Einen Abend mit Filmklassikern organisieren

Beginne nicht mit der Dekoration, sondern mit Filmauswahl, Aufführungsrechten und dem passenden Saal. Danach legst du Programm und Zeiten fest, öffnest die Anmeldung und prüfst Technik, Untertitel sowie Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag brauchst du genügend Zeit für Aufbau, Bild- und Tonprobe und die Vorbereitung von Getränken und Popcorn. Die häufigsten Probleme entstehen, wenn Rechte, Adapter oder der genaue Ablauf erst kurz vor Beginn geklärt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Filme auswählen
2 Personen
2
Aufführungsrechte regeln
3
Saal reservieren
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen öffnen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Filme und Untertitel prüfen
2 Personen
9
Technik testen
2 Personen
10
Programm und Zeiten erstellen
11
Besucherliste aktualisieren
12
Sitzordnung festlegen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Filmutensilien sammeln
2 Personen
15
Filmprogramm drucken
16
Beschilderung vorbereiten
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Popcorn vorbereiten
2 Personen
19
Geräte aufladen

Event

20
Saal öffnen und inspizieren
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
23
Projektor und Laptop anschließen
2 Personen
24
Musikanlage anschließen
2 Personen
25
Dekoration aufhängen
2 Personen
26
Snacks bereitstellen
3 Personen
27
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
28
Besucher empfangen
3 Personen
29
Programm verteilen
2 Personen
30
Getränke servieren
2 Personen
31
Ersten Film starten
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Snacks auffüllen
2 Personen
34
Pause betreuen
3 Personen
35
Zweiten Film starten
36
Besucherfragen bearbeiten
37
Letzten Film abschließen
38
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

39
Geräte ausschalten
2 Personen
40
Abfall sammeln
3 Personen
41
Geschirr abwaschen
3 Personen
42
Saal reinigen
3 Personen
43
Möbel zurückstellen
4 Personen
44
Bestand prüfen
45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
46
Fundgegenstände aufbewahren
47
Saal bezugsfertig machen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 55
TischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 60
KaffeebecherAnz. 30
TellerAnz. 60
SnackschalenAnz. 12
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiokabel
Fernbedienung
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5
ErsatzbatterienAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
Große TöpfeAnz. 2
ServierlöffelAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 3

Dekoration

Filmklassiker-PosterAnz. 8
Rote TischläuferAnz. 8
FilmschilderAnz. 6

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die Aufführungsrechte, bevor du Einladungen verschickst. Plane für die Filmauswahl und die Rückmeldung der Rechteinhaber mindestens 2 bis 3 Wochen ein.
Erstelle das Programm erst, wenn Filmlängen, Pausen und Untertitel geprüft sind. Rechne zwischen zwei Filmen mit mindestens 15 Minuten für den Wechsel und die Orientierung der Gäste.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Lautsprecher am selben Aufbauort. Führe die komplette Bild- und Tonprobe spätestens 2 Stunden vor dem Einlass durch.
Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Abend und aktualisiere danach Besucherliste und Sitzordnung. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur in der Einladung, sondern prüfe sie auch beim Einkauf.
Kühle Getränke und stelle Popcorn erst kurz vor dem Einlass bereit. Plane pro Person etwa 2 bis 3 Getränke für die ersten Stunden und genügend Schalen, Gläser und Serviertabletts für den gesamten Saal ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmklassikerabend planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Aufführungsrechte klären, den Saal reservieren, Einladungen verschicken und die Technik ohne Zeitdruck testen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmabend?: Plane mindestens 2 Stunden für Stühle, Tische, Leinwand, Projektor, Laptop, Tonanlage und Beschilderung ein. Öffne den Saal erst, nachdem Bild, Ton und Untertitel vollständig geprüft wurden.
Wie viele Filme passen in einen Abend mit Filmklassikern?: Für einen Abend von etwa 4 bis 5 Stunden sind meist 2 bis 3 Filme realistisch. Berücksichtige pro Film mindestens 15 Minuten Pause oder Wechselzeit sowie zusätzliche Zeit für Begrüßung und Abmoderation.
Wann sollte die Anmeldung für den Filmabend geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genug Zeit für Einkauf, Sitzordnung, Namens- oder Besucherliste und die Berücksichtigung von Ernährungswünschen.

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