Cómo organizar una feria de bicicletas paso a paso

Organizar una feria de bicicletas exige coordinar expositores, visitantes, mobiliario, electricidad y entregas en un mismo plan. Empieza por reservar el lugar y definir la lista de expositores; después abre las inscripciones y confirma quién participa. Cuando conozcas las necesidades reales, podrás asignar stands, preparar el plano y pedir el catering. Las tareas que suelen llegar tarde son la información de aparcamiento, los logotipos, las señales y las instrucciones para los expositores.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Preparar la lista de expositores
2 personas
2
Publicar el formulario de inscripción
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Reservar el lugar
5
Reservar mobiliario
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Confirmar expositores
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Pedir el catering
10
Distribuir el plano
2 personas
11
Hacer el plan de electricidad
2 personas
12
Registrar la información de aparcamiento
13
Crear la guía para expositores
2 personas
14
Asignar números de stand
2 personas
15
Elaborar el programa
2 personas
16
Recopilar los logotipos de los expositores
17
Hacer señales de aparcamiento y ruta
2 personas
18
Enviar recordatorio a los visitantes
19
Enviar información a los expositores
20
Comprar materiales
3 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Planificar la recepción de las entregas
23
Imprimir listas de inscripción
24
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
25
Preparar carpetas de expositores
2 personas
26
Preparar los números de mesa
27
Cargar las tablets de registro
28
Preparar el punto de café y té
2 personas
29
Guardar el catering en frío
2 personas
30
Instruir al equipo de montaje

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Recibir entregas
3 personas
33
Colocar mesas y sillas
5 personas
34
Instalar soportes para bicicletas
3 personas
35
Colocar los números de stand
3 personas
36
Conectar la corriente
3 personas
37
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
39
Montar el mostrador de información
2 personas
40
Colgar señalización
3 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Preparar aperitivos
3 personas
45
Recibir a los expositores
3 personas
46
Llevar a los expositores a sus stands
3 personas
47
Comprobar la técnica
2 personas
48
Abrir la entrada y el guardarropa
3 personas
49
Registrar a los visitantes
4 personas
50
Informar a los visitantes
2 personas
51
Gestionar el guardarropa
2 personas
52
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
58
Apoyar a los expositores
2 personas
59
Realizar los anuncios
60
Cerrar la entrega a visitantes
2 personas
61
Registrar a los expositores
3 personas
62
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Guardar el catering en un lugar seguro
2 personas
65
Reunir materiales del stand
4 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Apilar mesas y sillas
4 personas
68
Clasificar residuos
3 personas
69
Entregar la ubicación limpia y ordenada
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar el equipo
2 personas
72
Contar los materiales
2 personas
73
Devolver el material prestado
3 personas
74
Guardar la catering sobrante
2 personas
75
Registrar objetos perdidos
76
Atender las preguntas de los visitantes
77
Reunir las facturas de los expositores
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Sillascant. 80
Mesas de registrocant. 2
Mesa informativa
Butacas loungecant. 6
Percheroscant. 2
Portabicicletascant. 40
Papeleracant. 10
Cubos de presentacióncant. 12

Equipo

Tablets de registrocant. 2
Terminal de pago
Impresora
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 20
Alfombrillas para cablescant. 20
Walkie-talkiescant. 6
Altavoz Bluetooth
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Vasoscant. 150
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250

Decoración

Banner de la feriacant. 2
Banners de standcant. 10
Señales direccionalescant. 20
Números de standcant. 30
Ganchos adhesivoscant. 50
Bridascant. 200
Portanombrescant. 100
Pulserascant. 250

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 6

Material deportivo

Bombas de bicicletacant. 4
Multiherramientascant. 4
Soportes para bicicletascant. 10
Correas de amarrecant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de asignar los números de stand. Así el plano, los banners y la guía para expositores se preparan con datos definitivos y no tienes que rehacerlos.
Publica el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Pide desde el principio los datos de contacto, las necesidades eléctricas y las preferencias dietéticas.
Prepara un plano que incluya mesas de exposición, mesas de registro, portabicicletas y rutas de circulación. Comparte la versión final con los expositores al menos 5 días antes para evitar preguntas durante el montaje.
Haz el plan de electricidad antes de colocar los equipos. Cuenta las regletas, enrollacables, alfombrillas para cables y baterías externas; deja libres las zonas de paso y comprueba los puntos de conexión durante el montaje.
Programa la recepción de las entregas y prepara las listas de inscripción, tarjetas de nombre y carpetas de expositores con antelación. Envía un recordatorio a los visitantes entre 24 y 48 horas antes, incluyendo aparcamiento, ruta y horario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bicicletas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y contacta con los expositores al principio; deja las confirmaciones, el plano y el catering cerrados al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los expositores?: Cierra el formulario entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Necesitas ese margen para confirmar participantes, asignar números de stand, recoger preferencias dietéticas y preparar la guía.
¿Qué información deben recibir los expositores antes de la feria?: Envíales la guía y el plano al menos 5 días antes. Incluye el número de stand, horario de montaje, aparcamiento, ruta de acceso, información eléctrica y contacto para incidencias.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una feria de bicicletas?: Pídelo cuando las inscripciones estén casi cerradas, normalmente entre 10 y 14 días antes. Confirma entonces el número de asistentes y las preferencias dietéticas para ajustar cantidades y servicio.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.