Organiser un festival familial sans rien oublier

Un festival familial demande plus qu’un programme d’activités : il faut coordonner les inscriptions, les repas, les fournisseurs, le matériel et l’accueil sur place. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le déroulé avant d’acheter quoi que ce soit. Les allergies, les autorisations et la météo sont les points souvent traités trop tard. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
2 personnes
3
Sélectionner les activités
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Confirmer les fournisseurs
10
Vérifier les autorisations
11
Suivre les prévisions météo
12
Établir la liste définitive des invités
13
Communiquer les allergies aux fournisseurs
14
Imprimer le déroulé
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer le plan
17
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
18
Créer la playlist musicale
19
Préparer les prix pour les jeux
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Trier les badges nominatifs
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Recevoir les livraisons
2 personnes
27
Inspecter le site
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
5 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Monter les stations de jeux
4 personnes
34
Aménager l’espace enfants
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Installer l’éclairage
3 personnes
38
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
42
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
43
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Cocher les inscriptions
2 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
49
Animer le tour de jeu
3 personnes
50
Fournir la musique
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Ouvrir le buffet
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Dégager les tables
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
60
Assurer la remise des prix
2 personnes
61
Encadrer le programme du soir
3 personnes
62
Annoncer le dernier tour
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Stocker les restes au frais
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Démonter les tentes de fête
5 personnes
69
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
70
Débrancher la sonorisation
2 personnes
71
Retirer l'éclairage
3 personnes
72
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Évacuer les déchets
2 personnes
75
Trier les objets empruntés
2 personnes
76
Retourner les matériels
2 personnes
77
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 90
Tables hautesqté 6
Couverture de pique-niqueqté 8
Nappesqté 16
Parasolqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Balles d'eauqté 200
Set de lancer d’anneauxqté 2
Sacs de course en sacqté 8
Craie de trottoirqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Pince à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme : répartissez les activités sur la journée et prévoyez des temps de pause, notamment pour les enfants et les repas. Faites ensuite les réservations et vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations.
Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant le festival, afin de transmettre un nombre fiable aux fournisseurs.
Prévoyez l’accueil avant le jour J : badges nominatifs triés, plan imprimé et déroulé disponible à l’entrée. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les personnes qui encadrent les activités.
Traitez la météo comme un point de décision, pas comme une simple vérification. Contrôlez les prévisions plusieurs jours à l’avance et confirmez l’utilisation des tentes, parasols et couvertures de pique-nique selon le scénario prévu.
Gardez la préparation alimentaire séparée de l’installation : vérifiez les courses, préparez les en-cas, refroidissez les boissons et utilisez des plats couverts. Communiquez les allergies aux fournisseurs avant la préparation finale, pas le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival familial ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date pour confirmer le lieu, le programme et les fournisseurs. Les invitations peuvent partir dès que le programme est assez précis, puis les inscriptions doivent être clôturées environ 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un festival familial ?: Envoyez-les idéalement 6 semaines à l’avance, surtout si les familles doivent réserver toute une journée. Fixez une date limite de réponse à 2 ou 3 semaines avant l’événement, avec une relance 7 jours avant.
Combien de boissons prévoir pour un festival familial ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure selon la météo et la durée. Prévoyez des glacières et commencez à refroidir les boissons la veille pour éviter de tout faire au dernier moment.
Quand vérifier les autorisations et la météo ?: Vérifiez les autorisations dès que le lieu et le format sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Consultez ensuite les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau la veille pour adapter les tentes, les activités et l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.