Zo organiseer je een fietsbeurs zonder gaten in de planning

Begin een fietsbeurs niet met tafels neerzetten, maar met het aantal exposanten en de bezoekersstroom. Leg eerst de locatie, aanmeldingen en indeling vast; daarna volgen stroom, parkeren, catering en communicatie. Een fietsbeurs loopt vaak vast bij te weinig ruimte voor fietsen, onduidelijke standnummers of leveringen die tegelijk binnenkomen. Met een vaste volgorde geef je exposanten op tijd bruikbare informatie en houd je de ontvangst op de beursdag overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Exposantenlijst opstellen
2 personen
2
Aanmeldformulier publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Meubilair reserveren
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Exposanten bevestigen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Plattegrond indelen
2 personen
11
Stroomplan maken
2 personen
12
Parkeerinformatie vastleggen
13
Exposantenhandleiding maken
2 personen
14
Standnummers toewijzen
2 personen
15
Programma opstellen
2 personen
16
Logo's van exposanten verzamelen
17
Parkeer- en routeborden maken
2 personen
18
Bezoekersherinnering versturen
19
Exposanteninformatie versturen
20
Materialen inkopen
3 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Ontvangst van leveringen plannen
23
Inschrijflijsten afdrukken
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Exposantenmappen samenstellen
2 personen
26
Tafelnummers klaarleggen
27
Registratietablets opladen
28
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
29
Catering gekoeld opslaan
2 personen
30
Opbouwteam instrueren

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
3 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
34
Fietsrekken plaatsen
3 personen
35
Standnummers aanbrengen
3 personen
36
Stroom aansluiten
3 personen
37
Kabels veilig afdekken
2 personen
38
Entreebalie opbouwen
2 personen
39
Infobalie inrichten
2 personen
40
Bewegwijzering ophangen
3 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Exposanten ontvangen
3 personen
46
Exposanten naar stands brengen
3 personen
47
Techniek controleren
2 personen
48
Entree en garderobe openen
3 personen
49
Bezoekers registreren
4 personen
50
Bezoekers informeren
2 personen
51
Garderobe beheren
2 personen
52
Bezoekersstromen controleren
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Exposanten ondersteunen
2 personen
59
Aankondigingen verzorgen
60
Bezoekersuitgifte afsluiten
2 personen
61
Exposanten uitchecken
3 personen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Servies verzamelen
3 personen
64
Catering veilig opbergen
2 personen
65
Standmaterialen verzamelen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
68
Afval sorteren
3 personen
69
Locatie bezemschoon opleveren
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Apparatuur schoonmaken
2 personen
72
Materialen tellen
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
3 personen
74
Overgebleven catering opslaan
2 personen
75
Verloren voorwerpen registreren
76
Bezoekersvragen afhandelen
77
Exposantenfacturen verzamelen
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratietafelsaantal 2
Infotafel
Loungefauteuilsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Fietsrekkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 10
Presentatiekubussenaantal 12

Apparatuur

Registratietabletsaantal 2
Betaalterminal
Printer
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 20
Kabelmattenaantal 20
Portofoonsaantal 6
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Opslagboxenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Glazenaantal 150
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Decoratie

Beursbanneraantal 2
Standbannersaantal 10
Richtingsbordenaantal 20
Standnummersaantal 30
Kleefhakenaantal 50
Kabelbindersaantal 200
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 250

Verlichting

LED-werklampenaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Multitoolsaantal 4
Fietsstandaardsaantal 10
Spanbandenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Stel vóór je uitnodigingen verstuurt een exposantenlijst op met contactpersoon, standoppervlak, aantal medewerkers en benodigde stroom. Zo kun je de plattegrond en het stroomplan baseren op echte aantallen in plaats van schattingen.
Reserveer de locatie en het meubilair zodra je een eerste exposanteninschatting hebt. Plan niet alleen expositietafels en stoelen, maar ook een aparte registratie- en infotafel, fietsrekken en ruimte voor opslagboxen.
Maak de plattegrond vóór je standnummers toewijst. Houd looproutes vrij, leg kabels vast met kabelmatten en zet betaalterminals, registratietablets en verlenghaspels niet op plekken waar bezoekers zich ophopen.
Stuur de exposantenhandleiding uiterlijk 7 dagen vóór de beurs. Vermeld daarin standnummer, opbouw- en aankomsttijd, parkeerroute, laad- en losafspraken, beschikbare stroom en wat zij zelf moeten meenemen.
Plan catering op basis van het aantal bevestigde exposanten en verwachte bezoekers, niet op basis van het aantal verstuurde uitnodigingen. Zet koffiezetapparaten en thermoskannen klaar vóór de ontvangst en verzamel dieetwensen minimaal 5 dagen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, exposantenlijst en aanmeldformulier. Reserveer meubilair, catering en apparatuur zodra het verwachte aantal exposanten bekend is, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de beurs.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een fietsbeurs?: Reken per exposant niet alleen met de standruimte, maar ook met loopruimte en plek voor fietsen. Maak de definitieve plattegrond zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 2 tot 3 weken vooraf, zodat je standnummers en routes kunt vastleggen.
Wanneer stuur je informatie naar exposanten van een fietsbeurs?: Stuur een eerste bevestiging direct na goedkeuring van de aanmelding. Verstuur de volledige exposanteninformatie met standnummer, parkeren, stroom en opbouw uiterlijk 7 dagen vóór de beurs en stuur 1 tot 2 dagen vooraf een korte herinnering.
Hoe regel je stroom op een fietsbeurs?: Maak een stroomplan nadat de standindeling is vastgesteld en noteer per stand het benodigde aansluitpunt. Test stekkerdozen, verlenghaspels en kabelmatten minimaal 1 dag vooraf; leg op de beursdag reserveverlengsnoeren en powerbanks klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.