Ein Familienfestival Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Programm zuerst fest und plane Aktivitäten für verschiedene Altersgruppen. Drucke den Ablauf mindestens einmal aus, damit Helfer auch ohne Handy schnell sehen, was als Nächstes passiert.
• Verschicke die Einladungen früh und setze eine feste Rückmeldefrist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Festival. Erfasse dabei nicht nur die Zusagen, sondern auch Ernährungswünsche und Allergien.
• Prüfe eine Woche vorher, ob Genehmigungen, Reservierungen und Lieferanten bestätigt sind. Gib Allergieinformationen spätestens dann an die zuständigen Anbieter weiter, statt sie erst am Veranstaltungstag zu erwähnen.
• Plane Sitz- und Schattenplätze für Familien mit Kindern ein: Klapptische, Klappstühle, Picknickdecken, Partyzelte und Sonnenschirme sollten vor dem Aufbau auf Vollständigkeit geprüft werden.
• Kümmere dich am Vortag um Getränke und Küchenmaterial. Kühle die Getränke rechtzeitig, sortiere Namensschilder und Namenskarten und kontrolliere Spielmaterial, Preise, Geschirr sowie Warmhaltebehälter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familienfestival planen?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Familienfestival verschicken?

Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Festival und setze eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleibt genug Zeit für die endgültige Gästeliste, Namensschilder und die Verpflegung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Familienfestivals?

Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein, besonders wenn Partyzelte, Tische, Stühle und Buffetflächen aufgestellt werden. Öffne die Location früh genug, damit Lageplan, Spielmaterial, Geschirr und Getränke vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.

Was muss man bei einem Familienfestival wegen des Wetters vorbereiten?

Verfolge die Wettervorhersage ab etwa 7 Tagen vorher und prüfe sie am Vortag erneut. Plane bei wechselhaftem Wetter Partyzelte, Sonnenschirme und einen geschützten Bereich für Essen, Getränke und Kinderaktivitäten ein.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 5-Kilometer-Wanderung organisieren: die Checkliste