Fahrradmesse organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Messetag

Eine Fahrradmesse steht und fällt mit einer sauberen Ausstellerplanung und einem verständlichen Lageplan. Beginne mit der Ausstellerliste und der Anmeldung, bevor du Möbel, Catering und Technik bestellst. Danach folgen Standnummern, Stromversorgung, Besucherwege und die Informationen für Aussteller. Plane die Anlieferung, Registrierung und Beschilderung spätestens am Vortag durch – dort entstehen sonst die meisten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
2
Anmeldeformular veröffentlichen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Location reservieren
5
Möbel reservieren
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Aussteller bestätigen
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering bestellen
10
Lageplan einteilen
2 Personen
11
Stromplan erstellen
2 Personen
12
Parkinformationen festhalten
13
Ausstellerleitfaden erstellen
2 Personen
14
Standnummern zuweisen
2 Personen
15
Programm erstellen
2 Personen
16
Logos der Aussteller sammeln
17
Park- und Wegweiser erstellen
2 Personen
18
Besucher-Erinnerung versenden
19
Ausstellerinformationen versenden
20
Materialien einkaufen
3 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Annahme von Lieferungen planen
23
Anmeldelisten ausdrucken
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Ausstellerordner zusammenstellen
2 Personen
26
Tischnummern bereitlegen
27
Registrierungstablets aufladen
28
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
29
Catering gekühlt lagern
2 Personen
30
Das Aufbauteam einweisen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
34
Fahrradständer aufstellen
3 Personen
35
Standnummern anbringen
3 Personen
36
Strom anschließen
3 Personen
37
Kabel sicher abdecken
2 Personen
38
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
39
Infostand einrichten
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
3 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Snacks vorbereiten
3 Personen
45
Aussteller empfangen
3 Personen
46
Aussteller zu den Ständen bringen
3 Personen
47
Technik prüfen
2 Personen
48
Eingang und Garderobe öffnen
3 Personen
49
Besucher registrieren
4 Personen
50
Besucher informieren
2 Personen
51
Garderobe verwalten
2 Personen
52
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Aussteller unterstützen
2 Personen
59
Ankündigungen organisieren
60
Besucherausgabe schließen
2 Personen
61
Aussteller auschecken
3 Personen
62
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

63
Geschirr sammeln
3 Personen
64
Catering sicher verstauen
2 Personen
65
Standmaterial sammeln
4 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
68
Abfall trennen
3 Personen
69
Veranstaltungsort besenrein übergeben
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Geräte reinigen
2 Personen
72
Materialien zählen
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
74
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
75
Verlorene Gegenstände erfassen
76
Besucherfragen bearbeiten
77
Ausstellerrechnungen sammeln
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 30
StühleAnz. 80
RegistrierungstischeAnz. 2
Infotisch
Lounge-SesselAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
FahrradständerAnz. 40
AbfallbehälterAnz. 10
PräsentationswürfelAnz. 12

Ausstattung

RegistrierungstabletsAnz. 2
Kartenterminal
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 20
KabelmattenAnz. 20
FunkgeräteAnz. 6
Bluetooth-Lautsprecher
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
LagerboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
GläserAnz. 150
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250

Dekoration

MessestandbannerAnz. 2
StandbannerAnz. 10
WegweiserAnz. 20
StandnummernAnz. 30
KlebehakenAnz. 50
KabelbinderAnz. 200
NamensschildhalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 250

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 6

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 4
MultitoolsAnz. 4
FahrradständerAnz. 10
SpanngurteAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
BesenAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst die Ausstellerliste und das Anmeldeformular an. Verschicke Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Logos und Ernährungswünsche nicht in den letzten 7 Tagen nachpflegen musst.
Teile die Halle erst ein, wenn die Aussteller bestätigt sind. Plane Ausstellungstische, Fahrradständer und mindestens einen Registrierungstisch so, dass Einlass, Fluchtwege und Besucherströme nicht kollidieren.
Erstelle einen Stromplan mit festen Anschlusspunkten und Kabellängen. Markiere Verlängerungskabel und Kabelmatten im Lageplan, statt die Leitungen am Messetag spontan über den Boden zu führen.
Schicke Ausstellerleitfaden, Standnummern, Parkinformationen und Anlieferzeiten gebündelt an alle Teilnehmenden. Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vorher reduziert Rückfragen zu Aufbau, Parken und Registrierung.
Bereite Anmeldelisten, Namensschilder und Ausstellerordner am Vortag vor. Plane außerdem die Annahme von Lieferungen und einen beschrifteten Lagerbereich ein, damit Kartons, Banner und Materialien nicht zwischen den Messeständen stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fahrradmesse organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Ausstellerliste und Anmeldung. Für eine größere Messe mit vielen Ständen sind 3 bis 6 Monate Vorlauf realistischer, besonders wenn Möbel, Catering und Technik reserviert werden müssen.
Wie viele Aussteller passen auf eine Fahrradmesse?: Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab. Plane pro Aussteller zusätzlich zum Stand mindestens 1 bis 2 Meter für Besucherwege ein und zeichne zuerst alle Stände, Fahrradständer und Fluchtwege in den Lageplan ein.
Wann sollte man den Ausstellern die Messeinformationen schicken?: Sende den vollständigen Ausstellerleitfaden spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe. Eine kurze Erinnerung mit Standnummer, Aufbauzeit, Parkhinweisen und Anlieferadresse sollte 3 bis 5 Tage vorher folgen.
Was muss am Tag vor der Fahrradmesse vorbereitet werden?: Am Vortag sollten Lageplan, Standnummern, Namensschilder, Anmeldelisten, Beschilderung und Technik geprüft sein. Lege außerdem Kabel, Kabelmatten, Banner und Registrierungsmaterial bereit und kläre die Annahme von Lieferungen für den Aufbau.

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