Eine Fahrradmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Fahrradmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung: Erst Termin und Teilnahmebedingungen festlegen, dann Aussteller gewinnen und die Anmeldung öffnen. Danach planst du Standflächen, Besucherroute, Probefahrten, Einlass und Helferdienste. Kurz vor dem Termin werden Technik, Beschilderung, Fahrradständer und Zahlungsgeräte geprüft. Besonders häufig fehlen am Messetag klare Wege, ausreichend Strom und ein Plan für verspätete oder kurzfristig ausfallende Standbetreiber.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin bestätigen
2
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Anmeldeformular veröffentlichen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbeplakat verteilen
3 Personen
7
Social-Media-Beiträge posten
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
11
Standaufteilung erstellen
2 Personen
12
Besucherroute ausarbeiten
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Fahrradanbieter bestätigen
15
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
16
Parkinformationen erstellen
17
Lageplan drucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Eintrittsformulare ausdrucken
20
Zahlungsmethode testen
2 Personen
21
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Material prüfen
2 Personen
24
Standbetreiber informieren
25
Standortschlüssel abholen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Kaffeevorrat bereitstellen
2 Personen
28
Eingangstresen einrichten
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Fahrradständer aufstellen
4 Personen
32
Standnummern aufhängen
2 Personen
33
Pfeile und Wegweiser aufstellen
3 Personen
34
Präsentationstische einrichten
3 Personen
35
Beleuchtung anschließen
2 Personen
36
Soundsystem testen
2 Personen
37
Kaffeestation aufbauen
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
41
Aussteller empfangen
3 Personen
42
Aussteller-Badges verteilen
2 Personen
43
Fahrräder zu den Ständen begleiten
4 Personen
44
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

45
Eingang öffnen
3 Personen
46
Besucher registrieren
3 Personen
47
Besucher informieren
2 Personen
48
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
49
Fahrradproberoute begleiten
3 Personen
50
Verkehrsfluss überwachen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
56
Kühlboxen nachfüllen
2 Personen
57
Abendbeleuchtung einschalten
58
Durchsagen machen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Eingang schließen
3 Personen

Nachbereitung

61
Standbetreiber auschecken
3 Personen
62
Fahrräder zum Ladepunkt begleiten
4 Personen
63
Materialien abbauen
5 Personen
64
Fahrradständer abbauen
4 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Materialien inventarisieren
2 Personen
71
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
72
Restbestand verstauen
2 Personen
73
Fundgegenstände registrieren
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 28
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
Eingangsbereich
BarhockerAnz. 12
FahrradständerAnz. 20
AufbewahrungsregaleAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

KassenterminalsAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
LaptopAnz. 2
Drucker
Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadekabelAnz. 6
FahrradpumpenAnz. 4
MultitoolsAnz. 4
ArbeitsgestelleAnz. 3
Fahrradhelme für ProbefahrtenAnz. 20
LaptopschlösserAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LED-TischlampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 30
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 10
WerbebannerAnz. 6
WegweisersockelAnz. 10
TischdeckenAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 80
NamensschilderAnz. 100
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandsprühflaschenAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
WarnwestenAnz. 12
Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Termin, Teilnahmebedingungen und Standbetreibern. Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Gebühren, Standgröße, Aufbauzeiten und Regeln für Probefahrten eindeutig feststehen.
Erstelle nach den Anmeldungen einen maßstabsnahen Standplan und eine Besucherroute. Plane den Eingangsbereich, Fahrradabstellplätze und Bereiche für Arbeitsgestelle so, dass sich Aussteller und Besucher nicht gegenseitig blockieren.
Lege für Probefahrten einen festen Ablauf fest: Prüfe Fahrradhelme, Fahrradpumpen und Multitools mindestens eine Woche vorher und informiere Anbieter über Ausgabe, Rückgabe und Zuständigkeiten.
Teste Zahlungsmethode, Kassenterminals und Kartenlesegeräte nicht erst am Veranstaltungstag. Drucker, Laptop, Ladekabel und Verlängerungskabel solltest du am Vortag gemeinsam anschließen und aufladen.
Bereite den Messetag mit einem Helferplan und einem kurzen Eröffnungscheck vor. Standortschlüssel, Lageplan, Namensschilder, Wegweiser und Standnummernschilder gehören spätestens am Vorabend an einen bekannten Ablageort.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Fahrradmesse organisieren?: Starte mindestens 12 Wochen vorher, wenn mehrere Standbetreiber, Werbung und Probefahrten geplant sind. Die Anmeldung sollte etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wie gewinnt man Aussteller für eine Fahrradmesse?: Sprich passende Fahrradgeschäfte, Anbieter und lokale Initiativen zuerst persönlich oder direkt an und verschicke danach die Teilnahmebedingungen. Plane mindestens 4 Wochen für Rückmeldungen und Nachfragen ein.
Was muss man für Probefahrten auf einer Fahrradmesse vorbereiten?: Lege eine Strecke, Zuständigkeiten und Regeln für Ausgabe und Rückgabe fest. Halte pro Testbereich Fahrradhelme sowie Fahrradpumpen und Multitools bereit und prüfe alles spätestens 7 Tage vorher.
Wann sollte der Standplan für eine Fahrradmesse fertig sein?: Erstelle einen ersten Plan, sobald die Anmeldungen vorliegen, und bestätige ihn spätestens 10 Tage vor der Messe. Die endgültige Version gehört an den Eingang und zu den Standbetreibern.

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