Zo organiseer je een fietsdriedaagse zonder verrassingen

Een fietsdriedaagse organiseren begint niet bij de catering, maar bij datum, route en locaties. Leg eerst de start-, rust- en eindlocatie vast en controleer de routes op bereikbaarheid, veiligheid en alternatieven. Daarna regel je vergunningen, verzekering en inschrijving, zodat je op tijd weet hoeveel deelnemers, begeleiders en fietsenmakers nodig zijn. De laatste weken draait alles om routeborden, deelnemersinformatie, noodcontacten en een praktische indeling per dag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Rustlocaties reserveren
2 personen
4
Eindlocatie reserveren
5
Routes controleren
2 personen
6
Alternatieve routes bepalen
2 personen
7
Vergunningen aanvragen
8
Verzekering controleren
9
Aanmeldformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Deelnemers inschrijven
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Noodcontacten registreren
15
Deelnemers bevestigen
2 personen
16
Starttijden communiceren
17
Routekaarten ontwerpen
2 personen
18
Routekaarten afdrukken
2 personen
19
Deelnemerslijsten afdrukken
20
Polsbandjes voorbereiden
2 personen
21
Routeborden controleren
2 personen
22
Fietsenmakers regelen
23
EHBO-bezetting regelen
24
Begeleiders indelen
2 personen
25
Noodnummers verspreiden
26
Weersverwachting controleren
27
Boodschappen ophalen
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Startlocatie schoonmaken
3 personen
30
Routeborden plaatsen
4 personen
31
Rustpunten inrichten
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
35
Fietsparkeerplaats afzetten
2 personen
36
Verlichting testen
2 personen
37
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Inschrijven en polsbandjes uitdelen
3 personen
40
Fietsveiligheid controleren
2 personen
41
Route-instructies geven
2 personen
42
Groepen laten vertrekken
4 personen
43
Rustpunt bemannen
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Aankomsten registreren
2 personen
47
Fietspech ondersteunen
2 personen
48
Diner uitserveren
5 personen
49
Dagprogramma afsluiten
2 personen
50
Starttafel gereedmaken
2 personen
51
Ontbijt serveren
4 personen
52
Dag twee instrueren
2 personen
53
Groepen laten vertrekken
4 personen
54
Rustpunt bemannen
3 personen
55
Lunchpakketten uitdelen
4 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Aankomsten registreren
2 personen
58
Fietspech ondersteunen
2 personen
59
Avondmaaltijd serveren
5 personen
60
Dag twee afsluiten
2 personen
61
Ontbijt serveren
4 personen
62
Laatste route instrueren
2 personen
63
Groepen laten vertrekken
4 personen
64
Laatste rustpunt bemannen
3 personen
65
Lunch serveren
4 personen
66
Dranken bijvullen
2 personen
67
Aankomsten registreren
2 personen
68
Medaille of herinnering uitdelen
2 personen
69
Fietspech ondersteunen
2 personen
70
Afsluitende borrel serveren
4 personen
71
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

72
Routeborden ophalen
4 personen
73
Fietsparkeerplaats afbreken
2 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
75
Partytenten afbreken
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Afval verzamelen
3 personen
78
Locatie schoonmaken
4 personen
79
Materialen inventariseren
2 personen
80
Huurmaterialen retourneren
2 personen
81
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
82
Gevonden voorwerpen registreren
83
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Inschrijftafelaantal 2
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Soepkommenaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 80
Pijlbordenaantal 100
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 12
Fietspompenaantal 6
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Binnenbandenaantal 30
Bandenlichtersaantal 12
Fietsverlichtingaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
Fietshelmenaantal 10
Polsbandjesaantal 100
Routekaarthoudersaantal 80
Fietsslotenaantal 20
Herinneringsmedaillesaantal 80

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schilmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Lunchboxenaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
IJssetsaantal 6
Reddingsdekensaantal 10
Brandblussersaantal 3

Decoratie

Startbanierenaantal 2
Finishbanierenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Routevlaggenaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per fietsdag minstens één gecontroleerde alternatieve route. Omleidingen, wegwerkzaamheden of slecht weer kunnen een vastgelegde route op korte termijn onbruikbaar maken.
Verzamel bij de inschrijving niet alleen namen, maar ook dieetwensen en noodcontacten. Bevestig deelnemers en communiceer starttijden uiterlijk één week vooraf, zodat wijzigingen niet op het laatste moment ontstaan.
Maak de startlocatie herkenbaar met een inschrijftafel, fietsenrekken en duidelijke route- en pijlborden. Leg polsbandjes, deelnemerslijsten en routekaarten vóór de eerste start klaar, niet tijdens de inschrijving.
Deel begeleiders, EHBO en fietsenmakers per route en tijdsblok in. Verspreid noodnummers op papier én digitaal, omdat niet iedere deelnemer tijdens een pech- of ongevalssituatie direct internet heeft.
Controleer de bevoorrading per rustlocatie op capaciteit en stroom. Koelboxen, warmhoudbakken, koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren vragen vooraf om een plek en een verantwoordelijke; anders ontstaat juist daar de grootste vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsdriedaagse organiseren?: Begin bij voorkeur minstens 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route en locaties. Vergunningen, verzekering en reserveringen voor start-, rust- en eindlocaties kunnen meerdere weken in beslag nemen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een fietsdriedaagse?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de route, maar plan per route minimaal een voorrijder en een achterrijder. Voeg daarnaast aparte bezetting toe voor EHBO, pechhulp en de start- of inschrijftafel.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een fietsdriedaagse?: Stuur de definitieve route, starttijden, noodnummers en praktische instructies uiterlijk 7 dagen voor de eerste fietsdag. Stuur een korte herinnering 24 tot 48 uur vooraf als er nog weers- of routewijzigingen zijn.
Wat moet je regelen als een route van de fietsdriedaagse niet doorgaat?: Leg vóór de inschrijving minstens één alternatieve route per dag vast en controleer die ook ter plaatse. Informeer deelnemers zo snel mogelijk en zet nieuwe routeborden en kaarten klaar voordat de eerste groep vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.