Zo organiseer je een filmdebat zonder technische verrassingen

Een filmdebat bestaat uit twee strak verbonden delen: een vertoning en een gesprek dat direct daarna moet kunnen beginnen. Leg daarom eerst datum, programma en filmrechten vast; pas daarna boek je panelleden, moderator, locatie en techniek. Denk niet alleen aan de film, maar ook aan ondertiteling, presentaties, microfoons en de overgang naar het debat. Met een aanmeldformulier, een technische test en een draaiboek houd je de avond beheersbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Filmrechten controleren
3
Panelleden benaderen
4
Moderator vastleggen
5
Filmlicentie aanschaffen
6
Locatie reserveren
7
Techniek reserveren
8
Catering reserveren
9
Promotietekst schrijven
10
Socialmediaberichten maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldformulier openen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vervoer panelleden regelen
16
Persuitnodiging versturen
17
Draaiboek uitwerken
2 personen
18
Vragen voor debat voorbereiden
2 personen
19
Presentaties verzamelen
20
Ondertiteling controleren
21
Technische test uitvoeren
2 personen
22
Definitieve deelnemerslijst maken
23
Bevestiging naar bezoekers sturen
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Programma's afdrukken
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Techniek uitladen
3 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Debattafel inrichten
2 personen
34
Projector en scherm opstellen
2 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Film en presentaties testen
2 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
39
Licht en ventilatie instellen
40
Wayfinding ophangen
2 personen
41
Panelleden ontvangen
2 personen
42
Panelleden instrueren
2 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Programma's uitdelen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Opening aankondigen
47
Film vertonen
2 personen
48
Pauze aankondigen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Debat begeleiden
2 personen
52
Publieksvragen verzamelen
2 personen
53
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
54
Buffet serveren
4 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Netwerkgesprekken faciliteren
2 personen
57
Slotwoord verzorgen
58
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
59
Techniek uitschakelen
2 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Meubilair afbreken
4 personen
63
Locatie schoonmaken
3 personen
64
Techniek inpakken
3 personen
65
Locatie afsluiten
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Restanten opslaan
2 personen
68
Bezoekersbedankje versturen
69
Panelleden bedanken
70
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Debattafel
Buffettafelsaantal 6
Registratietafel
Hoge statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikker
USB-stickaantal 2
Koptelefoonaantal 2
Powerbanksaantal 3

Verlichting

LED-werklampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Buffetbakkenaantal 8
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 12
Programmaflyersaantal 110
Aankondigingspostersaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 8
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 12
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de filmlicentie voordat je de datum definitief communiceert. Controleer tegelijk of de versie ondertiteling heeft en of die op de gehuurde projector goed leesbaar is.
Benader panelleden en moderator vroeg en geef hen een duidelijke tijdsindeling. Plan bijvoorbeeld de film, een korte pauze en daarna 45 tot 60 minuten debat, zodat iedereen weet hoeveel ruimte er is.
Test de volledige keten uiterlijk één week vooraf: laptop, HDMI-kabels en adapters, projector, geluid, mengpaneel en draadloze microfoons. Een losse adapter of ontbrekende stroomaansluiting is op de avond zelf lastig te vervangen.
Verzamel presentaties en debatvragen uiterlijk drie dagen voor het evenement. Zet alles ook op een USB-stick en bewaar een kopie op de laptop, zodat een internetverbinding niet nodig is.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor het filmdebat en stuur daarna de definitieve bevestiging. Gebruik de deelnemerslijst voor naamkaartjes, programma's, dieetwensen en de opstelling van stoelen, registratie- en buffettafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een filmdebat?: Reken meestal op 2,5 tot 3,5 uur: de film duurt vaak 90 tot 120 minuten en het debat 45 tot 60 minuten. Voeg 15 tot 30 minuten toe voor ontvangst, pauze en overgang naar het gesprek.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een debat regelen?: Controleer de filmrechten zodra je de filmkeuze hebt gemaakt, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de vertoning. Koop de licentie voordat je uitnodigingen verstuurt of de film openbaar aankondigt.
Hoe vroeg moet ik de techniek voor een filmdebat testen?: Plan een volledige technische test uiterlijk 7 dagen vooraf en voer op de dag zelf nog een korte controle uit. Test niet alleen beeld en geluid, maar ook ondertiteling, presentaties, microfoons en alle HDMI-adapters.
Wanneer stuur ik de bevestiging naar bezoekers?: Verwerk de aanmeldingen doorlopend en stuur de definitieve bevestiging 3 tot 5 dagen voor het filmdebat. Vermeld daarin begintijd, locatie, programma en eventuele praktische informatie over ontvangst of catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.