Cómo organizar un mercadillo de festival sin improvisar

Un mercadillo de festival empieza mucho antes de montar las carpas. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba el permiso del mercado y el seguro, y redacta unas condiciones de venta claras. Después recluta vendedores, gestiona las inscripciones y organiza los puestos según el espacio disponible. En la última semana conviene cerrar reservas, enviar la información a visitantes y revisar el pronóstico. El día del evento, la caja, la señalización, la iluminación y la inspección del recinto deben estar listas antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar el permiso de mercado
3
Comprobar el seguro
4
Redactar las condiciones de venta
2 personas
5
Reclutar vendedores
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el evento en línea
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Organizar los puestos de venta
2 personas
11
Hacer reservas
12
Enviar información a los visitantes
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Imprimir lista de vendedores
15
Imprimir el plano
16
Retirar dinero en efectivo
17
Hacer la compra
3 personas
18
Reunir los materiales
3 personas
19
Ordenar los números de venta
2 personas
20
Preparar la caja registradora
2 personas
21
Llenar las neveras portátiles
2 personas
22
Limpiar las mesas
2 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
25
Inspeccionar el recinto
2 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Numerar los puestos
2 personas
30
Tender los cables de alimentación
2 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Conectar la música
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Montar la entrada
2 personas
35
Colocar el cartel informativo
36
Comprobar los baños
2 personas
37
Reponer los artículos del baño
2 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Montar el punto de comida
3 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar los aperitivos
3 personas
42
Recibir a los vendedores
3 personas
43
Indicar a los vendedores sus puestos
3 personas
44
Registrar la asistencia
2 personas
45
Última revisión de seguridad
2 personas
46
Abrir la caja
2 personas
47
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
48
Reservar los puestos de venta
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
54
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
55
Comprobar la iluminación
56
Comprobar el volumen de la música
57
Anunciar la hora de finalización
58
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
59
Cerrar la caja
2 personas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
61
Apagar la música

Seguimiento

62
Desmontar las carpas
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar la iluminación
2 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Barrer el recinto
3 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Lavar la vajilla
2 personas
70
Vaciar neveras portátiles
2 personas
71
Clasificar los materiales
3 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Inspección final del recinto
2 personas
74
Registrar objetos perdidos
75
Guardar el efectivo de caja en un lugar seguro
2 personas
76
Enfriar la comida sobrante
2 personas
77
Retirar los residuos
2 personas
78
Dejar el recinto limpio
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 30
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Caja registradora
Máquina de sellado
Instalación de sonido
Micrófono
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Linternas de manocant. 4
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilios

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LED de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Portaprecioscant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 4
Números de ventacant. 35
Pegatinas con nombrecant. 50
Bolígrafoscant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Cuerdacant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cajas isotérmicascant. 4
Bandejascant. 6
Tablas de cortarcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sprays de limpiezacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Cajas para dinero en efectivocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el seguro antes de invitar a vendedores. Incluye las condiciones de venta en la invitación para evitar cambios de última hora sobre horarios, puestos o cobros.
No esperes al día anterior para organizar los puestos. Asigna cada vendedor a un número, prepara el plano y deja impresas tanto la lista de vendedores como las indicaciones para visitantes.
Haz una revisión técnica con tiempo: prueba la caja registradora, la instalación de sonido, el micrófono, las máquinas de café y las conexiones eléctricas. Protege los cables con alfombrillas para evitar tropiezos.
Calcula la apertura como una fase independiente del montaje. Coloca primero las carpas, mesas, puestos, carteles direccionales y números de venta; después llena las neveras portátiles y prepara la caja.
Revisa el recinto justo antes de abrir y vuelve a comprobarlo al cerrar. Comprueba aparcamiento, extintores, botiquines, iluminación y que no queden cables, residuos ni dinero sin recoger.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de festival?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos y seguro, y reclutar vendedores. Reserva la última semana para cerrar inscripciones, imprimir el plano y enviar la información final.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercadillo?: Deja reunidos los materiales, ordenados los números de venta e impresos el plano y la lista de vendedores. También conviene revisar la previsión meteorológica, preparar la caja registradora y confirmar reservas y preferencias dietéticas.
¿Cómo se organizan los puestos de un mercadillo?: Asigna un número a cada vendedor y colócalo en un plano antes de montar. Reserva pasillos claros y separa las zonas de venta, cobro, visitantes y aparcamiento para que las señales sean fáciles de seguir.
¿Qué se suele olvidar en un mercadillo de festival?: A menudo se olvidan las condiciones de venta por escrito, la señalización de aparcamiento y la iluminación para el desmontaje. Comprueba también que haya cables alargadores, regletas, alfombrillas para cables, extintores y botiquines antes de abrir.

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