiterlijk enkele dagen vooraf definitief. Zo weet je hoeveel naamkaartjes, programma’s, stoelen, soepkommen, borden en drank je nodig hebt.
Maak discussievragen niet op het laatste moment. Zet per onderdeel meerdere vragen klaar en leg pennen en ander materiaal vooraf per werkplek klaar, zodat de moderator direct kan starten.
Test draagbare speaker en draadloze microfoon vóór het programma begint. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting zorgt sneller voor vertraging dan een inhoudelijk probleem.
Richt ontvangst, koffiebar en dranktafel vóór de zaal opent in. Zet gekoelde dranken koud, bereid soep en belegde broodjes op tijd en houd koffie- en theemateriaal apart van de discussieopstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filosofiecafé organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met locatie, spreker en moderator. Verstuur de uitnodiging zodra het programma en de praktische informatie vaststaan, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de bijeenkomst.
Wanneer moet het deelnemersaantal voor een filosofiecafé bekend zijn?: Maak het aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf definitief. Dan kun je catering, stoelen, naamkaartjes, programma’s en servies afstemmen zonder op de dag zelf te moeten bijbestellen.
Hoeveel discussievragen heb je nodig voor een filosofiecafé?: Reken op 3 tot 5 bruikbare vragen per gespreksonderdeel. Leg daarnaast 1 of 2 reservevragen klaar voor wanneer een discussie sneller stilvalt dan verwacht.
Wanneer zet je de zaal klaar voor een filosofiecafé?: Start de opbouw meestal 1,5 tot 2 uur voor ontvangst. Plaats eerst tafels en stoelen, controleer vluchtwegen en techniek en richt daarna de ontvangsttafel, koffiebar en dranktafel in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.