Eine Filmdiskussion Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Filmdiskussion müssen Filmvorführung und Gespräch gleich sorgfältig vorbereitet werden. Lege zuerst Datum, Programm und Zielgruppe fest, bevor du Rechte, Raum und Podium verbindlich organisierst. Danach folgen Anmeldung, Öffentlichkeitsarbeit und die technische Prüfung von Film, Untertiteln und Präsentationen. Plane am Veranstaltungstag feste Übergaben ein: Einlass, Vorführung, Diskussion und Abschluss sollten jeweils eine verantwortliche Person haben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Filmrechte prüfen
- 3
Panelteilnehmer ansprechen
- 4
Moderator festlegen
- 5
Filmlizenz erwerben
- 6
Location reservieren
- 7
Technik reservieren
- 8
Catering reservieren
- 9
Werbetext schreiben
- 10
Beiträge für soziale Medien erstellen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldeformular öffnen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Transport für Podiumsteilnehmer organisieren
- 16
Presseeinladung versenden
- 17
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 18
Fragen für die Debatte vorbereiten
2 Personen
- 19
Präsentationen sammeln
- 20
Untertitel überprüfen
- 21
Technischen Test durchführen
2 Personen
- 22
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 23
Bestätigung an die Besucher senden
- 24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 25
Programme ausdrucken
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Technik ausladen
3 Personen
- 31
Tische aufstellen
3 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Debattentisch einrichten
2 Personen
- 34
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 35
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 36
Film und Präsentationen testen
2 Personen
- 37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 38
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 39
Licht und Belüftung einstellen
- 40
Wegweiser anbringen
2 Personen
- 41
Panelteilnehmer empfangen
2 Personen
- 42
Podiumsteilnehmer instruieren
2 Personen
- 43
Besucher registrieren
3 Personen
- 44
Programme ausgeben
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Eröffnung ankündigen
- 47
Film vorführen
2 Personen
- 48
Pause ankündigen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Debatte moderieren
2 Personen
- 52
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
- 53
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
- 54
Buffet servieren
4 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Netzwerkgespräche moderieren
2 Personen
- 57
Schlusswort halten
- 58
Besucher verabschieden
3 Personen
- 59
Technik ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Möbel abbauen
4 Personen
- 63
Location reinigen
3 Personen
- 64
Technik einpacken
3 Personen
- 65
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Reste einlagern
2 Personen
- 68
Dankeschön an Besucher senden
- 69
Panelmitglieder bedanken
- 70
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- Debattiertisch
- BuffetischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- Hohe StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 5
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Präsentationsklicker
- USB-StickAnz. 2
- KopfhörerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 3
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 90
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierplattenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 16
- BuffetbehälterAnz. 8
- InduktionsplattenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- KüchentücherAnz. 12
Dekoration
- NamensschilderAnz. 12
- ProgrammflyerAnz. 110
- AnkündigungsplakateAnz. 8
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 12
- TischnummernAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Filmlizenz mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch, ob die Vorführung öffentlich stattfinden darf und ob Untertitel benötigt werden.
- Bestätige Moderator und Podiumsteilnehmer spätestens 4 Wochen vorher. Sammle Namen, Kurzbiografien, Anreiseinformationen und besondere Transportbedürfnisse in einer gemeinsamen Liste.
- Reserviere Technik und Raum erst nach einem Sitzplan. Für eine Diskussion brauchst du unter anderem Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher; plane mindestens ein Ersatzkabel ein.
- Öffne die Anmeldung etwa 3 Wochen vor der Veranstaltung. Frage dabei Ernährungswünsche ab und sende angemeldeten Gästen spätestens 2 Tage vorher eine Bestätigung mit Einlasszeit und Ablauf.
- Führe 1 bis 2 Tage vor Beginn einen vollständigen Techniktest mit Film, Untertiteln, Präsentationen und Ton durch. Lege den Film zusätzlich auf einem USB-Stick bereit und bestimme eine Person für die Technik während der Vorführung.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Filmdiskussion planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. Filmrechte, Podium, Raum und Technik brauchen meist die längsten Vorläufe; die Gästeliste und der Ablauf werden in den letzten 2 Wochen konkret.
- Wie viele Personen brauche ich für die Organisation einer Filmdiskussion?
- Plane mindestens 4 klar zugewiesene Rollen ein: Moderation, Technik, Registrierung und Veranstaltungsleitung. Bei mehr als 50 Gästen sollte zusätzlich eine Person den Einlass und die Namensschilder übernehmen.
- Wann sollte ich die Fragen für die Filmdiskussion vorbereiten?
- Erstelle einen ersten Fragenkatalog etwa 2 Wochen vorher und stimme ihn mit der Moderation ab. Lege 6 bis 10 Kernfragen fest, damit auch bei kurzen Antworten ein Gespräch von 30 bis 45 Minuten entsteht.
- Wie lange dauert eine Filmdiskussion normalerweise?
- Plane für den Film seine tatsächliche Laufzeit plus 60 bis 90 Minuten ein. Davon entfallen meist 10 bis 15 Minuten auf Begrüßung und Einführung und 30 bis 45 Minuten auf die Diskussion.
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