Zo organiseer je een filmgala zonder verrassingen

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je gasten uitnodigt. Daarna regel je filmrechten, presentator, jury en techniek, want vooral beeld en geluid bepalen of de avond soepel verloopt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg genoeg om de catering goed te bevestigen. Werk in de laatste week met één draaiboek, test alle filmfiles en zet prijzen, certificaten en presentatieteksten klaar. Zo houd je tijdens het gala ruimte voor ontvangst, vertoning en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Filmrechten controleren
4
Genodigdenlijst opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering bevestigen
9
Presentator vastleggen
10
Juryleden bevestigen
11
Prijswinnaars benaderen
2 personen
12
Filmprogramma publiceren
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Presentatieteksten controleren
2 personen
16
Filmfiles verzamelen
2 personen
17
Filmfiles testen
2 personen
18
Techniek reserveren
19
Cateringbestelling plaatsen
20
Prijzen bestellen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Prijzen en certificaten klaarzetten
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen ontvangen
3 personen
28
Entree en garderobe inrichten
3 personen
29
Rode loper uitrollen
2 personen
30
Fotowand opbouwen
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
34
Dranken klaarzetten
2 personen
35
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
36
Projector en scherm opstellen
2 personen
37
Geluid en microfoons aansluiten
2 personen
38
Lichtplan instellen
2 personen
39
Filmprogramma technisch testen
2 personen
40
Presentatie technisch testen
2 personen
41
Zaalindeling controleren
2 personen
42
Teambriefing houden
6 personen
43
Registratietafel bemannen
2 personen
44
Gasten ontvangen
4 personen
45
Garderobe aannemen
2 personen
46
Welkomstdrank serveren
3 personen
47
Fotomoment begeleiden
2 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Filmprogramma presenteren
2 personen
50
Pauzehapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Juryleden begeleiden
53
Dinerbuffet openen
3 personen
54
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
55
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Winnende films tonen
2 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Afscheidswoord verzorgen
60
Gasten uitgeleiden
4 personen
61
Garderobe uitgeven
2 personen
62
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

63
Servies verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Cateringresten sorteren
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Rode loper oprollen
2 personen
71
Techniek afbouwen
2 personen
72
Meubilair terugplaatsen
4 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bankettafelsaantal 10
Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 14

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Rode loper
Fotowand
Fotowandstandaardsaantal 2
Filmklapbordenaantal 3
Sterrenballonnenaantal 40
Zwarte ballonnenaantal 60
Gouden ballonnenaantal 60
Ballonnenpompaantal 2
Ballonlintaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 14
Menukaartenhoudersaantal 14
Nummerbordenaantal 10
Prijsbekersaantal 6
Certificaatmappenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 20
Etikettenaantal 100
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het filmprogramma vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per film de titel, speelduur en starttijd, en houd ruimte voor ontvangst, pauze en de prijsuitreiking.
Controleer filmrechten zodra de films en vertoningsdatum vaststaan. Wacht niet tot de laatste week: zonder toestemming kan een volledig programma alsnog wijzigen.
Test de filmfiles minimaal 3 dagen vooraf op de laptop, beamer, het projectiescherm en de geluidsinstallatie. Speel ook de eerste minuten van elke film af met dezelfde HDMI-kabels en adapters als op de avond zelf.
Maak één aanspreekpunt voor techniek en één voor catering. Laat de catering uiterlijk 48 uur voor het gala het definitieve aantal gasten, dieetwensen en serveermomenten bevestigen.
Zet prijzen, certificaten, naamkaartjes, presentatieteksten en het afgedrukte draaiboek vóór de gasten binnenkomen op vaste plekken klaar. Koel dranken en bereid hapjes zo dat de ontvangst niet samenvalt met het klaarzetten van de zaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmgala organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en filmrechten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het gala en bevestig catering en techniek uiterlijk 48 uur vooraf.
Wanneer moet je filmrechten voor een filmgala regelen?: Regel de filmrechten zodra het programma en de vertoningsdatum bekend zijn, idealiter 8 weken vooraf. Controleer daarna nog één keer of alle geplande films daadwerkelijk zijn goedgekeurd.
Wanneer test je de techniek voor een filmgala?: Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, audiomixer, luidsprekers en microfoons minimaal 3 dagen vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid en aansluitingen.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een filmgala?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stem daarna af op de duur van de avond. Plan voor de ontvangst minimaal 3 tot 5 hapjes per persoon; pas de catering aan op het definitieve aantal aanmeldingen en dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.