Fanconvention organisieren: der praktische Ablauf
Eine Fanconvention steht und fällt mit einem klaren Ablauf und zuverlässiger Technik. Lege zuerst Datum und Ort fest, bevor du Programm, Gäste, Händler und Anmeldung planst. Danach folgen Einladungen, Helfer, Catering und der Lageplan. Am Veranstaltungstag brauchst du feste Zuständigkeiten für Einlass, Bühne, Stände und Technik – besonders dann, wenn mehrere Programmpunkte parallel laufen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Gäste und Podiumsteilnehmer ansprechen
2 Personen
- 4
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Social-Media-Ankündigung posten
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Catering bestellen
2 Personen
- 13
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 14
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
- 15
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Wegweiser erstellen
2 Personen
- 18
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
- 19
Preistisch zusammenstellen
2 Personen
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 25
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 26
Standplätze markieren
3 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 28
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 29
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 30
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 31
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
- 32
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 35
Goodie-Bags füllen
4 Personen
- 36
Quizraum vorbereiten
2 Personen
- 37
Preistisch aufstellen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
- 39
Einweisung der Freiwilligen
3 Personen
- 40
Gäste empfangen
2 Personen
Event
- 41
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 42
Besucher begrüßen
2 Personen
- 43
Programm vorstellen
- 44
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 45
Autogrammstunde begleiten
3 Personen
- 46
Cosplay-Wettbewerb betreuen
4 Personen
- 47
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 50
Quizrunde moderieren
2 Personen
- 51
Preise überreichen
2 Personen
- 52
Fotoecke betreuen
2 Personen
- 53
Abendprogramm moderieren
2 Personen
- 54
Letzte Bestellung ankündigen
- 55
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 56
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Geräte ausschalten
2 Personen
- 58
Dekoration entfernen
4 Personen
- 59
Standmaterial sammeln
3 Personen
- 60
Müll einsammeln
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 65
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 68
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 170
- StehtischeAnz. 8
- HockerAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 3
- AbsperrpfostenAnz. 12
- BühnenelementeAnz. 6
- Rednertisch
- UmkleideschirmAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 4
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- USB-SticksAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielampenAnz. 8
Dekoration
- ThemendekorationAnz. 12
- PosterAnz. 20
- BannerAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 18
- Fotowand
- Dekorative RequisitenAnz. 15
- PapierklebebandAnz. 8
- GewebeklebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 200
- ScherenAnz. 8
- StifteAnz. 24
- KabelbinderAnz. 100
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 220
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
Catering
- GoodiebagsAnz. 170
- NamensschilderAnz. 220
- ArmbänderAnz. 220
- StimmzettelAnz. 200
- QuizformulareAnz. 100
- StifteAnz. 80
- PreiseAnz. 12
- Polaroid-FilmAnz. 6
- VerzehrmarkenAnz. 500
- Einkäufe
- StimmurneAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 20
- PräsentationsständerAnz. 12
- KassierboxenAnz. 3
- Polaroidkamera
- KegelAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- HandtuchrollenAnz. 8
Tipps
- Plane das Programm erst, wenn Raumgröße und verfügbare Technik feststehen. Für Podiumsrunden solltest du Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und einen Rednertisch einplanen; teste alles spätestens am Vortag vollständig.
- Verschicke Einladungen und die Social-Media-Ankündigung mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Convention. Setze für Anmeldungen ein klares Enddatum, damit Ernährungswünsche und Sitzplätze rechtzeitig beim Catering berücksichtigt werden können.
- Bestätige die Standaufteilung spätestens 10 Tage vorher und verschicke einen Lageplan. So wissen Standbetreiber, Gäste und Helfer, wo Eingang, Bühne, Garderobe, Fotowand und Fluchtwege liegen.
- Rekrutiere pro Schicht mindestens 2 Helfer für den Eingang und zusätzlich 1 verantwortliche Person für die Technik. Namensschilder, Wegweiser und ausgedruckte Drehbücher werden häufig erst am Veranstaltungstag gesucht – bereite sie vorher in getrennten Umschlägen vor.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Einlass. Baue zuerst Eingangstresen, Tische und Stühle auf, danach Bühne und Stände; prüfe anschließend Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel mit dem tatsächlichen Ablauf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Fanconvention organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Datum und Ort sollten zuerst feststehen; Gäste, Podiumsteilnehmer und Standbetreiber brauchen danach mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Fanconvention?
- Plane mindestens 1 Helfer pro 30 bis 40 erwartete Besucher sowie 2 Personen für den Eingang je Schicht ein. Für Bühne und Technik sollte während des Programms zusätzlich 1 feste Ansprechperson zuständig sein.
- Wann sollte man das Catering für eine Fanconvention bestellen?
- Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher. Schließe die Erfassung von Allergien und Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vor dem Termin ab, damit die Mengen angepasst werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fanconvention?
- Für Eingang, Bestuhlung, Stände, Bühne, Dekoration und Technik solltest du mindestens 2 Stunden Aufbauzeit einplanen. Bei mehreren Bühnen oder vielen Standplätzen sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
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