Einen pharmazeutischen Kongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem pharmazeutischen Kongress müssen Programm, Referenten, Technik und Teilnehmerverwaltung früh zusammenpassen. Beginnen Sie mit Datum und Ablauf, reservieren Sie danach Location, Catering und Technik und öffnen Sie die Anmeldung erst mit belastbaren Informationen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Ernährungswünsche, Namensschilder und die Teilnehmerzahl. Am Veranstaltungstag brauchen Registrierung, Aufbau und Technik einen eigenen Zeitplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Referenten bestätigen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Catering reservieren
- 5
Technik reservieren
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Sprecherinformationen sammeln
- 10
Präsentationen sammeln
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 15
Catering-Mengen bestätigen
- 16
Parkinformationen versenden
- 17
Programm drucken
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 23
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
- 26
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 27
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 28
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 29
Präsentationen testen
2 Personen
- 30
WLAN und Technik testen
2 Personen
- 31
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 33
Badges und Programme auslegen
2 Personen
Event
- 34
Referenten empfangen
2 Personen
- 35
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 36
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 37
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 38
Zeitplan überwachen
- 39
Redner betreuen
2 Personen
- 40
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 41
Kaffeepause servieren
4 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Buffet auffüllen
3 Personen
- 44
Abendessen servieren
5 Personen
- 45
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 46
Fragemikrofon bedienen
- 47
Pausenräume sauber halten
2 Personen
- 48
Abschlusstrunk servieren
4 Personen
- 49
Verabschiedung der Teilnehmer begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 50
Reste sicher kühlen
2 Personen
- 51
Geschirr sammeln
3 Personen
- 52
Abfall sammeln
3 Personen
- 53
Mobiliar abbauen
4 Personen
- 54
Technik ausschalten
2 Personen
- 55
Saal reinigen
4 Personen
- 56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 57
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 58
Technik zurückbringen
2 Personen
- 59
Möbel zurückgeben
2 Personen
- 60
Rechnungen prüfen
- 61
Dankesnachricht versenden
- 62
Präsentationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 12
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Rednertisch
- BühnenelementeAnz. 4
- Pult
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopsAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- WLAN-Hotspot
- Mobile LadegeräteAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 140
- KaffeetassenAnz. 140
- Dinner-TellerAnz. 140
- DesserttellerAnz. 140
- BestecksetsAnz. 140
- KaffeelöffelAnz. 140
- ServierplattenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- TeekannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 12
- ScherenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- KongressbannerAnz. 2
- TischdeckeAnz. 14
- NamenskartenständerAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 120
- Badge-ClipsAnz. 120
- StifteAnz. 40
- KlemmbrettmappenAnz. 6
- DruckpapierAnz. 2
- ProgrammhefteAnz. 120
- NotizblöckeAnz. 120
- PfeilaufkleberAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum und Programm mindestens 12 Wochen vorher fest. Bestätigen Sie Referenten schriftlich und sammeln Sie Titel, Kurzbiografie und Präsentation spätestens 14 Tage vor dem Kongress.
- Reservieren Sie Location, Catering und Technik in derselben Planungsphase. Prüfen Sie vorab, ob Raum, Bühne, Pult, Projektionsleinwand, Beamer und Funkmikrofone tatsächlich zusammenpassen.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular erst, wenn Programm, Referenten und Parkinformationen feststehen. Schließen Sie die Teilnehmerliste 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress, damit Namensschilder und Cateringmengen rechtzeitig angepasst werden können.
- Fordern Sie Ernährungswünsche mit der Anmeldung ab und geben Sie die finalen Mengen mindestens 3 Werktage vorher an das Catering. Planen Sie Wassergläser, Kaffee- und Teekannen sowie Geschirr nicht nur für die Mahlzeit, sondern auch für Pausen ein.
- Planen Sie am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für Lieferungen, Raumaufteilung, Stühle, Registrierungstisch und Technik ein. Testen Sie Präsentationslaptops, HDMI-Kabel, Klicker, Mikrofone und WLAN vor dem Einlass; ein USB-Stick mit allen Präsentationen dient als Reserve.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen pharmazeutischen Kongress organisieren?
- Beginnen Sie etwa 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Programm und Referenten. Location, Catering und Technik sollten spätestens 10 bis 12 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
- Wann sollte die Anmeldung für einen pharmazeutischen Kongress geöffnet werden?
- Öffnen Sie die Anmeldung, sobald Programm, Referenten und Veranstaltungsort bestätigt sind, idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. Schließen Sie sie 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung für die finale Planung.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines pharmazeutischen Kongresses?
- Planen Sie mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Lieferungen, Bestuhlung, Registrierung und Technik ein. Bei Bühne, mehreren Mikrofonen oder umfangreicher Projektion sind 3 Stunden sicherer.
- Wann müssen Präsentationen für einen Kongress vorliegen?
- Fordern Sie die Präsentationen spätestens 14 Tage vorher an und prüfen Sie sie 2 bis 3 Werktage vor dem Kongress erneut. Speichern Sie alle Dateien zusätzlich auf einem USB-Stick und einem vorbereiteten Laptop.
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