Zo organiseer je een familiefestival

Begin met datum en locatie en werk daarna in vaste volgorde naar het programma, de activiteiten en de gastenlijst. Bij een familiefestival lopen voorbereiding voor kinderen, volwassenen, eten en buitenruimte door elkaar. Leg daarom vroeg vast wie waarvoor verantwoordelijk is en verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen. In de laatste week draait het vooral om bevestigingen, materiaalcontrole, weersverwachting en een draaiboek dat ook op locatie bruikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Activiteiten selecteren
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen maken
9
Leveranciers bevestigen
10
Vergunningen controleren
11
Weersverwachting volgen
12
Definitieve gastenlijst maken
13
Allergieën aan leveranciers doorgeven
14
Draaiboek afdrukken
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Plattegrond afdrukken
17
Spelmateriaal controleren
2 personen
18
Muziek afspeellijst maken
19
Prijzen voor spellen klaarzetten
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Naamkaartjes sorteren
25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen aannemen
2 personen
27
Terrein inspecteren
2 personen
28
Partytenten opbouwen
5 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Bar inrichten
3 personen
33
Spelstations opbouwen
4 personen
34
Kinderhoek inrichten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Verlichting plaatsen
3 personen
38
Wegwijzers plaatsen
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
42
Hapjes op schalen leggen
3 personen
43
Teambriefing houden
6 personen

Event

44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Aanmeldingen afvinken
2 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
49
Spelronde begeleiden
3 personen
50
Muziek verzorgen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Tafels afruimen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Spelmaterialen aanvullen
2 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
61
Avondprogramma begeleiden
3 personen
62
Laatste ronde aankondigen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Partytenten afbreken
5 personen
69
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
70
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
71
Verlichting verwijderen
3 personen
72
Servies en keuken schoonmaken
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Afval afvoeren
2 personen
75
Geleende spullen sorteren
2 personen
76
Materialen retourneren
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Picknickkleedaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Parasolaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Waterballonnenaantal 200
Ringwerpsetaantal 2
Zakloopzakkenaantal 8
Stoepkrijtaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalknijperaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een programma met duidelijke tijdsblokken voor activiteiten, eten en pauzes. Reserveer per onderdeel minstens 15 minuten uitloop; kinderen en wissels tussen activiteiten kosten vaak meer tijd dan verwacht.
Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en allergieën te verzamelen. Geef wijzigingen uiterlijk 7 dagen voor het festival door aan leveranciers, zodat hapjes en maaltijden niet op het laatste moment aangepast hoeven te worden.
Controleer de buitenopstelling aan de hand van een plattegrond: partytenten, tafels, stoelen, statafels en picknickkleden moeten looproutes en speelruimte niet blokkeren. Houd voor slecht weer een overdekte plek achter de hand voordat je de definitieve indeling maakt.
Plan eten en drinken niet alleen op het menu, maar ook op temperatuur en timing. Koel dranken vooraf, gebruik koelboxen voor wat koud moet blijven en zet thermoskannen, waterkokers, koffiezetapparaten en warmhoudbakken klaar op een plek met stroom en voldoende werkruimte.
Doe de laatste controle met een afvinklijst: spelmateriaal, prijzen, naamkaartjes, servies, opscheplepels, tangen en serveerschalen. Druk het draaiboek en de plattegrond af en wijs vóór opening iemand aan die de locatie opent en het programma bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiefestival organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en uitnodigingen. Controleer vergunningen en reserveringen in dezelfde eerste 2 weken; leveranciers en activiteiten zijn dan nog beter bij te sturen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een familiefestival versturen?: Verstuur ze 6 tot 8 weken vooraf en vraag om een aanmelding uiterlijk 3 weken voor het festival. Gebruik de laatste week voor de definitieve gastenlijst, naamkaartjes en het doorgeven van allergieën aan leveranciers.
Hoeveel tijd heb je nodig om een familiefestival op te bouwen?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor het openen van de locatie, het plaatsen van tenten en tafels, het klaarzetten van spelmateriaal en het opbouwen van buffet en drank. Plan daarna nog 30 minuten voor een controle met draaiboek en plattegrond.
Wat moet je doen als het regent tijdens een familiefestival?: Volg vanaf 7 dagen vooraf dagelijks de weersverwachting en bepaal uiterlijk 48 uur vooraf welke activiteiten naar binnen of onder een partytent gaan. Zet tafels, servies, serveerschalen en spelmateriaal zo neer dat één overdekte route bruikbaar blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.