Eine Filmpremiere Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Filmpremiere entscheidet nicht nur der Film über den Ablauf. Du musst Vorführungrechte klären, Technik und Gäste koordinieren und den Abend so planen, dass Einlass, Moderation und Filmstart pünktlich ineinandergreifen. Beginne mit Termin, Ort und Programm und arbeite dann rückwärts vom geplanten Filmstart. Besonders häufig werden Wiedergabetest, Ersatzkabel, Namensschilder und die Erfassung von Ernährungswünschen zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Filmvormführungsrechte prüfen
3
Filmfinale prüfen
2 Personen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Gästeliste erstellen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Parkinformationen versenden
11
Catering reservieren
12
Technik reservieren
13
Fotograf buchen
14
Moderator briefen
2 Personen
15
Sprecher briefen
2 Personen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Gästeliste drucken
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Location reinigen
3 Personen
23
Technik testen
3 Personen
24
Filmwiedergabe testen
2 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Roten Teppich auslegen
3 Personen
27
Abtrennung aufstellen
3 Personen
28
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
29
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Fotowand aufstellen
3 Personen
32
Beleuchtung anbringen
2 Personen
33
Leinwand und Beamer aufstellen
3 Personen
34
Ton testen
2 Personen
35
Mikrofone testen
2 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
37
Snacks bereitstellen
3 Personen
38
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

39
Gäste empfangen
5 Personen
40
Anmeldungen erfassen
3 Personen
41
Namensschilder verteilen
2 Personen
42
Garderobe verwalten
2 Personen
43
Getränke servieren
4 Personen
44
Snacks servieren
4 Personen
45
Roten Teppich begleiten
3 Personen
46
Fotomoment begleiten
2 Personen
47
Eröffnung ankündigen
48
Redner betreuen
2 Personen
49
Film starten
2 Personen
50
Filmvorführung beaufsichtigen
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
53
Nachgespräch moderieren
2 Personen
54
Empfang eröffnen
2 Personen
55
Empfangsgetränke servieren
4 Personen
56
Empfangssnacks servieren
4 Personen
57
Buffet auffüllen
2 Personen
58
Abfall sammeln
2 Personen
59
Die letzten Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Catering aufräumen
3 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Geräte ausschalten
2 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Abfall entsorgen
2 Personen
67
Mietmaterialien zusammenstellen
2 Personen
68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
69
Fundsachen prüfen
70
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 6
RegistrierungstischAnz. 2
StühleAnz. 120
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 12
KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

Roter Teppich
Fotowand
Hintergrundtuch
Filmstar-PosterAnz. 8
FilmklappenAnz. 2
BallonbögenAnz. 2
TischdekorationenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

WeingläserAnz. 120
WassergläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 120
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierbretterAnz. 12
SchenkflaschenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
KühltaschenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 12

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 120
Bändchen für NamensschilderAnz. 120
KlemmbretterAnz. 4
KugelschreiberAnz. 20
DruckpapierAnz. 250
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär die Vorführrechte und die finale Filmdatei, bevor du Einladungen verschickst. Teste die Datei spätestens am Vortag auf genau dem Laptop, Beamer und Soundsystem, das vor Ort eingesetzt wird.
Plane den Einlass mindestens 45 Minuten vor dem Filmstart. Richte Registrierungstisch, Gästeliste und Namensschilder gemeinsam ein und verschicke Parkinformationen spätestens 3 Tage vorher.
Reserviere Technik nicht nur nach Gerätenamen: Für Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone brauchst du passende HDMI- und Verlängerungskabel sowie Ersatzbatterien.
Lege Moderation und Redebeiträge minutengenau fest. Drucke das Drehbuch mindestens 1 Tag vorher aus und plane für Begrüßung, Sprecher und Übergang zum Film zusammen höchstens 15 Minuten ein.
Kühle Getränke etwa 2 Stunden vor dem Einlass und bereite Snacks so vor, dass der Empfang nicht durch den Filmstart unterbrochen wird. Prüfe außerdem, ob die gemeldeten Ernährungswünsche vollständig an das Catering weitergegeben wurden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Filmpremiere planen?: Für eine kleine Filmpremiere solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen einplanen. Technik, Catering und Fotograf sollten möglichst 4 Wochen vorher reserviert sein; die Einladungen gehen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin raus.
Wann sollte man die Technik für eine Filmpremiere testen?: Teste die komplette Wiedergabe mindestens 24 Stunden vor Beginn und wiederhole einen kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei Bild, Ton, Mikrofone, Kabel, Stromversorgung und die finale Filmdatei.
Wie viel Zeit sollte man für den Einlass einplanen?: Rechne mit 45 bis 60 Minuten Einlasszeit, besonders wenn du Namensschilder ausgibst oder eine Gästeliste abgleichst. Bei mehr als 50 Gästen sind zwei Personen am Registrierungstisch sinnvoll, damit der Film pünktlich starten kann.
Wann verschickt man Einladungen für eine Filmpremiere?: Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor der Premiere und setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Termin. So bleiben dir noch 5 bis 7 Tage, um Catering, Sitzplätze und Namensschilder an die tatsächliche Gästezahl anzupassen.

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