Een fietstocht organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met eten of routeborden, maar met de route, afstand en locaties. Leg daarna vast hoeveel mensen kunnen deelnemen en welke informatie je vooraf nodig hebt, zoals noodcontacten en dieetwensen. Controleer de route op gevaarpunten, regel rustlocaties en plan materiaal voor pech en eerste hulp. Pas wanneer de basis staat, organiseer je catering, bewegwijzering en de communicatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
3
Alternatieve route controleren
2 personen
4
Rustpunten langs route kiezen
2 personen
5
Route op gevaarpunten controleren
2 personen
6
Vergunningen en meldingen controleren
7
Deelnemersformulier opstellen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Routebestand delen
14
Weersverwachting controleren
15
Weersbesluit communiceren
16
Fietsenmaker reserveren
17
Rustlocaties bevestigen
18
Catering inkopen
2 personen
19
Routeborden voorbereiden
2 personen
20
Deelnemerslijst printen
21
Noodnummers printen
22
Polsbandjes sorteren
23
Fietspompen controleren
2 personen
24
Reparatiesets controleren
2 personen
25
EHBO-materialen controleren
26
Porties en lunchpakketten maken
4 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Materialen per post verdelen
3 personen
29
Routebestand offline opslaan
30
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen

Event

31
Startlocatie openen
3 personen
32
Starttafel plaatsen
2 personen
33
Routeborden plaatsen
3 personen
34
Rustpost inrichten
3 personen
35
Eindpunt inrichten
3 personen
36
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
37
Deelnemers registreren
3 personen
38
Polsbandjes uitdelen
2 personen
39
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
40
Groepen indelen
2 personen
41
Voorste fietsgroep begeleiden
2 personen
42
Achterste fietsgroep begeleiden
2 personen
43
Routecontrole uitvoeren
2 personen
44
Rustpost bemannen
3 personen
45
Water en fruit uitdelen
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fietspech registreren
48
Kleine fietsreparaties uitvoeren
2 personen
49
EHBO verlenen
2 personen
50
Deelnemers telefonisch ondersteunen
51
Aankomst registreren
2 personen
52
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Routeborden ophalen
3 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
58
Starttafel afbreken
2 personen

Nazorg

59
Eindlocatie opruimen
3 personen
60
Afval naar containers brengen
2 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
65
Routeborden schoonmaken
2 personen
66
Locatie schoon opleveren
3 personen
67
Overgebleven voedsel koelen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Routeborden opbergen
71
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 6
Inklapstoelenaantal 12
Partytentaantal 2
Tafelkleedaantal 6
Fietsrekkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietskettingolieaantal 2
Reflectievestenaantal 12
Fietshelmenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Routebordenaantal 30
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Spanbandenaantal 8
Fietsslotenaantal 10
Handdoekenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelmattenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Broodmessenaantal 3

Catering

Waterdispensersaantal 3
Koffiefiltersaantal 100
Koelelementenaantal 24
Lunchboxenaantal 60
Drankkrattenaantal 8
Servettenhoudersaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Startvlag
Finishvlag
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 8
Wegwerphandschoenenaantal 20
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Nooddekensaantal 6

Administratie

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 8
Printpapieraantal 200
Mapjesaantal 12
Polsbandjesaantal 80
Routekaartenaantal 80
Deelnemersformulierenaantal 80
Noodnummerkaartenaantal 80
Papiertapeaantal 8
Nietmachinesaantal 3
Schrijfmappenaantal 6

Tips

Plan eerst de route en controleer die op gevaarlijke kruisingen, smalle paden en lastige oversteekplaatsen. Houd ook een alternatieve route achter de hand voor wegwerkzaamheden of slecht weer.
Kies per fietstocht meerdere rustpunten en bevestig vooraf dat je daar terechtkunt. Plan bij langere ritten ongeveer elke 15 tot 20 kilometer een pauzemogelijkheid, zodat deelnemers niet onverwacht zonder water zitten.
Vraag bij de aanmelding meteen om noodcontacten en dieetwensen. Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf de route, starttijd, praktische informatie en het routebestand; zo voorkom je losse vragen op de ochtend zelf.
Maak een aparte pech- en veiligheidsset per begeleider. Controleer fietspompen, reparatiesets, bandenlichters, reservebinnenbanden, EHBO-materialen en portofoons minimaal 1 dag voor vertrek.
Neem een besluitmoment voor het weer op, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Communiceer annuleren, uitstellen of doorgaan vervolgens via één vast kanaal en zet op de dag zelf routeborden, verkeerskegels en afzetlint klaar voordat de eerste fietsers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en eventuele vergunningen of meldingen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en bevestig deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Hoeveel kilometer moet een georganiseerde fietstocht zijn?: Kies de afstand op basis van de doelgroep en plan rustpunten om de 15 tot 20 kilometer. Voor een gemengde groep is een route van ongeveer 25 tot 40 kilometer vaak beter te begeleiden dan één lange afstand zonder uitwijkmogelijkheid.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een fietstocht?: Reken bij een groep van 20 tot 30 deelnemers op minimaal 2 begeleiders: één vooraan en één achteraan. Voeg bij kruisingen, meerdere groepen of een route met veel gevaarpunten extra begeleiding toe.
Wat moet je doen bij slecht weer tijdens een fietstocht?: Controleer de weersverwachting 24 uur en nogmaals 3 uur voor de start. Spreek vooraf af bij welke omstandigheden je uitstelt of annuleert en stuur de beslissing direct naar alle deelnemers, inclusief een nieuw tijdstip of alternatief.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.