Zo organiseer je een familiemuziekavond

Begin met de datum, locatie en muzikanten; pas daarna leg je het programma en de praktische uitvoering vast. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en noodcontacten, zodat je niet vlak voor de avond hoeft na te bellen. Plan tijd voor een technische doorloop: microfoons, actieve speakers, mengpaneel en instrumentkabels vragen meer aandacht dan alleen aansluiten. Op de dag zelf werk je van ruimte en techniek naar eten en ontvangst. Met deze volgorde voorkom je dat optredens beginnen terwijl stoelen, buffet of geluid nog niet klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Muzikanten bevestigen
6
Optredens indelen
2 personen
7
Reservering locatie maken
8
Geluidsset reserveren
9
Programma afdrukken
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
12
Noodcontacten noteren
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Houdbare voorraad klaarzetten
16
Verse ingrediënten controleren
17
Versiering voorbereiden
2 personen
18
Optredens technisch doornemen
3 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimte ventileren
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
24
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Verlichting instellen
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Buffet klaarzetten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
32
Gasten ontvangen
2 personen
33
Programma toelichten
34
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
35
Buffet serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes aanvullen
2 personen
38
Open muziekronde begeleiden
2 personen
39
Laatste optreden aankondigen
40
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

41
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
42
Eten veilig opbergen
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Geluidsset inpakken
2 personen
48
Geluidsset retourneren
49
Decoratie afbreken
2 personen
50
Gevonden voorwerpen verzamelen
51
Overgebleven eten verdelen
2 personen
52
Lege verpakkingen wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Soeppannenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Snijplanken voor broodaantal 3
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 6
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6
Verlengbare lampkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Papieren slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Handvegersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig muzikanten en deel de optredens uiterlijk 1 week vooraf in. Verzamel muziekbestanden tegelijk, zodat je tijdens de technische doorloop niet nog naar ontbrekende nummers hoeft te zoeken.
Maak de definitieve gastenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en tel borden, glazen, stoelen en kopjes opnieuw. Reken per aangemelde gast op één dinerbord, één glas en één stoel; voor kinderen en muzikanten geldt dezelfde telling.
Reserveer voor de opbouw minimaal 2 uur vóór ontvangst. Gebruik het eerste uur voor ventileren, tafels en stoelen, en houd minstens 30 minuten over om microfoons, speakers, mengpaneel en kabels te testen.
Zet houdbare voorraad en servies de avond ervoor klaar, maar controleer verse ingrediënten op de ochtend zelf. Koelboxen, soeppannen, thermoskannen en serveerschalen worden vaak pas gemist wanneer het buffet al moet openen.
Druk het programma pas af nadat de volgorde van de optredens definitief is. Leg daarnaast reservebatterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen bij de geluidsset; een ontbrekende stroomaansluiting kan de start met 15 minuten vertragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiemuziekavond organiseren?: Leg datum, locatie en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren, zodat je dieetwensen en aanmeldingen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een familiemuziekavond op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en technische controle. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige doorloop van microfoons, actieve speakers, muziekbestanden en optredens.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst voor een familiemuziekavond?: Sluit de aanmeldingen 3 dagen vóór de avond en maak daarna de definitieve gastenlijst. Gebruik die lijst direct om stoelen, servies, buffetporties en dieetwensen te controleren.
Hoe test je het geluid voor een familiemuziekavond?: Sluit het mengpaneel, de actieve speakers, microfoons en instrumentkabels minstens 30 minuten vóór ontvangst aan. Test elke microfoon en elk optreden afzonderlijk en houd reservebatterijen en extra verlengsnoeren binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.