Eine Film-Masterclass Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Film-Masterclass müssen Programm, Lehrkräfte, Technik und Teilnehmerverwaltung zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ablauf fest, bestätige danach Referierende und Location und öffne erst dann die Anmeldung. Plane genug Zeit für Film- und Präsentationstests ein: Beamer, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher sind typische Schwachstellen. Am Veranstaltungstag braucht der Raum vor dem Einlass einen vollständigen Technik- und Cateringcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Lehrkräfte und Gastredner bestätigen
3
Location reservieren
4
Catering reservieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Werbung veröffentlichen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teilnehmerliste aktualisieren
11
Bestätigung an Teilnehmer senden
12
Lernmaterial erhalten
13
Präsentation und Filme prüfen
2 Personen
14
Programm drucken
15
Namensschilder erstellen
16
Cateringbestellung bestätigen
17
Techniklieferung prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Materialien bündeln
2 Personen
21
Location öffnen
2 Personen
22
Raum lüften
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
25
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
26
Filmsequenzen testen
2 Personen
27
Mikrofone und Ton testen
2 Personen
28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
29
Mittagessen und Snacks bereitstellen
3 Personen

Event

30
Willkommensschalter besetzen
2 Personen
31
Teilnehmer registrieren
2 Personen
32
Namensschilder verteilen
33
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
34
Masterclass eröffnen
35
Einführung durch die Lehrkraft übernehmen
36
Technik während der Präsentation bedienen
37
Pausengetränke servieren
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Fragen aus dem Publikum sammeln
40
Mittagsbuffet servieren
3 Personen
41
Mittagsbuffet auffüllen
2 Personen
42
Praxisauftrag betreuen
3 Personen
43
Arbeitsdateien zusammenstellen
44
Abschließende Vorführung starten
45
Dankeswort vorbereiten
46
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

47
Geschirr sammeln
3 Personen
48
Geräte ausschalten
2 Personen
49
Müll einsammeln
3 Personen
50
Raum reinigen
3 Personen
51
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
52
Technik sicher verpacken
2 Personen
53
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
54
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
55
Spesen und Kaution abwickeln
56
Dankesmail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 55
Registrierungstisch
Rednertisch
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KamerasAnz. 6
StativsetsAnz. 6
SpeicherkartenAnz. 8
KopfhörerAnz. 12
USB-KartenleserAnz. 3
LadekabelAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierplattenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 55
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 6
Filmklappe

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 12
EimerAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für jeden Vortrag und jede Filmvorführung feste Zeitblöcke und mindestens 15 Minuten Puffer für Fragen oder technische Verzögerungen ein.
Bestätige Lehrkräfte und Gastredner schriftlich und fordere Präsentationen sowie Filme spätestens 7 Tage vorher an. Prüfe alle Dateien auf dem tatsächlichen Laptop und Beamer, nicht nur auf dem Rechner, auf dem sie erstellt wurden.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Location, Catering und Ablauf feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und schließe die Anmeldung spätestens 3 Tage vor dem Termin, damit du die Teilnehmerzahl und die Cateringbestellung abgleichen kannst.
Plane für die Technik einen eigenen Testlauf am Vortag ein. Prüfe HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel, Funkmikrofone, Lautsprecher, Kameras, Stative und Speicherkarten; halte für zentrale Anschlüsse jeweils eine Ersatzlösung bereit.
Richte den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Lüfte zuerst, stelle Tische und Stühle auf, baue Registrierungstisch und Präsentationstechnik auf und stelle Getränke, Namensschilder und gebündelte Materialien bereit, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Film-Masterclass planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Location und Catering reservieren, Lehrkräfte bestätigen, die Anmeldung öffnen und die Technik rechtzeitig testen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Film-Masterclass starten?: Starte die Anmeldung, sobald Datum, Programm, Referierende und Location bestätigt sind, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe sie etwa 3 Tage vorher, damit Teilnehmerliste und Cateringzahl übereinstimmen.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einer Film-Masterclass?: Plane einen vollständigen Test am Vortag und am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten dafür ein. Teste dabei jede Präsentation und jeden Film mit Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Adapter, Mikrofon und Lautsprechern.
Wann muss das Catering für eine Film-Masterclass bestellt werden?: Bestätige die Cateringbestellung spätestens 5 bis 7 Tage vor der Masterclass. Aktualisiere die Menge nach Anmeldeschluss und übermittle dabei auch die erfassten Ernährungswünsche.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.