Zo organiseer je een fietsbeurs

Begin met de beursdatum, deelnemersvoorwaarden en de beschikbare ruimte. Benader daarna standhouders en fietsleveranciers, publiceer het inschrijfformulier en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Zodra het aantal deelnemers bekend is, maak je de standindeling, bezoekersroute en parkeerinformatie. Regel vervolgens de entree, betalingen, fietsenstalling en het vrijwilligersrooster. Plan de laatste controle uiterlijk een week vooraf, zodat materiaal, plattegronden, naambadges en sleutels niet op de beursdag zelf geregeld hoeven te worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum bevestigen
2
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotieposter verspreiden
3 personen
7
Socialmediaberichten plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Standhouders bevestigen
2 personen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Bezoekersroute uitwerken
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Fietsleveranciers bevestigen
15
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
16
Parkeerinformatie opstellen
17
Plattegrond afdrukken
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Entreeformulieren printen
20
Betaalwijze testen
2 personen
21
Fietsenstalling markeren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materiaal controleren
2 personen
24
Standhouders informeren
25
Locatiesleutels ophalen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Koffievoorraad klaarzetten
2 personen
28
Entreebalie inrichten
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Fietsrekken plaatsen
4 personen
32
Standnummers ophangen
2 personen
33
Pijlen en routeborden plaatsen
3 personen
34
Presentatietafels inrichten
3 personen
35
Verlichting aansluiten
2 personen
36
Geluidsset testen
2 personen
37
Koffiepunt opbouwen
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Standhouders badges uitdelen
2 personen
43
Fietsen naar stands begeleiden
4 personen
44
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

45
Entree openen
3 personen
46
Bezoekers registreren
3 personen
47
Bezoekers informeren
2 personen
48
Standhouders ondersteunen
2 personen
49
Fietsproefroute begeleiden
3 personen
50
Verkeersstroom bijhouden
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten tussentijds controleren
56
Koelboxen bijvullen
2 personen
57
Avondverlichting inschakelen
58
Omroepberichten verzorgen
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Entree sluiten
3 personen

Nazorg

61
Standhouders uitchecken
3 personen
62
Fietsen naar laadpunt begeleiden
4 personen
63
Materialen afbreken
5 personen
64
Fietsrekken afbreken
4 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
72
Restvoorraad opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 28
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Entreebalie
Barkrukkenaantal 12
Fietsrekkenaantal 20
Opbergrekkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Kassaterminalsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 6
Fietspompenaantal 4
Multitoolsaantal 4
Werkstandaardsaantal 3
Fietshelmen voor proefritaantal 20
Laptopslotenaantal 4

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Ledtafellampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Standnummerbordenaantal 30
Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 10
Promotiedoekenaantal 6
Wegwijzerstandaardsaantal 10
Tafelkledenaantal 30
Naambadgehoudersaantal 80
Naamkaartjesaantal 100
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Handsprayflessenaantal 6

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Antislipmattenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Reflectievestenaantal 12
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg bij de inschrijving meteen vast hoeveel ruimte een standhouder nodig heeft, of er fietsen worden verkocht en of een proefrit gewenst is. Zo voorkom je dat de standindeling later opnieuw moet.
Maak de standindeling pas definitief nadat de aanmeldtermijn is gesloten. Houd een duidelijke route van entree langs de stands naar de fietsenstalling aan en nummer elke plek zichtbaar.
Test betaalwijzen, kassaterminals en pinapparaten minstens 3 dagen vooraf. Print ook entreeformulieren en controleer of de printer, laptop, verlengkabels en stekkerdozen op de juiste plek komen.
Plan per toegangsdeur minimaal één herkenbare informatieplek met plattegrond, routepijlen en parkeerinformatie. Bezoekers die de fietsenstalling of een specifieke stand niet direct vinden, veroorzaken vooral bij de entree opstoppingen.
Controleer het materiaal uiterlijk de dag vóór de beurs: werkstandaards, fietspompen, multitools, helmen voor proefritten, verlichting en standnummerborden. Haal locatiesleutels vooraf op en geef standhouders hun praktische informatie vóór de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de datum, deelnemersvoorwaarden en het benaderen van standhouders. Plan de definitieve standindeling en het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een fietsbeurs?: Dat hangt af van de ruimte en het doel van de beurs, maar leg per standhouder vooraf de benodigde tafel- en vloeroppervlakte vast. Sluit de inschrijving ongeveer 3 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor de route, plattegrond en bevestigingen.
Wanneer maak je de standindeling van een fietsbeurs?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en een definitieve versie na het sluiten van de inschrijving. Verstuur de standnummers en opbouwinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wat moet je op de dag van een fietsbeurs controleren?: Controleer vóór opening de entreebalie, betaalapparaten, plattegronden, fietsenrekken, standnummerborden en proefritmateriaal. Reserveer hiervoor minstens 60 minuten en loop daarna de bezoekersroute volledig na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.