Cómo organizar un café filosófico sin perder el hilo

Un café filosófico necesita más estructura de la que parece: una pregunta bien planteada, un moderador preparado y una sala que facilite la conversación. Empieza por confirmar el lugar, el acceso, el ponente y el moderador; después fija el programa y abre las inscripciones. La parte que suele fallar llega al final: calcular asistentes, atender preferencias alimentarias y dejar listo el sonido, el café y la comida. Sigue este orden para que el debate empiece a tiempo y nadie tenga que resolver imprevistos mientras habla.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar ubicación y acceso
2
Confirmar ponente y moderador
3
Preparar el programa
2 personas
4
Crear invitación y formulario de inscripción
2 personas
5
Enviar las invitaciones
6
Procesar las inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Comprobar el número de participantes
9
Enviar información práctica para visitantes
10
Prepara preguntas para el debate
2 personas
11
Reservar el equipo prestado
12
Haz tarjetas de nombre
2 personas
13
Imprimir programa y señalización
14
Hacer la compra
2 personas
15
Comprobar todos los materiales
2 personas
16
Empaquetar los materiales por puesto de trabajo
2 personas
17
Enfriar las bebidas
2 personas
18
Preparar sopa y bocadillos
3 personas
19
Preparar la estación de café y té
2 personas
20
Comprobar la sala y las vías de evacuación
2 personas
21
Cargar los materiales al lugar
3 personas
22
Colocar mesas y sillas
4 personas
23
Prepara la mesa de recepción
2 personas
24
Montar la barra de café
2 personas
25
Montar la mesa de bebidas
2 personas
26
Disponer aperitivos y almuerzo
3 personas
27
Instalar y probar el equipo de sonido
2 personas
28
Colgar decoración y señalización
2 personas
29
Colocar los tarjeteros con nombres y los programas
2 personas
30
Informar a los voluntarios
2 personas

Evento

31
Recibir y registrar a los visitantes
3 personas
32
Dar la bienvenida al ponente
33
Servir café y té
2 personas
34
Moderación de la conferencia inaugural
2 personas
35
Facilitar los debates en grupo
5 personas
36
Servir sopa y bocadillos
3 personas
37
Reponer bebidas y aperitivos
2 personas
38
Coordinar el programa de la noche
2 personas
39
Recoger la vajilla usada
2 personas
40
Cerrar la entrega de bebidas
2 personas

Seguimiento

41
Recoger comida y bebidas
3 personas
42
Desmontar mesas y sillas
4 personas
43
Empaquetar el equipo y la decoración
3 personas
44
Separar la basura y cerrar las bolsas
2 personas
45
Limpiar la sala y la cocina
4 personas
46
Comprobar los objetos perdidos
47
Devolver materiales prestados
2 personas
48
Procesar los pagos pendientes
49
Enviar a los visitantes un mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Perchascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Tazones para sopacant. 70
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 6
Cucharones para sopacant. 70
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Ollas para sopacant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzascant. 4
Neveras portátilescant. 3

Equipo

Altavoz portátil
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Terminal de pago

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Pizarrascant. 4
Bolígrafoscant. 30
Etiquetas temáticascant. 10

Luz

Lámparas de mesa LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Otros

Pizarras de hojascant. 5
Hojas de rotafoliocant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 20
Portalápicescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el programa antes de enviar la invitación. Reserva al menos 15 minutos para recibir a los participantes y calcula el tiempo de introducción, debate y cierre.
Abre las inscripciones con un formulario que pregunte por restricciones dietéticas. Cierra el registro entre 3 y 5 días antes para ajustar sopa, bocadillos, bebidas, tazas, vasos y cubiertos.
Prepara las preguntas del debate con antelación y acuerda con el moderador cómo dar la palabra. Lleva tarjetas de nombre y bolígrafos: ayudan especialmente cuando el grupo supera las 10 personas.
Comprueba el equipo prestado al menos 48 horas antes. Prueba el altavoz y el micrófono inalámbrico en la sala, y lleva cables alargadores y regletas compatibles.
El día del encuentro, llega entre 60 y 90 minutos antes. Revisa las vías de evacuación, coloca mesas y sillas, monta la recepción y las estaciones de café, té y bebidas antes de que lleguen los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas personas hacen falta para organizar un café filosófico?: Con 2 personas puedes gestionarlo: una coordina recepción, comida y materiales, y la otra modera el debate. Para grupos de más de 25 participantes, añade una persona de apoyo para las inscripciones y las bebidas.
¿Con cuánta antelación hay que preparar un café filosófico?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar la sala, el ponente y el moderador. Envía la información práctica y cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del encuentro.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un café filosófico?: Calcula una taza de café o té por persona al inicio y otra durante el descanso, además de 2 vasos de bebida fría por persona. Para la comida, prepara una ración de sopa y un bocadillo por asistente, más un 10 % de margen.
¿Cuándo hay que montar la sala para un café filosófico?: Llega entre 60 y 90 minutos antes de la hora de inicio. Así puedes colocar las sillas y mesas, probar el micrófono, montar la recepción y dejar listas las estaciones de café, té y bebidas.

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