Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille se prépare d’abord avec une date, un lieu et une estimation réaliste du nombre de participants. Ensuite, il faut recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires avant de construire un programme adapté aux enfants comme aux adultes. Les jeux, activités et fournisseurs doivent être confirmés suffisamment tôt. Les derniers jours servent surtout aux achats, au refroidissement des boissons, à la préparation des repas et au contrôle du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Enregistrer les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir le programme
2 personnes
6
Sélectionner des jeux
2 personnes
7
Réserver les activités
8
Confirmer les fournisseurs
9
Vérifier les prévisions météo
10
Établir la liste définitive des invités
11
Créer le programme des activités
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
15
Récupérer les produits frais
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Préparer les desserts
2 personnes
19
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
20
Créer la playlist musicale
21
Imprimer le déroulé
22
Imprimer la liste des contacts
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Contrôler le site
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer les tables de buffet
3 personnes
29
Préparer la vaisselle
2 personnes
30
Mettre les couverts en place
2 personnes
31
Préparer les boissons
2 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
34
Monter les stations de jeux
4 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Brancher la musique
2 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
42
Accueillir les invités
2 personnes
43
Présenter le programme
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
47
Animer des jeux pour adultes
3 personnes
48
Animer le moment photo
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Mettre le buffet en place
4 personnes
51
Servir un repas chaud
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
54
Servir le dessert
3 personnes
55
Fournir la musique
56
Annoncer le dernier tour
57
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Rendre les objets empruntés
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
71
Rassembler les objets perdus
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 10
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 75
Numéros de tableqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Sets de badmintonqté 3
Frisbeesqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Balles de piscine à ballesqté 100
Jeux de sociétéqté 8
Étiquettes de prixqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis donnez une date limite d’inscription de 7 à 10 jours avant la journée. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive des invités et ajuster les quantités.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires dès l’inscription. Attendez d’avoir ces réponses avant de finaliser les encas, les desserts et les plats à servir.
Construisez le programme en alternant activités encadrées, jeux libres et pauses repas. Prévoyez au moins 15 minutes entre deux activités pour absorber les retards et les changements de groupe.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis prévoyez une solution de repli. Les tentes de réception, les tables et les chaises doivent être installées avant l’arrivée des familles, pas au moment où les premiers invités entrent.
Faites les courses en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours avant, puis les produits frais la veille ou le matin même. Refroidissez les boissons au moins 6 heures à l’avance et imprimez le déroulé ainsi que la liste des contacts.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une réponse définitive 7 à 10 jours avant afin de réserver les activités et de calculer les repas.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser cette journée ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Les invitations, les inscriptions et les réservations prennent du temps, tandis que les achats et l’installation se concentrent dans les 48 dernières heures.
Quand préparer les repas et les boissons ?: Achetez les produits non périssables plusieurs jours avant et récupérez les produits frais la veille ou le jour même. Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant et préparez les encas et desserts selon leur durée de conservation.
Que faire s’il pleut le jour de la journée en famille ?: Prenez la décision finale 24 à 48 heures avant, après avoir vérifié les prévisions. Installez les tentes de réception ou activez le lieu de repli avant l’arrivée des invités, et adaptez le programme aux activités couvertes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.