Cómo organizar una noche de cine sin improvisar
Una noche de cine empieza mucho antes de encender el proyector. Primero cierra la película y sus derechos, reserva el espacio y calcula la asistencia; después podrás definir comida, mobiliario y equipo. En los últimos días, comprueba los archivos de vídeo, prueba imagen y sonido y confirma las preferencias dietéticas. El día del evento, sigue un orden: entrada, montaje, prueba técnica, buffet y oscurecimiento de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Cerrar la filmación y los derechos
2 personas
- 2
Reservar el espacio
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Finalizar la lista de visitantes
2 personas
- 7
Comprobar archivos de vídeo
2 personas
- 8
Probar el equipo
2 personas
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Comprobar los aperitivos
2 personas
- 11
Enfriar bebidas
2 personas
- 12
Imprimir el programa
- 13
Preparar acreditaciones
- 14
Montar mesas y sillas
4 personas
- 15
Montar la pantalla de proyección
2 personas
- 16
Conectar el proyector
2 personas
- 17
Conectar el sonido
2 personas
- 18
Configurar la iluminación
2 personas
- 19
Oscurecer la sala de cine
2 personas
- 20
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 21
Montar el buffet
3 personas
- 22
Preparar los aperitivos
3 personas
- 23
Comprobar los baños
- 24
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
- 25
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los visitantes
3 personas
- 27
Comprobar tickets y registros
2 personas
- 28
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
- 29
Anunciar la película
- 30
Empezar la película
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Controlar el buffet
2 personas
- 33
Anunciar el descanso
- 34
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
- 35
Guiar a los visitantes
2 personas
- 36
Anunciar el final de la película
- 37
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 38
Recoger la basura
3 personas
- 39
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
- 40
Apagar el equipo
2 personas
- 41
Recoger la sala de cine
4 personas
- 42
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
- 43
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
- 44
Limpiar los baños
2 personas
- 45
Limpiar los suelos
3 personas
- 46
Llevar la basura
2 personas
- 47
Cerrar el recinto
2 personas
- 48
Devolver el equipo
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesas plegablescant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de entrada
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Reproductor multimedia
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 5
- Regletascant. 4
- Mandos a distanciacant. 2
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
- Linternascant. 3
Decoración
- Decoración del telón de cinecant. 4
- Globoscant. 40
- Flechas y cartelescant. 10
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Termoscant. 4
- Abrebotellascant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Cucharonescant. 6
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Limpiacristalescant. 2
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la película y los derechos antes de enviar las invitaciones. Sin esa confirmación, no podrás fijar con seguridad el programa ni comunicar qué se proyectará.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de al menos 7 días antes. Usa la lista final para ajustar aperitivos, bebidas, sillas, vasos y platos.
- Haz una prueba completa del vídeo y del sonido entre 24 y 48 horas antes, usando el mismo reproductor multimedia, cables, proyector, pantalla y altavoces que emplearás el día del evento.
- Monta primero la entrada y el buffet, y deja la instalación de proyección para después. Reserva al menos 90 minutos para colocar mesas y sillas, conectar el equipo, ajustar la iluminación y oscurecer la sala.
- Antes de abrir las puertas, comprueba baños, rutas de seguridad y señalización, y reúne a los voluntarios durante 15 minutos. Asigna quién recibe, quién repone el buffet y quién resuelve los problemas técnicos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cine?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para cerrar los derechos, reservar el espacio y enviar las invitaciones. Deja la lista definitiva, la compra y las preferencias dietéticas cerradas como máximo 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela el mismo día, al menos 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba también el archivo de vídeo, los cables, las regletas, el reproductor y el volumen.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de cine?
- Calcula entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, entrada, buffet, pantalla, proyector, sonido e iluminación. Añade 30 minutos para revisar baños, rutas de seguridad, acreditaciones y señalización.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Haz la compra y revisa los aperitivos el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes y prepara el buffet después de terminar las comprobaciones técnicas, para evitar que la comida quede expuesta durante el montaje.
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