Organiser un salon du vélo sans rien laisser au hasard

Un salon du vélo se prépare d’abord avec un calendrier clair pour les exposants, puis avec un plan précis du lieu. Commencez par recenser les participants, ouvrir les inscriptions et réserver l’espace ainsi que le mobilier. Ensuite, regroupez les besoins de chaque stand, l’alimentation, l’électricité et les informations de stationnement. Les derniers jours servent surtout à imprimer les listes, préparer les badges, recevoir les livraisons et transmettre les consignes pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des exposants
2 personnes
2
Publier le formulaire d'inscription
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Réserver le mobilier
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Confirmer les exposants
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Organiser le plan
2 personnes
11
Établir le plan électrique
2 personnes
12
Noter les informations de stationnement
13
Créer le guide exposants
2 personnes
14
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
15
Élaborer le programme
2 personnes
16
Collecter les logos des exposants
17
Créer des panneaux de stationnement et d’itinéraire
2 personnes
18
Envoyer un rappel aux visiteurs
19
Envoyer les informations aux exposants
20
Acheter le matériel
3 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Prévoir la réception des livraisons
23
Imprimer les listes d'inscription
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Constituer les dossiers des exposants
2 personnes
26
Préparer les numéros de table
27
Charger les tablettes d’enregistrement
28
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
29
Stocker le catering au frais
2 personnes
30
Briefer l’équipe de montage

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Installer les supports à vélos
3 personnes
35
Apposer les numéros de stand
3 personnes
36
Brancher l’électricité
3 personnes
37
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
38
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
40
Installer la signalétique
3 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Accueillir les exposants
3 personnes
46
Accompagner les exposants à leurs stands
3 personnes
47
Vérifier la technique
2 personnes
48
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
3 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
50
Informer les visiteurs
2 personnes
51
Gérer le vestiaire
2 personnes
52
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Aider les exposants
2 personnes
59
Assurer les annonces
60
Clore le point d’accueil des visiteurs
2 personnes
61
Faire le départ des exposants
3 personnes
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Stocker le catering en sécurité
2 personnes
65
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Rendre le lieu impeccable
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le matériel
2 personnes
72
Compter le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
74
Stocker la restauration restante
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Traiter les questions des visiteurs
77
Collecter les factures des exposants
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Chaisesqté 80
Tables d’inscriptionqté 2
Panneau d’information
Fauteuils loungeqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Porte-vélosqté 40
Poubellesqté 10
Cubes de présentationqté 12

Équipement

Tablettes d'inscriptionqté 2
Terminal de paiement
Imprimante
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 20
Passe-câblesqté 20
Talkies-walkiesqté 6
Enceinte Bluetooth
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Caisses de stockageqté 12
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verresqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250

Décoration

Bannière de salonqté 2
Bannières de standqté 10
Panneaux directionnelsqté 20
Numéros de standqté 30
Crochets adhésifsqté 50
Serre-câblesqté 200
Porte-nomsqté 100
Braceletsqté 250

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Outils multifonctionsqté 4
Supports à vélosqté 10
Sangles d'arrimageqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription des exposants au moins 3 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les stands, récupérer les logos et attribuer les numéros.
Établissez le plan des stands après avoir reçu les besoins de chaque exposant. Prévoyez les passages, les porte-vélos et les rallonges avant l’installation, plutôt que le matin de l’ouverture.
Envoyez le guide exposants et les informations pratiques 7 jours avant l’événement. Indiquez l’accès, le stationnement, l’horaire d’arrivée, le numéro de stand et la personne à contacter sur place.
Traitez l’électricité comme un plan séparé : repérez les prises, comptez les multiprises et protégez les câbles avec des passe-câbles. Gardez aussi quelques batteries externes pour les tablettes d’inscription et le terminal de paiement.
Commandez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires et le nombre définitif de personnes. Prévoyez la réception des livraisons et installez les machines à café, thermos, gobelets et plateaux avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants pour un salon du vélo ?: Envoyez les premières invitations 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez ensuite une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement, afin de confirmer les participants et de préparer le plan des stands.
Quand attribuer les numéros de stand dans un salon du vélo ?: Attribuez les numéros après la clôture des inscriptions et au moins 10 jours avant le salon. Cela laisse le temps de corriger le plan, d’imprimer les badges et d’envoyer les informations à chaque exposant.
Que faut-il préparer la veille d’un salon du vélo ?: La veille, vérifiez le mobilier, les porte-vélos, les branchements et la signalétique. Préparez aussi les listes d’inscription, les badges, les dossiers exposants et les espaces de réception pour éviter une installation précipitée le jour même.
Combien de temps avant faut-il envoyer le rappel aux visiteurs ?: Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant le salon. Ajoutez l’adresse, les horaires, les indications de stationnement et les éventuelles consignes d’accès, qui sont souvent oubliées dans les premières invitations.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.