Zo organiseer je een filmklassiekeravond

Begin met het programma en de vertoningsrechten, niet met de decoratie. Kies de films, controleer ondertitels en plan per vertoning tijd voor binnenkomen, pauze en opruimen. Reserveer daarna de zaal en test projector, laptop, HDMI-kabels en speakers op dezelfde opstelling als tijdens de avond. Open aanmeldingen zodra de tijden vaststaan en verzamel dieetwensen vooraf, zodat je voor popcorn, drank en eventuele catering gericht kunt inkopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Films selecteren
2 personen
2
Vertoningsrechten regelen
3
Zaal reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Films en ondertitels controleren
2 personen
9
Techniek testen
2 personen
10
Programma en tijden maken
11
Bezoekerslijst bijwerken
12
Stoelindeling bepalen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Filmspullen verzamelen
2 personen
15
Filmprogramma printen
16
Bewegwijzering voorbereiden
17
Dranken koelen
2 personen
18
Popcorn voorbereiden
2 personen
19
Apparatuur opladen

Event

20
Zaal openen en inspecteren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Projectiescherm plaatsen
2 personen
23
Projector en laptop aansluiten
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Hapjes klaarzetten
3 personen
27
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Programma uitdelen
2 personen
30
Dranken serveren
2 personen
31
Eerste film starten
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes aanvullen
2 personen
34
Pauze begeleiden
3 personen
35
Tweede film starten
36
Bezoekersvragen afhandelen
37
Laatste film afsluiten
38
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Zaal schoonmaken
3 personen
43
Meubilair terugzetten
4 personen
44
Voorraad controleren
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen bewaren
47
Zaal opleveringsklaar maken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 60
Koffiemokkenaantal 30
Bordenaantal 60
Snackkommenaantal 12
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 2
Speakersaantal 2
Audiokabel
Afstandsbediening
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Reservebatterijenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Grote pannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Filmklassiekerpostersaantal 8
Rode tafellopersaantal 8
Filmbordjesaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per film minstens 15 minuten voor binnenkomst en 10 minuten voor de wissel of pauze. Zo loopt een avond met twee films niet direct uit wanneer bezoekers later binnenkomen.
Regel vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook de ondertitels en speel elke film vooraf kort af; een ontbrekende codec, verkeerde beeldverhouding of niet-werkende ondertiteling ontdek je liever vóór de zaal open gaat.
Test de techniek met de echte laptop, beamer, HDMI-adapters, speakers en audiokabels. Leg één reserve-HDMI-kabel, opgeladen afstandsbediening en reservebatterijen klaar; juist kleine aansluitproblemen kosten vaak de eerste 20 minuten.
Werk met één actuele bezoekerslijst en bepaal de stoelindeling voordat je tafels en stoelen opstelt. Houd bij de ontvangst ruimte vrij voor kapstokken en zorg dat bewegwijzering vanaf de ingang zichtbaar is.
Bereid popcorn en gekoelde dranken pas na de technische test definitief voor. Reken per bezoeker op een eigen drinkglas en snackkom en zet waterkokers, grote pannen en opscheplepels klaar als je ook warme dranken serveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmklassiekeravond organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer de zaal en regel de vertoningsrechten eerst; open de aanmeldingen zodra films, tijden en capaciteit vaststaan.
Hoeveel films plan je op een filmklassiekeravond?: Plan meestal 2 films op één avond, met een pauze van 15 tot 20 minuten ertussen. Trek daarnaast per film ongeveer 15 minuten uit voor binnenkomst, introductie of uitloop.
Wanneer test je de beamer en het geluid voor een filmavond?: Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal die op de dag zelf, minstens 2 uur voor de start. Test met dezelfde laptop, kabels, adapters en geluidsinstallatie die je tijdens de vertoning gebruikt.
Hoeveel popcorn en drank heb je nodig per bezoeker?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van het programma. Voor snacks is 1 ruime snackkom popcorn per persoon een praktisch startpunt; koop dieetopties pas nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.