Een filmpremière organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en vertoningsrechten; zonder die drie kun je het programma en de uitnodigingen niet definitief maken. Leg daarna de filmversie, techniek, catering en gastenlijst vast. Werk toe naar één draaiboek met tijden voor ontvangst, introductie, vertoning en napraten. Plan de laatste test niet op de premièreavond: beeld, geluid, microfoons, kabels en ondertiteling moeten vooraf samen gecontroleerd zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Filmvertoningsrechten controleren
3
Filmdefinitief controleren
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Gastenlijst opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Catering reserveren
12
Techniek reserveren
13
Fotograaf reserveren
14
Presentator briefen
2 personen
15
Sprekers briefen
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Gastenlijst afdrukken
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Locatie schoonmaken
3 personen
23
Techniek testen
3 personen
24
Film afspelen testen
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Rode loper leggen
3 personen
27
Afscheiding plaatsen
3 personen
28
Entreebalie opbouwen
2 personen
29
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Fotowand plaatsen
3 personen
32
Verlichting plaatsen
2 personen
33
Scherm en projector opstellen
3 personen
34
Geluid testen
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

39
Gasten ontvangen
5 personen
40
Aanmeldingen registreren
3 personen
41
Naambadges uitdelen
2 personen
42
Garderobe beheren
2 personen
43
Dranken serveren
4 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Rode loper begeleiden
3 personen
46
Fotomoment begeleiden
2 personen
47
Opening aankondigen
48
Sprekers begeleiden
2 personen
49
Film starten
2 personen
50
Filmvertoning bewaken
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
53
Nagesprek begeleiden
2 personen
54
Receptie openen
2 personen
55
Receptiedrankjes serveren
4 personen
56
Receptiehapjes serveren
4 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Catering opruimen
3 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Meubilair terugplaatsen
4 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Huurmaterialen verzamelen
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Verloren voorwerpen controleren
70
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Registratietafelaantal 2
Stoelenaantal 120
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Reservebatterijenaantal 12
Koptelefoonaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Rode loper
Fotowand
Achtergronddoek
Filmsterrenpostersaantal 8
Filmklappersaantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplankenaantal 12
Schenkflessenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelzakkenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Registratie

Naambadgehoudersaantal 120
Badgekoordenaantal 120
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Printpapieraantal 250
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg ook vast welke definitieve filmversie wordt afgespeeld, zodat de technische test met precies hetzelfde bestand gebeurt.
Plan de techniek als een apart onderdeel van de voorbereiding. Test beamer, projectiescherm, luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop en HDMI-kabels minstens één keer op locatie.
Maak de ontvangst concreet met een registratietafel, gastenlijst en naambadges. Zet pijlborden en informatie over parkeren uiterlijk één dag vooraf klaar; zo blijft de entree vrij voor gasten en fotograaf.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal aan de cateraar door zodra de inschrijving sluit. Koel dranken op tijd en houd hapjes apart van de apparatuur en bekabeling.
Druk het draaiboek en de gastenlijst af, ook als iedereen digitaal werkt. Neem reservebatterijen mee en wijs één persoon aan die tijdens de première alleen aanspreekbaar is voor techniek en filmstart.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmpremière organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vertoningsrechten. Reserveer techniek, catering, fotograaf en presentator zodra die basis vaststaat; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en tests.
Wanneer moet je de techniek voor een filmpremière testen?: Test de volledige opstelling uiterlijk 1 dag vooraf en controleer beeld en geluid opnieuw 2 tot 3 uur voor ontvangst. Speel de film af vanaf de definitieve laptop of het definitieve bestand, inclusief ondertiteling en audio.
Hoeveel drank heb je nodig bij een filmpremière?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Stem de bestelling af op de duur van de ontvangst en het napraten, en houd ook alcoholvrije opties beschikbaar.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een filmpremière?: Verstuur uitnodigingen meestal 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmelding ongeveer 10 tot 14 dagen voor de première. Gebruik de definitieve aanmeldingen daarna voor catering, dieetwensen, naambadges en de gastenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.