Een filmmasterclass organiseren: zo pak je het aan

Begin met het programma en leg daarna de docent, gastsprekers en locatie vast. Open vervolgens het aanmeldformulier, publiceer de promotie en houd de deelnemerslijst vanaf het eerste antwoord bij. De meeste problemen ontstaan vlak voor de lesdag: presentaties spelen niet af, kabels of adapters ontbreken en dieetwensen zijn niet doorgegeven aan de catering. Werk daarom met vaste controlemomenten en test de volledige techniek voordat deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Docent en gastsprekers bevestigen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Promotie publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Bevestiging naar deelnemers sturen
12
Lesmateriaal ontvangen
13
Presentatie en films controleren
2 personen
14
Programma afdrukken
15
Naamkaartjes maken
16
Cateringbestelling bevestigen
17
Technieklevering controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Materialen bundelen
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimte ventileren
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
26
Filmfragmenten testen
2 personen
27
Microfoons en geluid testen
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen

Event

30
Welkomstbalie bemannen
2 personen
31
Deelnemers registreren
2 personen
32
Naamkaartjes uitdelen
33
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
34
Masterclass openen
35
Introductie door docent verzorgen
36
Techniek tijdens presentatie bedienen
37
Pauzedranken serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Vragen uit de zaal verzamelen
40
Lunchbuffet serveren
3 personen
41
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
42
Praktijkopdracht begeleiden
3 personen
43
Werkbestanden verzamelen
44
Afsluitende vertoning starten
45
Bedankwoord verzorgen
46
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

47
Servies verzamelen
3 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Afval inzamelen
3 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Meubilair terugplaatsen
3 personen
52
Techniek veilig inpakken
2 personen
53
Overgebleven catering koelen
2 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen
55
Onkosten en borg afhandelen
56
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Spreektafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Camera'saantal 6
Statiefsetsaantal 6
Geheugenkaartenaantal 8
Koptelefoonsaantal 12
USB-kaartlezersaantal 3
Oplaadkabelsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naambordjesaantal 55
Tafelkledenaantal 8
Richtingsbordenaantal 6
Filmklapper

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de inhoud en tijdsindeling, inclusief pauzes en ruimte voor vragen. Bevestig daarna de docent en gastsprekers, zodat je uitnodiging een definitief programma bevat.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en stuur uiterlijk enkele dagen voor de masterclass een bevestiging met aanvangstijd en praktische informatie.
Controleer lesmateriaal en films niet alleen op aanwezigheid, maar speel elke video volledig af op de laptop die je gebruikt. Test daarbij de beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabels, adapters, microfoons en luidsprekers.
Richt de ruimte op de lesvorm in: zet tafels en stoelen klaar, plaats de registratietafel bij de ingang en leg naamkaartjes en programma's vooraf klaar. Open de locatie minstens 60 minuten voor de start om techniek en ventilatie rustig te controleren.
Regel catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en bevestig de bestelling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Koel dranken vooraf en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen, borden en bestek beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een filmmasterclass te organiseren?: Reken op minstens 4 tot 6 weken voor een kleinschalige filmmasterclass. Reserveer de eerste week voor docent, datum en locatie; gebruik de laatste 7 dagen voor deelnemersbevestigingen, catering en techniekcontroles.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmmasterclass testen?: Test presentatie, films en alle aansluitingen uiterlijk 2 dagen vooraf en nogmaals op de lesdag. Open de locatie minimaal 60 minuten eerder, zodat je beamer, geluid, camera's en opnamekaarten kunt controleren voordat deelnemers arriveren.
Wanneer verstuur je de bevestiging naar deelnemers?: Stuur de definitieve bevestiging 3 tot 5 dagen voor de masterclass. Vermeld daarin de starttijd, locatie, programma, eventuele voorbereiding en het moment waarop deelnemers zich bij de registratietafel melden.
Hoeveel drank en catering heb je nodig voor een filmmasterclass?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, naast koffie en thee. Bestel de catering op basis van de actuele deelnemerslijst en geef dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.