Eine Radtour für den guten Zweck organisieren
Bei einer Benefiz-Radtour müssen Strecke, Sicherheit und Spendenorganisation von Anfang an zusammenpassen. Lege zuerst Route, Startort und Ziel fest und kläre anschließend Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen. Danach folgen Anmeldung, Sponsoren, Helfer und die Ausstattung für Start, Strecke und Ziel. Plane die letzten zwei Wochen für einen erneuten Streckencheck, Teilnehmerbestätigungen und die Einsatzplanung ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route festlegen
2 Personen
- 2
Route prüfen
2 Personen
- 3
Startort festlegen
- 4
Genehmigungen beantragen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
- 7
Endlocation reservieren
- 8
Fahrradreparatur reservieren
- 9
Fotograf buchen
- 10
Anmeldeformular erstellen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 13
Routenkarte gestalten
- 14
Streckenkarte drucken lassen
- 15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 16
Ernährungswünsche erfassen
- 17
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 18
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 19
Freiwillige informieren
2 Personen
- 20
Strecke erneut fahren
2 Personen
- 21
Gefahrenstellen markieren
2 Personen
- 22
Notrufnummern sammeln
- 23
Teilnehmerliste ausdrucken
- 24
Armbänder sortieren
2 Personen
- 25
Startnummern sortieren
2 Personen
- 26
Wegweiser prüfen
2 Personen
- 27
Fahrradpumpen testen
2 Personen
- 28
Erste-Hilfe-Kästen prüfen
2 Personen
- 29
Einkaufen gehen
3 Personen
- 30
Getränke kühlen
2 Personen
- 31
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 32
Routenpakete zusammenstellen
3 Personen
- 33
Freiwilligenpakete zusammenstellen
2 Personen
- 34
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 36
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 37
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 38
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 39
Wegweiser aufstellen
6 Personen
- 40
Ruheposten einrichten
3 Personen
- 41
Fahrradreparaturstation einrichten
2 Personen
- 42
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 43
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 44
Startnummern bereitlegen
2 Personen
- 45
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Event
- 46
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 47
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 48
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 49
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
- 52
Radtour starten lassen
3 Personen
- 53
Routeposten besetzen
6 Personen
- 54
Ruheposten besetzen
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Obst und Snacks servieren
2 Personen
- 57
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
- 58
Erste Hilfe leisten
2 Personen
- 59
Hintere Fahrer betreuen
2 Personen
- 60
Zieleinlauf registrieren
3 Personen
- 61
Medaillen verteilen
2 Personen
- 62
Snacks servieren
3 Personen
- 63
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
- 64
Getränke im Zielbereich servieren
3 Personen
- 65
Spenden erfassen
2 Personen
- 66
Musik organisieren
- 67
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 68
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
Nachbereitung
- 69
Wegweiser abholen
6 Personen
- 70
Fahrradabstellplatz aufräumen
3 Personen
- 71
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 72
Abfall sammeln
4 Personen
- 73
Location reinigen
4 Personen
- 74
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 75
Materialien verladen
4 Personen
- 76
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 78
Spenden sicher einzahlen
2 Personen
- 79
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
2 Personen
- 80
Fotos mit Teilnehmenden teilen
- 81
Routendaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- KlapptischAnz. 8
- KlappstuhlAnz. 30
- BierzeltgarniturAnz. 4
- FahrradständerAnz. 10
- AbsperrgitterAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbares TrinkglasAnz. 150
- KaffeetasseAnz. 100
- SpeisetellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetAnz. 120
- SchöpfkelleAnz. 8
- KaraffeAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxAnz. 8
- KaffeemaschineAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- Mobile Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- SteckdosenleisteAnz. 4
- FahrradpumpeAnz. 4
- FahrradflicksetAnz. 6
- FahrradwerkzeugsetAnz. 3
- ErsatzschlauchAnz. 15
- Start- und ZieluhrAnz. 2
Sportmaterial
- StartnummerAnz. 120
- ArmbandAnz. 120
- FahrradmedailleAnz. 120
- SicherheitswesteAnz. 30
- RoutenpfeilAnz. 80
- WegweiserAnz. 25
- MarkierungskegelAnz. 30
- AbsperrbandAnz. 6
- FahrradlichtAnz. 20
- ReflexionsbandAnz. 30
- TrinkflascheAnz. 120
- TrinkflaschenkisteAnz. 8
- KühltascheAnz. 8
- StreckenkarteAnz. 130
- KlemmbrettAnz. 8
- KugelschreiberAnz. 30
- NotdeckeAnz. 12
- HandschuhAnz. 20
Küche
- SchneidebrettAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- BrotmesserAnz. 3
- SchaleAnz. 12
- ServierplatteAnz. 8
- ServiertablettAnz. 6
- ThermoskanneAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
- Kühlbarer GetränkespenderAnz. 4
Reinigung
- MülleimerAnz. 12
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- HanddesinfektionsmittelAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampeAnz. 8
- LichterketteAnz. 4
- BatterielaterneAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Route und Zielort: Prüfe die Strecke mindestens zweimal, markiere Gefahrenstellen und fahre sie spätestens in der letzten Woche erneut ab. So fallen Baustellen, schlechte Wegabschnitte oder unklare Abzweigungen nicht erst am Veranstaltungstag auf.
- Beantrage Genehmigungen und kläre die Versicherung frühzeitig, idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. Verkehrsmaßnahmen und Absperrgitter müssen mit den zuständigen Stellen abgestimmt sein, bevor Einladungen mit festen Streckenangaben verschickt werden.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige die Teilnehmer und drucke Teilnehmerliste, Startnummern und Armbänder spätestens am Vortag aus.
- Teile Freiwillige mit klaren Einsatzzeiten ein: Start, Streckenposten, Ziel, Verpflegung und Reparaturhilfe brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Sammle außerdem Notrufnummern und gib sie allen Helfern schriftlich mit.
- Plane die Zielversorgung genauso konkret wie den Start: Reserviere die Endlocation, stelle Fahrradständer, Trinkgefäße und Sitzgelegenheiten bereit und halte Fahrradpumpe, Flickset, Werkzeug und Ersatzschläuche griffbereit. Eine mobile Beschallungsanlage mit Mikrofon hilft bei Einweisung, Start und Dank an die Teilnehmenden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Benefiz-Radtour anmelden?
- Starte die Anmeldung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn Genehmigungen oder Verkehrsmaßnahmen nötig sind. Für Sponsoren, Helfer und die Reservierung der Endlocation solltest du zusätzlich mehrere Wochen Puffer einplanen.
- Wie oft sollte man die Strecke vor einer Radtour prüfen?
- Prüfe die Route zunächst bei der Planung und fahre sie anschließend mindestens zweimal vollständig ab. Ein letzter Check 7 bis 10 Tage vorher zeigt, ob Baustellen, Gefahrenstellen oder geänderte Zufahrten berücksichtigt werden müssen.
- Wie viele Helfer braucht eine Radtour für den guten Zweck?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Start, Ziel, Verpflegung, Reparaturhilfe und jede wichtige Streckenstelle ein. Bei unübersichtlichen Abschnitten oder größeren Gruppen sollte pro Kontrollpunkt ein eigenes Zweierteam eingeplant werden.
- Was muss am Veranstaltungstag für Fahrradpannen vorhanden sein?
- Halte an Start und Ziel mindestens eine Fahrradpumpe, ein Flickset, ein Werkzeugset und mehrere Ersatzschläuche bereit. Zusätzlich sollte ein Helfer für Reparaturhilfe eingeteilt und eine erreichbare Notrufnummernliste vorhanden sein.
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