Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute chaos

Begin een familiedag niet met boodschappen doen, maar met de datum, het programma en de gastenlijst. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften, zodat je catering en indeling kunt berekenen. Leg activiteiten, spelregels en vrijwilligers uiterlijk enkele weken vooraf vast. In de laatste dagen draait het vooral om controleren: reserveringen bevestigen, materiaal aanvullen, houdbare boodschappen sorteren en het buffet voorbereiden. Zo blijven op de dag zelf alleen de ontvangst en de uitvoering over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
7
Programma naar gasten sturen
8
Activiteiten definitief kiezen
3 personen
9
Spelregels uitschrijven
2 personen
10
Muziekselectie samenstellen
11
Reserveringen bevestigen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappenlijst maken
2 personen
14
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
15
Ontbrekend materiaal bestellen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Takenlijst aan vrijwilligers sturen
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Programma- en routeborden maken
2 personen
20
Prijzen voor spellen regelen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
23
Koelproducten controleren
2 personen
24
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
25
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
26
Salades voorbereiden
3 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
30
Buffet klaarzetten
4 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Partytenten opzetten
6 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Spelstations inrichten
4 personen
36
Geluidsapparatuur testen
2 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Ingang bewegwijzeren
2 personen
39
Toiletten controleren
40
EHBO-materiaal klaarleggen
41
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Welkomstwoord verzorgen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
49
Kinderspellen begeleiden
4 personen
50
Gezelschapsspellen begeleiden
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Fotomoment begeleiden
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Servies en bestek inzamelen
3 personen
58
Muziek verzorgen
59
Dansvloer begeleiden
2 personen
60
Dessert serveren
3 personen
61
Koffie en thee bijvullen
2 personen
62
Afscheid aankondigen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Afval verzamelen
4 personen
65
Eten en drinken opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Partytenten afbreken
6 personen
71
Spelmateriaal sorteren
3 personen
72
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
73
Verlichting afbreken
3 personen
74
Materialen terugbrengen
2 personen
75
Koelproducten verwerken
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Restafval wegbrengen
2 personen
78
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedtafelsaantal 2
Garderoberek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 40
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkasten
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Programma-bordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Sportmateriaal

Boccia-setsaantal 2
Ringwerpsetsaantal 2
Cornhole-setsaantal 2
Touwtrektouw
Zachte ballenaantal 12
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Spelkaartenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 10
Scorekaartenaantal 100
Stopwatchesaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum en programma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en vervoersbehoeften; zonder die gegevens blijven catering en zitplaatsen giswerk.
Maak het programma concreet met begin- en eindtijd, locaties en een alternatief bij slecht weer. Stuur de definitieve versie uiterlijk 7 dagen vooraf, samen met route-informatie en eventuele spelregels.
Bereken catering pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Tel per deelnemer de benodigde maaltijdporties, plan extra drinken voor het eerste uur en houd voor dieetwensen een aparte, duidelijk gemarkeerde optie klaar.
Controleer materiaal minstens 2 weken vooraf: partytenten, klaptafels, stoelen, servies, koelboxen en thermoskannen. Bestel ontbrekende spullen niet later dan 10 dagen voor de familiedag, zodat je nog een alternatief hebt.
Verdeel vrijwilligers in blokken en stuur iedereen één korte takenlijst. Laat bijvoorbeeld één persoon ontvangst en naamkaartjes doen, één persoon het buffet bewaken en één persoon activiteiten en prijzen klaarzetten; plan ook een overdracht van 15 minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 tot 14 dagen voor de dag.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een familiedag?: Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en de duur van het programma. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg extra porties toe voor kinderen, dieetwensen en onverwachte gasten.
Wanneer moet je vrijwilligers indelen voor een familiedag?: Verdeel de vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf en stuur hun takenlijst meteen door. Bevestig de indeling nogmaals 3 dagen vooraf, inclusief starttijd, aanspreekpunt en taakoverdracht.
Wat moet je de dag voor een familiedag voorbereiden?: Controleer reserveringen, zet houdbare boodschappen klaar en controleer koelproducten, materiaal en routeborden. Bereid groenten, fruit, broodjes en beleg zo veel mogelijk vooraf en houd minimaal 60 minuten over voor een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.