Zo organiseer je een filmavond zonder last-minute problemen
Een filmavond staat of valt met twee dingen: de film werkt technisch en bezoekers weten precies waar ze moeten zijn. Begin daarom met de film en de rechten, reserveer daarna de ruimte en werk toe naar een afgeronde bezoekerslijst. Test beamer, projectiescherm, mediaspeler, HDMI-kabels en geluid niet pas op de avond zelf. Met een vaste opbouwvolgorde houd je tijd over voor verduisteren, buffet, entree en een korte briefing van vrijwilligers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Film en rechten vastleggen
2 personen
- 2
Ruimte reserveren
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Bezoekerslijst afronden
2 personen
- 7
Filmbestanden controleren
2 personen
- 8
Apparatuur testen
2 personen
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Hapjes controleren
2 personen
- 11
Dranken koelen
2 personen
- 12
Programma afdrukken
- 13
Naambadges voorbereiden
- 14
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 15
Projectiescherm opbouwen
2 personen
- 16
Beamer aansluiten
2 personen
- 17
Geluid aansluiten
2 personen
- 18
Verlichting instellen
2 personen
- 19
Filmruimte verduisteren
2 personen
- 20
Entreebalie inrichten
2 personen
- 21
Buffet opbouwen
3 personen
- 22
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 23
Toiletten controleren
- 24
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
- 25
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 26
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 27
Tickets en aanmeldingen controleren
2 personen
- 28
Dranken en hapjes serveren
3 personen
- 29
Film aankondigen
- 30
Film starten
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Buffet bijhouden
2 personen
- 33
Pauze aankondigen
- 34
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
- 35
Bezoekers begeleiden
2 personen
- 36
Einde film aankondigen
- 37
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 38
Afval verzamelen
3 personen
- 39
Servies en materialen afwassen
3 personen
- 40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 41
Filmruimte opruimen
4 personen
- 42
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
- 43
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
- 44
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 45
Vloeren schoonmaken
3 personen
- 46
Afval wegbrengen
2 personen
- 47
Ruimte afsluiten
2 personen
- 48
Apparatuur retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Klaptafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Entreetafel
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Mediaspeler
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 5
- Stekkerdozenaantal 4
- Afstandsbedieningenaantal 2
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
- Zaklampenaantal 3
Decoratie
- Filmdoekdecoratieaantal 4
- Ballonnenaantal 40
- Pijlen en bordjesaantal 10
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 10
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Vloertrekkeraantal 2
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de film en de vertoningsrechten als eerste vast. Controleer daarna of het filmbestand daadwerkelijk afspeelt op de mediaspeler en of beeldverhouding, ondertiteling en geluid goed werken.
- Plan de technische test uiterlijk één dag vooraf en gebruik dezelfde beamer, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels en verlengkabels als op de avond zelf. Test ook een reservekabel en leg afstandsbedieningen bij de apparatuur.
- Rond de bezoekerslijst minimaal 48 uur vooraf af. Verzamel tegelijk dieetwensen, maak naambadges en druk het programma af, zodat de entreebalie niet tijdens binnenkomst nog moet worden ingericht.
- Werk bij de opbouw van groot naar klein: eerst tafels en stoelen, daarna projectiescherm en beamer, vervolgens geluid, verlichting en verduistering. Controleer vóór ontvangst van bezoekers de veiligheidsroutes en plaats pijlen en bordjes.
- Koel dranken en richt het buffet pas in nadat de ruimte is opgebouwd. Zet hapjes, serveerschalen, serveertangen, bekers en bestek klaar en houd koffie, thee en water apart van de entree zodat de rij niet blokkeert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een filmavond organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met filmrechten, ruimte en uitnodigingen. Rond de bezoekerslijst en dieetwensen 48 uur voor de avond af en plan de technische test uiterlijk één dag vooraf.
- Wanneer test je de beamer voor een filmavond?
- Test de beamer, het projectiescherm, de mediaspeler en het geluid minimaal 24 uur vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle na het opbouwen, vooral van HDMI-aansluiting, geluidsniveau en verduistering.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een filmavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van de duur van de film. Koel de eerste voorraad vooraf en houd water zichtbaar beschikbaar naast frisdrank en warme dranken.
- Wanneer zet je hapjes klaar bij een filmavond?
- Zet houdbare hapjes ongeveer 30 minuten voor binnenkomst klaar. Bereid of plaats kwetsbare hapjes zo laat mogelijk en controleer vlak voor de start of serveerschalen, tangen, borden en bekers compleet zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!