Zo organiseer je een fanconventie zonder gaten in het programma

Begin een fanconventie niet met decoratie, maar met datum, locatie en capaciteit. Daarna leg je het programma vast, benader je gasten en panelleden en nodig je standhouders uit. Zodra het aanmeldformulier werkt, kun je bezoekers, dieetwensen en vrijwilligers bijhouden. Plan techniek, plattegrond en entreebalie ruim vooraf; op de dag zelf moeten microfoons, projector, stands en routebordjes al getest en geplaatst zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Gasten en panelleden benaderen
2 personen
4
Standhouders uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sociale media aankondiging plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Catering bestellen
2 personen
13
Plattegrond uitwerken
2 personen
14
Standindeling bevestigen
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Routebordjes maken
2 personen
18
Quizvragen voorbereiden
2 personen
19
Prijzentafel samenstellen
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
25
Entreebalie opbouwen
2 personen
26
Standplaatsen markeren
3 personen
27
Decoratie ophangen
4 personen
28
Podiumzone inrichten
3 personen
29
Projector en scherm plaatsen
2 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
31
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Goodiebags vullen
4 personen
36
Quizruimte klaarzetten
2 personen
37
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Briefing van vrijwilligers
3 personen
40
Gasten ontvangen
2 personen

Event

41
Registratiebalie bemannen
3 personen
42
Bezoekers verwelkomen
2 personen
43
Programma toelichten
44
Panelgesprek begeleiden
2 personen
45
Handtekeningensessie begeleiden
3 personen
46
Cosplaywedstrijd begeleiden
4 personen
47
Pauzehapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Standhouders ondersteunen
2 personen
50
Quizronde presenteren
2 personen
51
Prijzen uitreiken
2 personen
52
Fotohoek begeleiden
2 personen
53
Avondprogramma presenteren
2 personen
54
Laatste bestelling aankondigen
55
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
56
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Decoratie verwijderen
4 personen
59
Standmaterialen verzamelen
3 personen
60
Afval inzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Apparatuur retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
68
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 170
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Spreektafel
Kleedkamerschermaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Themadecoratieaantal 12
Postersaantal 20
Bannersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 18
Fotowand
Decoratieve rekwisietenaantal 15
Papiertapeaantal 8
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Scharenaantal 8
Stiftenaantal 24
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4

Catering

Goodiebagsaantal 170
Naamkaartjesaantal 220
Polsbandjesaantal 220
Stembiljettenaantal 200
Quizformulierenaantal 100
Pennenaantal 80
Prijzenaantal 12
Polaroidfilmaantal 6
Consumptiemuntenaantal 500
Boodschappen
Stemurneaantal 2
Clipboardsaantal 20
Presentatiestandaardsaantal 12
Kassadozenaantal 3
Polaroidcamera
Pionnenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer per panel niet alleen de spreektijd, maar ook minimaal 15 minuten voor vragen en wisselen van zaal.
Test techniek uiterlijk één dag vooraf met de laptop, projector, luidsprekers, microfoons en het mengpaneel. Neem verlengkabels, stekkerdozen en een USB-stick met het programma mee.
Maak de plattegrond op basis van bezoekersstromen: zet de entreebalie, garderoberekken en standhouders zo neer dat wachtrijen de doorgang niet blokkeren. Bevestig de standindeling minimaal een week voor de conventie.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 5 werkdagen voor de cateringbestelling door. Houd bij de entree een aparte lijst klaar voor wijzigingen op de dag zelf.
Werk met een draaiboek per uur en wijs per onderdeel één vrijwilliger aan. Print meerdere exemplaren, inclusief routebordjes, naambadges en het contactoverzicht voor gasten, panelleden en standhouders.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fanconventie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en gasten. Stuur uitnodigingen en open de aanmeldingen zodra de eerste onderdelen vaststaan; plan de technische test uiterlijk 1 dag voor de conventie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fanconventie?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, naast een coördinator. Bij 120 bezoekers heb je dus ongeveer 3 tot 5 vrijwilligers nodig voor entree, zalen, stands en praktische hulp.
Wanneer moet je panelleden en standhouders uitnodigen?: Benader panelleden en standhouders 3 tot 4 maanden vooraf, zodat je programma en plattegrond tijdig kunt afronden. Vraag uiterlijk 2 weken voor de conventie om definitieve namen, benodigdheden en aankomsttijden.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een fanconventie?: Voor één panelruimte heb je minimaal een laptop, projector, scherm, luidsprekers en 2 microfoons nodig; bij meerdere ruimtes heb je per ruimte een vergelijkbare set nodig. Test alle aansluitingen uiterlijk 24 uur vooraf en leg reservekabels klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.