Cómo organizar un festival familiar sin perder el control

Organizar un festival familiar requiere más que elegir juegos y preparar comida. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y el programa; después controla las inscripciones, las necesidades dietéticas, los proveedores y los permisos. La semana anterior debes confirmar el número final de invitados y revisar la previsión del tiempo. El día del evento, deja el montaje, las bebidas frías y las actividades preparados antes de que llegue la primera familia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Elaborar el programa
2 personas
3
Seleccionar actividades
2 personas
4
Redactar invitaciones
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer reservas
9
Confirmar proveedores
10
Comprobar permisos
11
Seguir la previsión del tiempo
12
Hacer la lista definitiva de invitados
13
Comunicar las alergias a los proveedores
14
Imprimir el plan de trabajo
15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
16
Imprimir el plano
17
Comprobar el material de juego
2 personas
18
Crear lista de reproducción
19
Preparar los premios para los juegos
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Clasificar las tarjetas con nombres
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Recibir las entregas
2 personas
27
Inspeccionar el recinto
2 personas
28
Montar las carpas
5 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar mesas de buffet
3 personas
31
Montar el punto de café
2 personas
32
Montar la barra
3 personas
33
Montar estaciones de juegos
4 personas
34
Montar el rincón infantil
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Instalar la iluminación
3 personas
38
Colocar señalizadores
2 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Disponer los platos del bufé
4 personas
42
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
43
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Marcar las inscripciones
2 personas
46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
48
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
49
Coordinar la ronda del juego
3 personas
50
Proporcionar la música
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
3 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Abrir el buffet
2 personas
55
Reponer el bufé
3 personas
56
Servir comidas especiales
2 personas
57
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
58
Lavar la vajilla
3 personas
59
Reponer materiales de juego
2 personas
60
Gestionar la entrega de premios
2 personas
61
Coordinar el programa de la noche
3 personas
62
Anunciar la última ronda
63
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

64
Guardar los restos refrigerados
2 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Desmontar las carpas
5 personas
69
Reunir el material de juego
3 personas
70
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
71
Retirar la iluminación
3 personas
72
Limpiar la vajilla y la cocina
3 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Retirar los residuos
2 personas
75
Clasificar los artículos prestados
2 personas
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Sillas plegablescant. 90
Mesas altascant. 6
Manta de picniccant. 8
Mantelescant. 16
Parasolcant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 3

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externas recargablescant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Señales de orientacióncant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Frisbeescant. 6
Cuerdas para saltarcant. 8
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Globos de aguacant. 200
Set de lanzamiento de anillascant. 2
Sacos para carreras de sacoscant. 8
Tiza para aceracant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Pinza recogedora de residuoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de enviar las invitaciones. Define también una hora de apertura y otra de finalización para que las reservas, los proveedores y el programa encajen desde el principio.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción. Pregunta en el mismo formulario por alergias, preferencias dietéticas y número de niños y adultos.
Prepara el programa por bloques de 30 a 60 minutos y deja 15 minutos libres entre actividades. Así puedes repartir los juegos, los premios y los cambios de espacio sin retrasar todo el festival.
Confirma proveedores, reservas y permisos 7 días antes. Comunica las alergias recopiladas a quien prepare la comida y comprueba que las carpas, mesas, sillas y zonas de sombra caben en el lugar.
Haz la compra 1 o 2 días antes, enfría las bebidas la víspera y prepara aperitivos el mismo día. Imprime el plan de trabajo, el plano y las tarjetas de nombre para que el equipo no dependa de un móvil durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y comprueba los permisos al principio; envía las invitaciones con unas 3 semanas de margen y confirma proveedores 7 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del festival. Usa ese número para ajustar la comida, las sillas, las tarjetas de nombre y las actividades.
¿Cómo organizar un festival familiar si puede llover?: Consulta la previsión a diario durante los 3 días anteriores y vuelve a revisarla la víspera. Ten decidido con al menos 24 horas de margen si usarás carpas, parasoles o un espacio alternativo.
¿Cuánta bebida y comida necesito para un festival familiar?: Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional, además de agua disponible. Prepara aperitivos para al menos 1,5 raciones por invitado y confirma las cantidades cuando cierres la lista definitiva.

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