Einen Familientag Schritt für Schritt organisieren

Ein Familientag wird übersichtlich, wenn du zuerst Ort, Termin und erwartete Gästezahl festlegst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Planung von Programm, Spielen und Verpflegung. Reservierungen und Lieferanten solltest du früh bestätigen, während frische Lebensmittel und gekühlte Getränke erst kurz vor dem Termin anstehen. Am Veranstaltungstag helfen ein gedruckter Ablaufplan, eine Kontaktliste und eine klare Einteilung der Aktivitäten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen erfassen
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Programm zusammenstellen
2 Personen
6
Spiele auswählen
2 Personen
7
Aktivitäten reservieren
8
Lieferanten bestätigen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Endgültige Gästeliste erstellen
11
Einteilung der Aktivitäten erstellen
2 Personen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
15
Frische Produkte abholen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Snacks vorbereiten
3 Personen
18
Desserts vorbereiten
2 Personen
19
Spielmaterialien prüfen
2 Personen
20
Musik-Playlist erstellen
21
Ablaufplan ausdrucken
22
Kontaktliste drucken
23
Location öffnen
2 Personen
24
Gelände kontrollieren
2 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Tische aufstellen
3 Personen
27
Stühle aufstellen
3 Personen
28
Buffettische einrichten
3 Personen
29
Geschirr bereitstellen
2 Personen
30
Besteck bereitstellen
2 Personen
31
Getränke bereitstellen
2 Personen
32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
33
Snacks auslegen
2 Personen
34
Spielstationen aufbauen
4 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Musik anschließen
2 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

41
Empfangstisch betreuen
2 Personen
42
Gäste begrüßen
2 Personen
43
Programm vorstellen
44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
47
Erwachsenenspiele begleiten
3 Personen
48
Fotomoment begleiten
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Buffet vorbereiten
4 Personen
51
Warmes Essen servieren
4 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Geschirr abräumen
3 Personen
54
Dessert servieren
3 Personen
55
Musik organisieren
56
Letzte Runde ankündigen
57
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

58
Abfall sammeln
4 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Partyzelte abbauen
4 Personen
63
Spielmaterial sammeln
3 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Geräte ausschalten
2 Personen
68
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
71
Fundsachen sammeln
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 70
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 16

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
VorratsboxenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Willkommensschild
NamensschilderAnz. 75
TischnummernAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
BadmintonsätzeAnz. 3
FrisbeesAnz. 4
SpringseileAnz. 6
KegelAnz. 20
Bälle für das BällebadAnz. 100
GesellschaftsspieleAnz. 8
PreisbänderAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Ort und Termin zuerst fest und verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu erfassen.
Plane das Programm in Blöcken von 30 bis 60 Minuten und teile Aktivitäten nach Alter oder Gruppe ein. Reservierte Angebote sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher bestätigt werden.
Prüfe 3 bis 5 Tage vor dem Familientag die Wettervorhersage und entscheide, wo Partyzelte, Tische und Spiele bei Regen stehen. Kontrolliere dabei auch Strombedarf und Verlängerungskabel.
Teile den Einkauf auf: Haltbare Lebensmittel kannst du 2 bis 3 Tage vorher lagern, frische Produkte holst du am Vortag oder Veranstaltungstag ab. Getränke sollten mindestens 4 Stunden vor Beginn gekühlt werden.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher. Kontrolliere Gelände, Sitzplätze, Buffetische, Geschirr und Spielmaterialien und drucke Ablaufplan sowie Kontaktliste jeweils einmal pro Helferteam aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Familientag planen?: Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Programm, Aktivitäten und Lieferanten sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Gäste für einen Familientag einladen?: Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen. Ernährungswünsche kannst du direkt mit der Anmeldung abfragen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Familientag?: Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, die Geländekontrolle, Partyzelte, Tische, Stühle und das Buffet ein. Bei mehreren Aktivitätsbereichen sind 3 Stunden realistischer.
Wann sollte man Essen und Getränke vorbereiten?: Bereite Snacks und Desserts am Vortag vor, lagere haltbare Lebensmittel frühzeitig und hole frische Produkte möglichst am selben oder vorherigen Tag. Getränke kommen mindestens 4 Stunden vor Beginn in die Kühlung.

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