Ein Philosophiecafé Schritt für Schritt organisieren
Ein Philosophiecafé steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst klärst du Raum, Zugang, Referent und Moderation, danach öffnest du die Anmeldung. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Programm, Diskussionsfragen und Besucherinformationen feststehen. Kurz vor dem Termin prüfst du Teilnehmerzahl, Technik, Sitzordnung und Verpflegung. Besonders leicht vergessen werden Namensschilder, Wegweiser, gekühlte Getränke und ein konkreter Plan für den Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Zugang bestätigen
- 2
Referent und Moderator bestätigen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladung und Anmeldeformular erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Diätwünsche erfassen
- 8
Teilnehmerzahl überprüfen
- 9
Praktische Besucherinformationen versenden
- 10
Diskussionsfragen erstellen
2 Personen
- 11
Geliehene Ausrüstung reservieren
- 12
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 13
Programm und Wegweiser drucken
- 14
Die Einkäufe erledigen
2 Personen
- 15
Alle Materialien kontrollieren
2 Personen
- 16
Materialien pro Arbeitsplatz verpacken
2 Personen
- 17
Gekühlte Getränke kaltstellen
2 Personen
- 18
Suppe und belegte Brötchen zubereiten
3 Personen
- 19
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 20
Saal und Fluchtwege prüfen
2 Personen
- 21
Materialien zum Veranstaltungsort laden
3 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 24
Kaffeebar einrichten
2 Personen
- 25
Getränketisch einrichten
2 Personen
- 26
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
- 27
Tonanlage installieren und testen
2 Personen
- 28
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
- 29
Namensschilder und Programme auslegen
2 Personen
- 30
Briefing für Freiwillige
2 Personen
Event
- 31
Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
- 32
Den Redner begrüßen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Eröffnungsrede begleiten
2 Personen
- 35
Gruppendiskussionen moderieren
5 Personen
- 36
Suppe und belegte Brötchen servieren
3 Personen
- 37
Getränke und Snacks nachfüllen
2 Personen
- 38
Das Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 39
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
- 40
Die Getränkeausgabe schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Essen und Getränke wegräumen
3 Personen
- 42
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 43
Ausrüstung und Dekoration einpacken
3 Personen
- 44
Abfall sortieren und Säcke verschließen
2 Personen
- 45
Saal und Küche reinigen
4 Personen
- 46
Fundgegenstände prüfen
- 47
Ausgeliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Ausstehende Zahlungen bearbeiten
- 49
Senden Sie den Besuchern eine Dankesnachricht
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- SuppenschalenAnz. 70
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 6
- SuppenkellenAnz. 70
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppenkesselAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kartenterminal
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- KreidetafelnAnz. 4
- StifteAnz. 30
- ThemenetikettenAnz. 10
Licht
- LED-TischlampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Sonstiges
- FlipchartsAnz. 5
- FlipchartblätterAnz. 2
- MarkerAnz. 20
- StiftehalterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den Abend rückwärts vom Einlass: Spätestens zwei Wochen vorher sollten Einladung und Anmeldeformular verschickt sein, damit du Teilnehmerzahl und Diätwünsche rechtzeitig erfasst.
- Lege für das Gespräch konkrete Diskussionsfragen fest und teile die Redezeit vorab ein. Für ein Philosophiecafé mit 20 bis 30 Gästen sind drei bis fünf Leitfragen meist ausreichend.
- Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Lautsprecher, kabelloses Mikrofon und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher am tatsächlichen Veranstaltungsort.
- Bereite die Verpflegung passend zur Ankunft vor: Stelle Kaffee und Tee vor dem Einlass bereit und halte Suppe sowie belegte Brötchen so bereit, dass etwa 20 bis 30 Gäste ohne lange Warteschlange versorgt werden.
- Packe Materialien nach Arbeitsplätzen und kontrolliere sie am Vortag. Namensschilder, Stifte, Programm, Wegweiser und Themenetiketten fehlen sonst häufig genau dann, wenn die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Philosophiecafé organisieren?
- Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Raum, Referent und Moderation. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Einladung, Anmeldung und Programm verschickt sein.
- Wie viele Diskussionsfragen braucht ein Philosophiecafé?
- Plane für eine Gesprächsrunde von 60 bis 90 Minuten ungefähr drei bis fünf Leitfragen. Formuliere zusätzlich ein bis zwei Nachfragen, falls die Diskussion schnell abbricht.
- Wann sollte man die Teilnehmerzahl für ein Philosophiecafé prüfen?
- Prüfe die Anmeldungen sieben Tage vorher und noch einmal 24 Stunden vor Beginn. So kannst du Sitzplätze, Namensschilder, Getränke, Teller und Suppenschalen passend vorbereiten.
- Was muss man am Tag des Philosophiecafés zuerst aufbauen?
- Richte etwa 90 Minuten vor dem Einlass Saal, Sitzordnung, Empfangstisch sowie Kaffee- und Getränketisch ein. Danach kontrollierst du Fluchtwege, Technik und die bereitgelegten Materialien.
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