Zo organiseer je een farmaceutisch congres

Begin met het programma en de datum, niet met de uitnodiging. Leg daarna sprekers, locatie, catering en techniek vast, zodat je weet welke informatie deelnemers krijgen en welke voorzieningen nodig zijn. Open het aanmeldformulier zodra het programma voldoende staat en verzamel dieetwensen, presentaties en sprekersinformatie centraal. In de laatste week controleer je deelnemersaantallen, badges, zaalindeling en apparatuur. Op de congresdag zelf draait alles om een duidelijke registratie, een geteste presentatieopstelling en een aanspreekpunt voor leveringen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
5
Techniek reserveren
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Sprekersinformatie verzamelen
10
Presentaties verzamelen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Naambadges maken
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Catering aantallen bevestigen
16
Parkeerinformatie versturen
17
Programma afdrukken
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Presentaties klaarzetten
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Leveringen aannemen
2 personen
23
Zaalindeling uitzetten
3 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Registratietafel plaatsen
2 personen
26
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
27
Beamer en scherm opstellen
2 personen
28
Microfoons aansluiten
2 personen
29
Presentaties testen
2 personen
30
Wifi en techniek testen
2 personen
31
Cateringbuffet inrichten
3 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
33
Badges en programma's uitstallen
2 personen

Event

34
Sprekers ontvangen
2 personen
35
Deelnemers registreren
4 personen
36
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
37
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
38
Tijdschema bewaken
39
Sprekers begeleiden
2 personen
40
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
41
Koffiepauze serveren
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Buffet aanvullen
3 personen
44
Diner serveren
5 personen
45
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
46
Vragenmicrofoon bedienen
47
Pauzeruimtes schoonhouden
2 personen
48
Afsluitende borrel serveren
4 personen
49
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Restanten veilig koelen
2 personen
51
Servies verzamelen
3 personen
52
Afval verzamelen
3 personen
53
Meubilair afbouwen
4 personen
54
Techniek uitschakelen
2 personen
55
Zaal schoonmaken
4 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Locatie opleveren
2 personen
58
Techniek retourneren
2 personen
59
Meubilair retourneren
2 personen
60
Facturen controleren
61
Bedankbericht versturen
62
Presentaties nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Lessenaar
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Wifi-hotspot
Mobiele opladersaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 140
Dinerbordenaantal 140
Dessertbordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffielepelsaantal 140
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Tafelkleedaantal 14
Naamkaartstandaardsaantal 6
Routebordjesaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Registratie

Naambadgehoudersaantal 120
Badgeclipsaantal 120
Pennenaantal 40
Clipboardmappenaantal 6
Printpapieraantal 2
Programmamappenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Pijlenstickersaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de spreektijden eerst vast. Plan per spreker een duidelijke aanlevertermijn voor de presentatie, bijvoorbeeld uiterlijk 7 dagen vóór het congres, zodat je bestanden kunt controleren en op de congreslaptop kunt klaarzetten.
Reserveer techniek pas nadat je de zaal en het programma kent. Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons, mengpaneel en presentatieklikker minimaal 1 dag vooraf; neem een USB-stick en een tweede laptop mee als reserve.
Sluit de deelnemersregistratie niet af op basis van een schatting. Bevestig catering aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf en maak daarna de deelnemerslijst en naambadges definitief.
Stuur parkeerinformatie en het programma tegelijk met de praktische deelnemersinformatie. Verstuur die uiterlijk 3 dagen vóór het congres, zodat bezoekers weten waar ze binnenkomen en hoe laat registratie opent.
Plan de opbouw achteruit vanaf de ontvangst van de eerste deelnemer. Zet registratietafels, stoelen en de zaalindeling eerder klaar dan de presentatieapparatuur, en houd minstens 60 minuten over voor een volledige techniekcheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een farmaceutisch congres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra het programma grotendeels vaststaat; voor populaire locaties kan dat al 4 maanden van tevoren nodig zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een farmaceutisch congres?: Stuur een eerste uitnodiging ongeveer 8 tot 10 weken vooraf als datum en hoofdprogramma bekend zijn. Verstuur praktische informatie, parkeerinformatie en het definitieve programma opnieuw uiterlijk 3 dagen vóór het congres.
Wanneer moet je presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vóór het congres op en controleer ze op bestandsformaat, beeldverhouding en eventuele video. Zet de definitieve bestanden uiterlijk de dag ervoor op de congreslaptop en bewaar een kopie op een USB-stick.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een farmaceutisch congres?: Plan minimaal 2 uur voor zaalindeling, stoelen, registratietafels, leveringen en presentatieapparatuur. Reserveer daarna nog minstens 60 minuten voor een volledige geluids- en beeldtest voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.