Eine Radtour über drei Tage zuverlässig organisieren

Bei einer Radtour über drei Tage entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh feste Start- und Endpunkte, geeignete Ruheorte und einen Plan für Reparaturen, Erste Hilfe und Notfälle. Beginne mit Datum und Route, kläre danach Genehmigungen und Versicherung und öffne erst dann die Anmeldung. Zwei bis drei Wochen vor dem Start sollten Teilnehmerlisten, Streckenkarten, Startzeiten und die Helfereinteilung feststehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Ruheorte reservieren
2 Personen
4
Endlocation reservieren
5
Routen kontrollieren
2 Personen
6
Alternativrouten festlegen
2 Personen
7
Genehmigungen beantragen
8
Versicherung prüfen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Teilnehmer anmelden
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Notfallkontakte erfassen
15
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
16
Startzeiten kommunizieren
17
Streckenkarten gestalten
2 Personen
18
Routenpläne drucken
2 Personen
19
Teilnehmerlisten ausdrucken
20
Armbänder vorbereiten
2 Personen
21
Wegweiser prüfen
2 Personen
22
Fahrradreparaturdienste organisieren
23
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
24
Betreuer einteilen
2 Personen
25
Notrufnummern verteilen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Einkäufe abholen
3 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Startort reinigen
3 Personen
30
Wegweiser aufstellen
4 Personen
31
Ruhezonen einrichten
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
35
Fahrradparkplatz absperren
2 Personen
36
Beleuchtung testen
2 Personen
37
Beschallungsanlage testen
2 Personen

Event

38
Teilnehmende empfangen
4 Personen
39
Anmelden und Armbänder ausgeben
3 Personen
40
Fahrradsicherheit überprüfen
2 Personen
41
Routenanweisungen geben
2 Personen
42
Gruppen verabschieden
4 Personen
43
Ruhebereich betreuen
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Ankünfte registrieren
2 Personen
47
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
48
Abendessen servieren
5 Personen
49
Tagesprogramm abschließen
2 Personen
50
Starttisch vorbereiten
2 Personen
51
Frühstück servieren
4 Personen
52
Tag zwei einweisen
2 Personen
53
Gruppen verabschieden
4 Personen
54
Ruhebereich betreuen
3 Personen
55
Lunchpakete verteilen
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Ankünfte registrieren
2 Personen
58
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
59
Abendessen servieren
5 Personen
60
Tag zwei abschließen
2 Personen
61
Frühstück servieren
4 Personen
62
Letzte Route einweisen
2 Personen
63
Gruppen verabschieden
4 Personen
64
Letzten Rastplatz besetzen
3 Personen
65
Mittagessen servieren
4 Personen
66
Getränke nachfüllen
2 Personen
67
Ankünfte registrieren
2 Personen
68
Medaille oder Erinnerung überreichen
2 Personen
69
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
70
Abschlusstrunk servieren
4 Personen
71
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

72
Wegweiser abholen
4 Personen
73
Fahrradparkplatz abbauen
2 Personen
74
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
75
Partyzelte abbauen
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Abfall sammeln
3 Personen
78
Location reinigen
4 Personen
79
Materialien inventarisieren
2 Personen
80
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
82
Fundgegenstände registrieren
83
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
AnmeldetischAnz. 2
FahrradständerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LadegeräteAnz. 4

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 100
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 12
FahrradpumpenAnz. 6
FahrradreparatursetsAnz. 4
SchläucheAnz. 30
ReifenheberAnz. 12
FahrradbeleuchtungAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 20
FahrradhelmeAnz. 10
ArmbänderAnz. 100
StreckenkaartenhalterAnz. 80
FahrradschlösserAnz. 20
ErinnerungsmedaillenAnz. 80

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
SchälmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
LunchboxenAnz. 100

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 10

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
EissetsAnz. 6
RettungsdeckenAnz. 10
FeuerlöscherAnz. 3

Dekoration

StartbannerAnz. 2
ZielbannerAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
StreckenflaggenAnz. 30

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
HandfegerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst die drei Tagesetappen und realistische Pausen fest. Plane pro Etappe mindestens eine Alternativroute ein und kontrolliere die Strecke kurz vor dem Termin erneut, weil Baustellen oder gesperrte Wege den Ablauf ändern können.
Reserviere Startort, Ruheorte und Endlocation, bevor du Einladungen verschickst. Für jeden Ort solltest du klären, ob Fahrräder abgestellt werden können und ob Partyzelte, Klapptische und Klappstühle benötigt werden.
Schließe die Anmeldung nicht ohne Notfall- und Ernährungsangaben ab. Bestätige die Teilnehmer spätestens 7 Tage vor dem Start und kommuniziere Startzeiten, Treffpunkt und Notrufnummern schriftlich.
Teile Betreuung, Erste-Hilfe-Besetzung und Reparaturhilfe auf konkrete Personen auf. Pro Gruppe sollte klar sein, wer Fahrradpumpen, mobile Ladegeräte und die Teilnehmerliste bei sich hat.
Bereite die Unterlagen spätestens 2 Tage vor Beginn vor: Streckenkarten, Routenpläne, Teilnehmerlisten, Armbänder und Wegweiser. Prüfe außerdem Verkehrskegel, Absperrband, Verlängerungskabel sowie Kühl- und Warmhaltebehälter vor dem Beladen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine dreitägige Radtour planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn Startort, Ruheorte oder eine Endlocation reserviert werden müssen. Genehmigungen und Versicherungsfragen solltest du direkt nach der Routenauswahl klären.
Wie lang sollten die Tagesetappen bei einer Radtour über drei Tage sein?: Plane die Etappen nach der Leistungsgruppe und rechne zusätzlich Zeit für Pausen, Verpflegung und Reparaturen ein. Eine konkrete Kilometerzahl ist erst sinnvoll, wenn Höhenmeter, Untergrund und Gruppengröße feststehen; kontrolliere jede Strecke mit einer Alternativroute.
Wann müssen sich Teilnehmer für die Radtour anmelden?: Setze den Anmeldeschluss etwa 14 Tage vor dem Start. So bleiben dir noch 7 bis 10 Tage, um Teilnehmer zu bestätigen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte zu erfassen und die Listen zu drucken.
Was braucht man für Notfälle bei einer mehrtägigen Radtour?: Organisiere vor dem Start eine Erste-Hilfe-Besetzung, Fahrradreparaturdienste und eine klare Betreuungseinteilung. Verteile Notrufnummern, führe Teilnehmerlisten mit Notfallkontakten mit und lege pro Etappe mindestens eine erreichbare Ausweichroute fest.

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