Organiser une projection de film sans mauvaise surprise

Une projection de film réussie se prépare dans cet ordre : choisir le film et la date, réserver le lieu, régler les droits, puis organiser les inscriptions et la technique. Le matériel de projection mérite un test complet avant l’arrivée du public, y compris le fichier vidéo, le son et les sous-titres. Prévoyez aussi l’accueil, les boissons, le café et les besoins alimentaires. Ce plan vous aide à ne pas laisser ces détails au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer le film et la date
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Organiser les droits de diffusion
4
Fixer le budget
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer le programme et les horaires
9
Tester la technique
2 personnes
10
Vérifier le fichier vidéo
11
Commander le catering
12
Faire les courses
2 personnes
13
Imprimer la liste des inscrits
14
Télécharger le film
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Vérifier l’espace
2 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Installer les tables
2 personnes
20
Installer l’écran de projection
2 personnes
21
Brancher le projecteur
2 personnes
22
Raccorder la sonorisation
2 personnes
23
Tester le film et les sous-titres
2 personnes
24
Configurer le plan d'éclairage
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Mettre en place la table des snacks
2 personnes
27
Mettre en place le comptoir d’accueil
28
Vérifier les toilettes

Événement

29
Accueillir les visiteurs
3 personnes
30
Présenter le programme
31
Lancer le film
32
Encadrer la pause
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
35
Répondre aux questions
36
Annoncer le programme du soir
37
Lire le deuxième film
38
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Emballer le matériel
2 personnes
43
Ranger les chaises
3 personnes
44
Dégager les tables
2 personnes
45
Nettoyer l’espace
3 personnes
46
Nettoyer les toilettes
47
Rassembler les objets trouvés
48
Fermer le lieu
2 personnes
49
Retourner les matériels de location
2 personnes
50
Ranger les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 6
Table d’accueil
Poubellesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Télécommandesqté 2
Piles de rechangeqté 8
Ruban gafferqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Lampes de pocheqté 3

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 70
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à pop-corn
Bouilloiresqté 2
Machine à café
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3
Louchesqté 8

Décoration

Plaques de filmqté 3
Bandes de filmqté 2
Nappesqté 6
Flèches de signalisationqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillière
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réglez les droits de diffusion dès que le film et la date sont choisis. Attendre les dernières semaines peut bloquer la séance, même si la salle et le projecteur sont déjà réservés.
Faites un test technique complet au moins 24 heures avant l’événement : ordinateur, câble HDMI, projecteur, écran, haut-parleurs, mixeur audio et sous-titres. Gardez des rallonges, des multiprises et des piles de rechange sur place.
Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant la projection. Vous pourrez ainsi imprimer la liste des inscrits, confirmer les besoins alimentaires et commander les quantités de restauration adaptées.
Téléchargez le film avant le jour J et vérifiez que le fichier se lit sans connexion internet. Le jour de la séance, testez encore les premières minutes et préparez une solution de secours pour le son.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’accueil du public. Installez d’abord les chaises et l’écran, puis le projecteur et la sonorisation ; terminez par les boissons fraîches, le café, les poubelles et l’éclairage d’ambiance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une projection de film ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour choisir le film, réserver le lieu, obtenir les droits et gérer les inscriptions. Gardez les 24 dernières heures pour le test du fichier vidéo et du matériel.
Quand faut-il tester le projecteur et le film ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant la projection. Rejouez ensuite les premières minutes à l’ouverture de la salle, avec le son et les sous-titres activés.
Combien de chaises prévoir pour une projection de film ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez environ 5 à 10 % de marge. Pour 40 inscrits, installez donc 42 à 44 chaises si l’espace le permet.
Quand commander les boissons et le catering ?: Confirmez les quantités 3 à 5 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Refroidissez les boissons le jour même et préparez le café et les tasses avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.