Een familiedag organiseren zonder last-minute stress

Begin een familiedag niet met boodschappen, maar met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Daarna leg je het programma vast, verzamel je dieetwensen en reserveer je activiteiten die niet op het laatste moment geregeld kunnen worden. Werk vervolgens toe naar een definitieve gastenlijst, een boodschappenplanning en een draaiboek voor de dag zelf. Houd bij buitenlocaties rekening met partytenten, stroom, koeling en een alternatief bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen registreren
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Spellen selecteren
2 personen
7
Activiteiten reserveren
8
Leveranciers bevestigen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Indeling activiteiten maken
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
15
Versproducten ophalen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Desserts voorbereiden
2 personen
19
Spelmaterialen controleren
2 personen
20
Muziek afspeellijst maken
21
Draaiboek printen
22
Contactlijst printen
23
Locatie openen
2 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Buffettafels inrichten
3 personen
29
Servies klaarzetten
2 personen
30
Bestek klaarzetten
2 personen
31
Dranken klaarzetten
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Hapjes uitstallen
2 personen
34
Spelstations opbouwen
4 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Muziek aansluiten
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
42
Gasten verwelkomen
2 personen
43
Programma toelichten
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
47
Volwassenenspellen begeleiden
3 personen
48
Fotomoment begeleiden
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet klaarzetten
4 personen
51
Warm eten serveren
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Servies afruimen
3 personen
54
Dessert serveren
3 personen
55
Muziek verzorgen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Voedsel veilig opbergen
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
71
Verloren voorwerpen verzamelen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbord
Naambordjesaantal 75
Tafelnummersaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Badmintonsetsaantal 3
Frisbeesaantal 4
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Ballenbakballenaantal 100
Gezelschapsspellenaantal 8
Prijslintjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en geef minimaal 3 weken reactietijd. Registreer aanmeldingen meteen, inclusief kinderen, dieetwensen en wie aan welke activiteit wil deelnemen.
Plan het programma in blokken van 60 tot 90 minuten en laat tussen twee activiteiten minstens 15 minuten wisseltijd. Zo voorkom je dat spellen, eten en reserveringen door elkaar lopen.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen niet pas klaar wanneer de eerste gasten arriveren; reken voor de opbouw minimaal 2 uur.
Maak de boodschappen op basis van de definitieve gastenlijst. Koel dranken uiterlijk enkele uren vooraf, haal versproducten op de dag zelf en bewaar houdbare producten eerder op een droge plek.
Print het draaiboek en de contactlijst vóór de familiedag en wijs één persoon aan voor wijzigingen. Controleer vóór opening ook spelmaterialen, verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaat en warmhoudbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer activiteiten en leveranciers zodra de datum vaststaat en sluit de gastenlijst ongeveer 1 week vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een familiedag op te bouwen?: Reken voor een buitenlocatie met partytenten, tafels, stoelen en buffetopstelling op minimaal 2 uur opbouwtijd. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van terrein, materialen en stroom.
Wanneer moet je de definitieve gastenlijst maken?: Maak de definitieve gastenlijst 7 dagen voor de familiedag. Gebruik die lijst voor dieetwensen, boodschappen, zitplaatsen, activiteiten en het aantal glazen, borden en stoelen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een familiedag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water; koel de eerste voorraad uiterlijk enkele uren voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.