Zo organiseer je een fietstocht voor het goede doel

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de route en de twee locaties. Controleer de route minstens twee keer op gevaarlijke punten, stem verkeersmaatregelen en vergunningen af en leg daarna pas de communicatie vast. Reserveer op tijd hulp voor pech onderweg, een fotograaf en de eindlocatie. In de laatste week draait alles om deelnemers bevestigen, vrijwilligers instrueren en startnummers, polsbandjes en noodnummers klaarleggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Route controleren
2 personen
3
Startlocatie vastleggen
4
Vergunningen aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
7
Eindlocatie reserveren
8
Fietshersteller reserveren
9
Fotograaf reserveren
10
Aanmeldformulier maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Sponsoren benaderen
2 personen
13
Routekaart ontwerpen
14
Routekaart laten drukken
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Deelnemers bevestigen
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Vrijwilligers informeren
2 personen
20
Route opnieuw fietsen
2 personen
21
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
22
Noodnummers verzamelen
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Polsbandjes sorteren
2 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Routeborden controleren
2 personen
27
Fietspompen testen
2 personen
28
EHBO-koffers controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Routepakketten samenstellen
3 personen
33
Vrijwilligerspakketten maken
2 personen
34
Materialen naar locatie brengen
4 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Partytenten opbouwen
4 personen
37
Inschrijftafel inrichten
2 personen
38
Cateringtafel inrichten
3 personen
39
Routeborden plaatsen
6 personen
40
Rustpost inrichten
3 personen
41
Fietsreparatiepunt inrichten
2 personen
42
EHBO-punt inrichten
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Startnummers klaarleggen
2 personen
45
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

46
Deelnemers ontvangen
4 personen
47
Deelnemers registreren
4 personen
48
Startnummers uitdelen
3 personen
49
Fietsen controleren
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
52
Fietstocht laten starten
3 personen
53
Routepost bemannen
6 personen
54
Rustpost bemannen
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Fruit en snacks serveren
2 personen
57
Fietspech ondersteunen
2 personen
58
EHBO verlenen
2 personen
59
Achterrijders begeleiden
2 personen
60
Finish registreren
3 personen
61
Medaille uitdelen
2 personen
62
Hapjes serveren
3 personen
63
Warme maaltijd serveren
4 personen
64
Dranken bij de finish serveren
3 personen
65
Donaties registreren
2 personen
66
Muziek verzorgen
67
Deelnemers bedanken
2 personen
68
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

69
Routeborden ophalen
6 personen
70
Fietsenstalling opruimen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval verzamelen
4 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Partytenten afbreken
4 personen
75
Materialen laden
4 personen
76
Materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
78
Donaties veilig afstorten
2 personen
79
Deelnemers bedankbericht sturen
2 personen
80
Foto's met deelnemers delen
81
Routegegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 30
Biertafelsetaantal 4
Fietsenrekaantal 10
Afzethekaantal 12

Servies

Herbruikbaar drinkglasaantal 150
Koffiekopaantal 100
Dinerbordaantal 120
Dessertbordaantal 120
Besteksetaantal 120
Opscheplepelaantal 8
Schenkkanaantal 8

Apparatuur

Koelboxaantal 8
Koffiezetapparaataantal 3
Waterkokeraantal 2
Warmhoudbakaantal 4
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Fietspompaantal 4
Bandenplaksetaantal 6
Fietsgereedschapssetaantal 3
Reservebinnenbandaantal 15
Start- en finishklokaantal 2

Sportmateriaal

Startnummeraantal 120
Polsbandjeaantal 120
Fietsmedailleaantal 120
Veiligheidshesjeaantal 30
Routepijlaantal 80
Routebordaantal 25
Pionaantal 30
Markeerlintaantal 6
Fietslichtaantal 20
Reflectiebandaantal 30
Bidonaantal 120
Bidonkrataantal 8
Koeltasaantal 8
Routekaartaantal 130
Klembordaantal 8
Balpenaantal 30
Nooddekenaantal 12
Handschoenaantal 20

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 6
Broodmesaantal 3
Schaalaantal 12
Serveerschaalaantal 8
Serveerbladaantal 6
Thermoskanaantal 8
Maatbekeraantal 3
Koelbare drankdispenseraantal 4

Schoonmaak

Afvalbakaantal 12
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handdesinfectieaantal 8

Verlichting

Ledlampaantal 8
Lichtsnoeraantal 4
Batterijlantaarnaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole in twee rondes: eerst om afstand en fietstijd te controleren, daarna opnieuw om kruisingen, slechte wegdelen en andere gevaarlijke punten te markeren. Noteer per punt wie ingrijpt en welk noodnummer beschikbaar is.
Regel start- en eindlocatie voordat je het aanmeldformulier publiceert. De start heeft ruimte nodig voor fietsenrekken, afzethekken en registratie; bij de finish moeten deelnemers kunnen zitten, drinken en eten.
Vraag vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen vroeg aan. Houd minimaal 6 tot 8 weken over voor afstemming, vooral als de route drukke kruisingen of meerdere gemeenten raakt.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef iedere vrijwilliger een tijdstip, plek, taak en telefoonnummer; plan extra bezetting bij de start, gevaarlijke punten en de finish.
Bereid de laatste uitgifte per deelnemer voor: leg startnummer en polsbandje per groep klaar en druk de deelnemerslijst af. Zet daarnaast een fietspomp, bandenplakset, gereedschapsset en reservebinnenband op een afgesproken pechpost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietstocht voor het goede doel organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor route, locaties, verzekering en vergunningen; reserveer daarna hulp, drukwerk en materialen. Laat deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de tocht definitief bevestigen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietstocht?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de registratie, 1 bij de start en 1 bij de finish, plus 1 persoon per gemarkeerd gevaarlijk punt. Bij een route met 4 gevaarlijke punten kom je dus uit op minstens 7 vrijwilligers, exclusief een route- of pechbegeleider.
Hoeveel drinken moet je voorzien voor een fietstocht?: Voorzie per deelnemer minimaal 1 drinkmoment onderweg en 2 drankjes bij de finish. Bij warm weer of een tocht langer dan 2 uur leg je een extra voorraad aan en gebruik je koelboxen en schenkkan op de rust- of finishlocatie.
Wanneer druk je routekaarten, startnummers en deelnemerslijsten?: Druk de routekaarten en startnummers ongeveer 7 dagen vooraf, nadat de route en deelnemerslijst gecontroleerd zijn. Print de definitieve deelnemerslijst 1 dag voor de tocht, zodat late wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.