Eine Fahrradtour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Fahrradtour entscheidet die Vorbereitung nicht nur über den Spaß, sondern auch über Sicherheit und den Ablauf. Lege zuerst Strecke, Start- und Zielort fest und prüfe die Route an Gefahrenstellen. Danach folgen Anmeldungen, Notfallkontakte, Verpflegung und die technische Hilfe für unterwegs. Plane außerdem eine klare Wetterentscheidung und teile Routendatei sowie Teilnehmerinformationen spätestens wenige Tage vor dem Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Distanz festlegen
2 Personen
2
Start- und Endort festlegen
2 Personen
3
Alternative Route prüfen
2 Personen
4
Ruhezonen entlang der Route auswählen
2 Personen
5
Route an Gefahrenstellen kontrollieren
2 Personen
6
Genehmigungen und Meldungen prüfen
7
Teilnehmerformular erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Notfallkontakte sammeln
12
Teilnehmerinformationen versenden
13
Routendatei teilen
14
Wettervorhersage prüfen
15
Wetterentscheidung mitteilen
16
Fahrradreparatur reservieren
17
Ruhebereiche bestätigen
18
Catering einkaufen
2 Personen
19
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
20
Teilnehmerliste ausdrucken
21
Notrufnummern ausdrucken
22
Armbänder sortieren
23
Fahrradpumpen prüfen
2 Personen
24
Reparatursets prüfen
2 Personen
25
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
26
Portionen und Lunchpakete zusammenstellen
4 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Materialien nach Posten verteilen
3 Personen
29
Routen-Datei offline speichern
30
Telefone und Powerbanks aufladen
2 Personen

Event

31
Startort öffnen
3 Personen
32
Starttisch aufstellen
2 Personen
33
Wegweiser aufstellen
3 Personen
34
Ruheposten einrichten
3 Personen
35
Zielbereich einrichten
3 Personen
36
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
37
Teilnehmer registrieren
3 Personen
38
Armbänder verteilen
2 Personen
39
Route und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
40
Gruppen einteilen
2 Personen
41
Die vordere Radgruppe betreuen
2 Personen
42
Die hintere Fahrradgruppe begleiten
2 Personen
43
Streckenkontrolle durchführen
2 Personen
44
Ruheposten besetzen
3 Personen
45
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Fahrradpannen erfassen
48
Kleinere Fahrradreparaturen durchführen
2 Personen
49
Erste Hilfe leisten
2 Personen
50
Teilnehmer telefonisch unterstützen
51
Ankunft registrieren
2 Personen
52
Lunchpakete verteilen
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Abfall sammeln
2 Personen
56
Wegweiser abholen
3 Personen
57
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
58
Starttisch abbauen
2 Personen

Nachbereitung

59
Endlocation aufräumen
3 Personen
60
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
61
Geschirr abwaschen
2 Personen
62
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
63
Materialien inventarisieren
2 Personen
64
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
65
Routenschilder reinigen
2 Personen
66
Ort sauber übergeben
3 Personen
67
Übrig gebliebenes Essen kühlen
68
Materialien zurückbringen
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Wegweiser verstauen
71
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 12
FestzeltAnz. 2
TischdeckeAnz. 6
FahrradständerAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 4

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 4
ReparatursetsAnz. 4
ReifenheberAnz. 8
ErsatzschläucheAnz. 12
FahrradkettenölAnz. 2
WarnwestenAnz. 12
FahrradhelmeAnz. 8
VerkehrskegelAnz. 12
WegweiserAnz. 30
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
SpanngurteAnz. 8
FahrradschlösserAnz. 10
HandtücherAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
WasserkannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlmattenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 12
BrotmesserAnz. 3

Catering

WasserspenderAnz. 3
KaffeefilterAnz. 100
KühlelementeAnz. 24
LunchboxenAnz. 60
GetränkekistenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 6
Einkäufe

Dekoration

Startflagge
Zielflagge
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 8
EinweghandschuheAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6
PfeifenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 6

Verwaltung

KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 20
Wasserfeste StifteAnz. 8
DruckpapierAnz. 200
MappenAnz. 12
ArmbänderAnz. 80
RoutenpläneAnz. 80
TeilnehmerformulareAnz. 80
NotrufkartenAnz. 80
PapierklebebandAnz. 8
TackerAnz. 3
SchreibmappenAnz. 6

Tipps

Lege Route und Distanz zuerst fest und plane mindestens eine Alternativroute. Markiere Ruhebereiche entlang der Strecke und prüfe besonders Kreuzungen, enge Wege und andere Gefahrenstellen.
Sammle mit dem Teilnehmerformular neben Namen und Ernährungswünschen auch Notfallkontakte. Verschicke Routendatei, Treffpunkt, Startzeit und Verhalten bei Änderungen spätestens 3 Tage vor der Fahrradtour.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, besonders wenn du Wegweiser, Verkehrskegel, Absperrband oder ein Festzelt an öffentlichen Orten einsetzen möchtest. Eine Klärung 4 bis 6 Wochen vorher lässt Zeit für Rückfragen.
Plane die Verpflegung nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl und halte Getränke für den Start sowie für die Ruhebereiche bereit. Kühlboxen, Wasserkannen und wiederverwendbares Geschirr sollten am Vortag vollständig gezählt und bereitgestellt werden.
Kontrolliere Fahrradpumpen, Reparatursets, Reifenheber und Ersatzschläuche spätestens am Vortag. Lege außerdem Warnwesten, Helme, Funkgeräte oder Mobiltelefone sowie ausgedruckte Teilnehmerlisten und Notrufnummern für das Organisationsteam bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Fahrradtour organisieren?: Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie möglichen Genehmigungen. Teilnehmerformular und Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie lang sollte die Strecke einer Fahrradtour sein?: Das hängt von Gruppe und Tempo ab; plane für eine gemischte Gruppe zunächst 30 bis 50 Kilometer. Rechne zusätzlich mindestens 15 Minuten Pause pro Fahrstunde und lege eine kürzere Alternativroute fest.
Was muss man für eine Fahrradtour an Verpflegung einplanen?: Plane pro Person mindestens 1,5 Liter Getränk für die gesamte Tour ein, bei Wärme mehr. Teile die Versorgung auf Start, Ruhebereiche und Ziel auf und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher.
Wann sollte die Wetterentscheidung für die Fahrradtour fallen?: Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und entscheide verbindlich spätestens am Vorabend. Teile Absage, Verschiebung oder geänderte Route anschließend sofort an alle Angemeldeten mit.

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