Organiser un salon du vélo : l’ordre des étapes

Un salon du vélo se prépare d’abord comme un projet d’exposition, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par fixer la date, les conditions de participation et le format des stands avant de contacter les exposants. Les inscriptions permettent ensuite de construire le plan des stands, le parcours des visiteurs et les besoins en matériel. Prévoyez aussi l’accueil, les essais, le stationnement des vélos, les paiements et les bénévoles : ce sont les points qui créent le plus souvent des retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du salon
2
Fixer les conditions de participation
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Diffuser l’affiche promotionnelle
3 personnes
7
Publier des messages sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les exposants
2 personnes
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Élaborer le parcours des visiteurs
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Confirmer les prestataires de vélos
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Préparer les informations de parking
17
Imprimer le plan
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les formulaires d’entrée
20
Tester le mode de paiement
2 personnes
21
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Vérifier le matériel
2 personnes
24
Informer les exposants
25
Récupérer les clés du lieu
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer le stock de café
2 personnes
28
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer les supports à vélos
4 personnes
32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
33
Installer les flèches et les panneaux d’itinéraire
3 personnes
34
Aménager les tables de présentation
3 personnes
35
Brancher l’éclairage
2 personnes
36
Tester le système de son
2 personnes
37
Installer le point café
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Distribuer les badges aux exposants
2 personnes
43
Accompagner les vélos jusqu’aux stands
4 personnes
44
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

45
Ouvrir l’entrée
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Informer les visiteurs
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Encadrer le parcours d’essai à vélo
3 personnes
50
Suivre le flux de circulation
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
56
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
57
Allumer l’éclairage du soir
58
Gérer les annonces
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Fermer l'entrée
3 personnes

Suivi

61
Faire le check-out des exposants
3 personnes
62
Accompagner les vélos vers le point de recharge
4 personnes
63
Démonter le matériel
5 personnes
64
Démonter les râteliers à vélos
4 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre le matériel loué
3 personnes
72
Ranger les stocks restants
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 28
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Bureau d’accueil
Tabourets de barqté 12
Porte-vélosqté 20
Étagères de rangementqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Pompes à véloqté 4
Outils multifonctionsqté 4
Supports de travailqté 3
Casques de vélo pour l'essaiqté 20
Antivols pour ordinateur portableqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de table LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 10
Banderoles promotionnellesqté 6
Pieds de signalisationqté 10
Nappesqté 30
Supports de badges nominatifsqté 80
Badges nominatifsqté 100
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 6

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les conditions de participation avant l’envoi des invitations : précisez les dimensions d’un stand, les horaires d’installation, les besoins électriques et la date limite d’inscription. Vous éviterez de devoir réorganiser le plan après confirmation des exposants.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et relancez les exposants non confirmés au moins 7 jours avant le salon. Demandez aussi les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux badges nominatifs à ce moment-là.
Construisez le parcours des visiteurs après avoir placé les stands, l’accueil, les zones d’essai et le stationnement des vélos. Prévoyez une signalétique visible dès l’entrée, avec des flèches et des panneaux numérotés pour éviter les attroupements.
Testez les terminaux de caisse, les terminaux de paiement, l’ordinateur et l’imprimante au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez également les rallonges, multiprises et câbles de recharge : un branchement manquant peut bloquer un stand entier.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donnez à chacun une mission précise : accueil, orientation, parking à vélos, assistance aux essais ou soutien aux exposants. Préparez les clés, les formulaires d’entrée, les badges et le plan imprimé la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du vélo ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à confirmer la date, les conditions de participation et les exposants ; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests techniques.
Quand contacter les exposants pour un salon du vélo ?: Contactez-les environ 10 semaines avant l’événement, puis demandez une confirmation définitive 3 à 4 semaines avant. Le plan des stands ne peut être finalisé qu’après réception de leurs besoins en espace, mobilier et électricité.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un salon du vélo ?: Prévoyez au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 pour l’orientation et 1 pour le parking à vélos pendant chaque créneau d’ouverture. Ajoutez une personne dédiée aux essais ou aux exposants dès que plusieurs stands proposent des démonstrations.
Quand préparer le matériel et les documents du salon ?: Préparez les badges, formulaires d’entrée, plans et panneaux au plus tard 3 jours avant. Faites l’inventaire du mobilier, des outils, des pompes, des casques et du matériel électrique la veille, puis testez les paiements au moins 48 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.