Organiser une soirée musicale en famille sans stress

Une soirée musicale en famille repose sur deux préparations menées en parallèle : l’accueil des invités et la technique des spectacles. Commencez par confirmer la date, le lieu et les musiciens, puis centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et les prestations prévues. La semaine précédente, verrouillez les courses, le programme et les fichiers musicaux. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer la salle, raccorder l’audio et tester chaque microphone avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les musiciens
6
Répartir les prestations
2 personnes
7
Faire la réservation du lieu
8
Réserver le matériel de sonorisation
9
Imprimer le programme
10
Établir la liste définitive des invités
11
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
12
Noter les contacts d’urgence
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre en place les stocks non périssables
16
Vérifier les ingrédients frais
17
Préparer la décoration
2 personnes
18
Passer en revue la technique des spectacles
3 personnes

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Aérer la salle
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Raccorder le matériel audio
3 personnes
24
Installer les instruments de musique
2 personnes
25
Tester les microphones
2 personnes
26
Régler l’éclairage
2 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Mettre le buffet en place
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Aménager la table d'accueil
2 personnes
32
Accueillir les invités
2 personnes
33
Présenter le programme
34
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
35
Servir le buffet
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
38
Animer la ronde musicale d’ouverture
2 personnes
39
Annoncer le dernier numéro
40
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

41
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
42
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Nettoyer le lieu
3 personnes
47
Ranger le matériel de sonorisation
2 personnes
48
Renvoyer le matériel de sonorisation
49
Démonter la décoration
2 personnes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Distribuer les restes
2 personnes
52
Évacuer les emballages vides
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Table de buffetqté 2
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Casseroles à soupeqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Planches à découper pour le painqté 3
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 6
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6
Câbles de lampe extensiblesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes en papierqté 8
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seauxqté 2
Balais à mainqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les musiciens et répartissez les prestations au moins 3 semaines avant la soirée. Demandez à chacun la durée de son passage, ses besoins en câbles et les fichiers musicaux à utiliser.
Clôturez les inscriptions 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors établir la liste définitive des invités, noter les contacts d’urgence et adapter les quantités de repas aux besoins alimentaires recueillis.
Faites les courses 1 à 2 jours avant, mais installez les stocks non périssables plus tôt. Vérifiez les ingrédients frais le jour précédent et regroupez le buffet, les ustensiles de service et les boissons au même endroit.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des familles. Aérez la salle, installez les tables et les chaises, puis gardez un espace dégagé pour les musiciens et les passages entre les rangées.
Réservez 45 à 60 minutes pour la technique, même si le matériel a déjà servi. Raccordez la table de mixage, les microphones et les instruments, testez chaque entrée et gardez des piles de rechange à portée de main.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée musicale en famille ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant la soirée afin de finaliser les invités, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la sonorisation ?: Comptez au minimum 45 minutes pour raccorder la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles et les instruments. Ajoutez 15 minutes pour tester chaque microphone et corriger les problèmes de volume ou de branchement.
Quand confirmer les prestations des musiciens ?: Confirmez la répartition des prestations au moins 3 semaines avant l’événement. Demandez ensuite les fichiers musicaux définitifs et préparez le programme imprimé au plus tard la veille.
Quand faire les courses pour une soirée musicale en famille ?: Achetez les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et les produits frais 1 à 2 jours avant. Faites une dernière vérification des ingrédients frais le jour précédent, avant de préparer la salle.

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