Zo organiseer je een filmvertoning zonder technische verrassingen

Begin met de film, datum en locatie en leg daarna meteen de vertoningsrechten vast. Plan vervolgens begroting, uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je weet hoeveel stoelen, drank en catering nodig zijn. Test de projector, laptop, HDMI-kabel, geluidsinstallatie en het filmbestand niet pas op de dag zelf, maar vooraf op dezelfde opstelling. Op de dag van de vertoning werk je van ruimte en techniek naar ontvangst, catering en de filmstart.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en datum bepalen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vertoningsrechten regelen
4
Begroting vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en tijden bevestigen
9
Techniek testen
2 personen
10
Filmbestand controleren
11
Catering bestellen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Aanmeldlijst printen
14
Film downloaden
15
Dranken koelen
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte controleren
2 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Tafels opstellen
2 personen
20
Projectiescherm plaatsen
2 personen
21
Projector aansluiten
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
23
Film en ondertiteling testen
2 personen
24
Lichtplan instellen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Snacktafel inrichten
2 personen
27
Ontvangstbalie klaarzetten
28
Toiletten controleren

Event

29
Bezoekers ontvangen
3 personen
30
Programma toelichten
31
Film afspelen
32
Pauze begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Snacks aanvullen
2 personen
35
Vragen beantwoorden
36
Avondprogramma aankondigen
37
Tweede film afspelen
38
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Apparatuur inpakken
2 personen
43
Stoelen opruimen
3 personen
44
Tafels opruimen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Toiletten schoonmaken
47
Gevonden voorwerpen verzamelen
48
Locatie afsluiten
2 personen
49
Huurmaterialen retourneren
2 personen
50
Restanten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Afstandsbedieningenaantal 2
Reservebatterijenaantal 8
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Zaklampenaantal 3

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanaantal 4

Keuken

Popcornmachine
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Filmplatenaantal 3
Filmstrokenaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmop
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra de film en datum vaststaan en plan minimaal één apart moment voor het testen van beeld, geluid en ondertiteling. Controleer daarbij ook of het filmbestand volledig is gedownload en op de laptop afspeelt.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en bestel catering op basis van het definitieve aantal gasten. Houd daarnaast extra glazen, borden en bestek achter de hand voor bezoekers die zich op het laatste moment aanmelden.
Maak vóór de opbouw een eenvoudig zaalplan met stoelen, tafels, ontvangsttafel en scherm. Laat looppaden naar ingang, toiletten en nooduitgangen vrij en gebruik gaffer tape om HDMI- en verlengkabels vast te zetten.
Zet techniek ruim vóór de inloop klaar: sluit projector, scherm, luidsprekers, audiomixer en laptop aan en test de film met het lichtplan van de avond. Leg afstandsbedieningen en reservebatterijen op één vaste plek, zodat je tijdens de vertoning niet hoeft te zoeken.
Plan de laatste uren in vaste blokken: locatie openen, ruimte controleren, stoelen en tafels plaatsen, dranken koelen en catering klaarzetten. Zet zaklampen, afvalbakken en kapstokken klaar voordat gasten binnenkomen; die praktische zaken worden bij filmavonden vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmvertoning organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met film, datum, locatie en vertoningsrechten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de vertoning en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf.
Wanneer moet je de techniek voor een filmvertoning testen?: Test projector, scherm, laptop, kabels en geluid minimaal 3 tot 7 dagen vooraf met hetzelfde filmbestand. Doe op de dag zelf nog een korte controle van 60 tot 90 minuten vóór de inloop.
Hoeveel stoelen en catering heb je nodig voor een filmvertoning?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en zet 5 tot 10 procent extra stoelen klaar. Bestel eten en drinken uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, nadat dieetwensen zijn verwerkt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmvertoning op te bouwen?: Reken voor een kleine zaal op 2 tot 3 uur voor stoelen, tafels, scherm, projector, geluid, catering en ontvangst. Plan daarna minstens 30 minuten voor een volledige film- en geluidstest vóór de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.