Comment organiser un gala du film, étape par étape

Un gala du film se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les droits de diffusion et les inscriptions. La technique doit être testée avant l’arrivée des invités, tandis que le traiteur et les besoins alimentaires se confirment séparément. Prévoyez aussi la remise des prix, les textes de présentation et les badges, souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Ce plan vous aide à suivre les 76 tâches et les 66 éléments nécessaires sans tout gérer le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les droits de diffusion du film
4
Établir la liste des invités
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer le catering
9
Réserver un animateur
10
Confirmer les jurés
11
Contacter les gagnants des prix
2 personnes
12
Publier le programme du film
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Vérifier les textes de présentation
2 personnes
16
Rassembler les fichiers du film
2 personnes
17
Tester les fichiers vidéo
2 personnes
18
Réserver la technique
19
Passer la commande traiteur
20
Commander les prix
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Préparer les prix et les certificats
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Réception des livraisons
3 personnes
28
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
29
Dérouler le tapis rouge
2 personnes
30
Monter le mur photo
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Monter le buffet traiteur
4 personnes
34
Préparer les boissons
2 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
36
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
37
Brancher le son et les micros
2 personnes
38
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
39
Tester techniquement le programme du film
2 personnes
40
Tester la présentation techniquement
2 personnes
41
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
42
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
43
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
44
Accueillir les invités
4 personnes
45
Garderobe
2 personnes
46
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
47
Animer le moment photo
2 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Présenter le programme du film
2 personnes
50
Servir les en-cas de pause
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Encadrer les membres du jury
53
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
55
Animer la remise des prix
3 personnes
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Projeter les films primés
2 personnes
58
Servir le dessert
3 personnes
59
Prononcer le mot de clôture
60
Accompagner les invités à la sortie
4 personnes
61
Distribuer le vestiaire
2 personnes
62
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Trier les restes de restauration
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la salle
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Enrouler le tapis rouge
2 personnes
71
Démonter la technique
2 personnes
72
Remettre le mobilier en place
4 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de banquetqté 10
Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6
Nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Tapis rouge
Mur photo
Supports de fond photoqté 2
Claquettes de cinémaqté 3
Ballons étoilesqté 40
Ballons noirsqté 60
Ballons dorésqté 60
Pompe à ballonsqté 2
Ruban pour ballonsqté 4
Décorations de tableqté 14
Présentoirs à menusqté 14
Plaques d’immatriculationqté 10
Coupesqté 6
Classeurs de certificatsqté 10
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 10
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 20
Étiquettesqté 100
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme, puis vérifiez les droits de diffusion avant d’envoyer les invitations. Sans cette confirmation, le film annoncé peut devoir être remplacé.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Fixez une date limite de réponse située au moins 10 jours avant le gala afin de confirmer le nombre de repas et de places.
Testez chaque fichier vidéo sur l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran prévus au moins 48 heures avant la projection. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs, le mixeur audio, les haut-parleurs et les microphones sans fil.
Préparez le déroulé imprimé, les textes de présentation et les badges nominatifs avant l’installation. Gardez une copie des fichiers du film sur au moins deux clés USB pour éviter de dépendre d’un seul support.
Commandez les prix et les certificats avant la dernière semaine, puis contrôlez leur présence avec les éléments du traiteur. Faites refroidir les boissons et préparez les en-cas le jour même, quelques heures avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un gala du film ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’obtenir les droits de diffusion, de confirmer les jurés, d’envoyer les invitations et de tester la projection.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un gala du film ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement. Donnez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant le gala pour connaître les inscriptions, les besoins alimentaires et le nombre de repas.
Quand tester le film et le matériel de projection ?: Effectuez un premier test complet au moins 48 heures avant le gala, puis un contrôle sur place le jour même. Testez le fichier, le son, les microphones, les connexions HDMI et les adaptateurs avec le matériel réellement utilisé.
Combien de boissons prévoir pour un gala du film ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et mettez les boissons au frais quelques heures avant l’arrivée des invités.

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