Zo organiseer je een festivalrommelmarkt

Begin met datum en locatie, en controleer meteen of je een marktvergunning en verzekering nodig hebt. Daarna werf je verkopers, leg je verkoopvoorwaarden vast en verwerk je de aanmeldingen voordat je de verkoopplaatsen indeelt. Regel bezoekersinformatie, betaalmogelijkheden en de terreinindeling ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: locatie openen, parkeerborden plaatsen, kassa en koeling voorbereiden en het terrein controleren voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Marktvergunning controleren
3
Verzekering controleren
4
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Verkopers werven
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Verkoopplaatsen indelen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Bezoekersinformatie versturen
13
Weersverwachting controleren
14
Verkoperslijst afdrukken
15
Plattegrond afdrukken
16
Contant geld opnemen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Verkoopnummers sorteren
2 personen
20
Kassa voorbereiden
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Tafels schoonmaken
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Parkeerborden plaatsen
2 personen
25
Terrein controleren
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Kramen nummeren
2 personen
30
Stroomkabels aanleggen
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Muziek aansluiten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Ingang inrichten
2 personen
35
Informatiebord plaatsen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Toiletbenodigdheden aanvullen
2 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Eetpunt inrichten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen
42
Verkopers ontvangen
3 personen
43
Verkopers naar kramen wijzen
3 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Laatste veiligheidscontrole
2 personen
46
Kassa openen
2 personen
47
Bezoekers verwelkomen
3 personen
48
Verkoopplaatsen vrijhouden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
54
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
55
Verlichting controleren
56
Muziekvolume controleren
57
Eindtijd aankondigen
58
Verkopers laten afbouwen
3 personen
59
Kassa afsluiten
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
61
Muziek uitschakelen

Nazorg

62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Verlichting afbreken
2 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Terrein vegen
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Servies afwassen
2 personen
70
Koelboxen legen
2 personen
71
Materialen sorteren
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Locatie eindinspecteren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Kasgeld veilig opbergen
2 personen
76
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
77
Afval afvoeren
2 personen
78
Locatie schoon opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 30
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Muziekinstallatie
Microfoon
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Handlampenaantal 4
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffers

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Prijshoudersaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Verkoopnummersaantal 35
Naamstickersaantal 50
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Touwaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Koelkrattenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papierenhanddoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Contantgeldbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de aanmeldingen niet pas tijdens de opbouw om in een indeling. Geef iedere verkoper vooraf een verkoopnummer en druk de verkoperslijst en plattegrond af, zodat je op de ochtend zelf niet hoeft te zoeken.
Controleer de vergunning, verzekering en verkoopvoorwaarden voordat je verkopers werft. Zo voorkom je dat je later plaatsen, openingstijden of toegestane verkoop moet aanpassen.
Maak naast de marktkramen en tafels ook een plan voor kabels en verlichting. Leg verlengkabels onder kabelmatten en houd handlampen of batterijlantaarns achter de hand als de opbouw vroeg begint of de markt tot laat duurt.
Bereid de kassa voor met zowel een pinapparaat als contant geld. Test het pinapparaat vóór opening en wijs één persoon aan die verkoopnummers, betalingen en vragen over reserveringen kan afhandelen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafelkleden, prijshouders en informatieborden pas neer nadat je hebt bepaald hoe wind en regen de verkoopplaatsen beïnvloeden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een festivalrommelmarkt organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Gebruik de resterende weken voor vergunning en verzekering, verkoperswerving, aanmeldingen, verkoopvoorwaarden en bezoekersinformatie; reserveer de laatste 2 dagen voor weerscontrole en praktische voorbereiding.
Hoeveel verkopers passen er op een festivalrommelmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de afmetingen van de marktkramen, tafels en looproutes. Maak eerst een plattegrond met vaste verkoopplaatsen en houd minimaal één duidelijke route naar informatie, kassa en uitgang vrij voordat je het definitieve aantal bepaalt.
Wanneer moet ik verkopers hun verkoopplaats sturen?: Stuur de verkoopplaats en bezoekersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld het verkoopnummer, de aankomsttijd, de parkeerroute en wat zij zelf moeten meenemen, zodat er op de dag zelf minder vragen ontstaan.
Wat moet ik op de ochtend van een festivalrommelmarkt controleren?: Open de locatie ruim vóór de eerste verkopers arriveren en controleer terrein, parkeerborden, stroom, kassa, pinapparaat, koelboxen en EHBO-koffers. Plan minstens 60 minuten voor deze controle en houd daarna tijd over voor het plaatsen van verkoopnummers en informatieborden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.