Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille se prépare d’abord avec un programme clair, puis avec des inscriptions fiables et une répartition précise des responsabilités. Commence par fixer la date, les horaires et les activités avant d’envoyer les invitations. Les besoins alimentaires, le transport et le matériel doivent être confirmés plusieurs jours à l’avance, pas la veille. Le jour venu, prévois un accueil lisible, des bénévoles identifiables et un buffet installé avant l’arrivée des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recenser les besoins en transport
2 personnes
7
Envoyer le programme aux invités
8
Choisir définitivement les activités
3 personnes
9
Rédiger le règlement
2 personnes
10
Composer la sélection musicale
11
Confirmer les réservations
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Faire la liste des courses
2 personnes
14
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
15
Commander le matériel manquant
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer la liste des tâches aux bénévoles
18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
19
Créer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
20
Prévoir des prix pour les jeux
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les courses non périssables
2 personnes
23
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
24
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
25
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
26
Préparer les salades
3 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Installer le point café et thé
2 personnes
30
Mettre le buffet en place
4 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Installer les tentes de fête
6 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer les stations de jeu
4 personnes
36
Tester le matériel sonore
2 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Signaler l’entrée
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Préparer le matériel de premiers secours
41
Aménager la table d'accueil
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Accueillir les invités
4 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Assurer le mot de bienvenue
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Animer le jeu de présentation
2 personnes
49
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
50
Animer les jeux de société
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Animer le moment photo
2 personnes
54
Ouvrir le buffet
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
58
Fournir la musique
59
Encadrer la piste de danse
2 personnes
60
Servir le dessert
3 personnes
61
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
62
Annoncer le départ
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
66
Faire la vaisselle
4 personnes
67
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Démonter les tentes de fête
6 personnes
71
Trier le matériel de jeu
3 personnes
72
Ranger le matériel audio
2 personnes
73
Démonter l’éclairage
3 personnes
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Gérer les produits réfrigérés
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
78
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Tables nappéesqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 40
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pincesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Numéros de tableqté 12

Matériel de sport

Sets de bocciaqté 2
Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Ensembles de cornholeqté 2
Corde de tir à la corde
Balles souplesqté 12
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 10
Fiches de scoreqté 100
Chronomètresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant les invitations : indique les horaires d’accueil, des activités, du repas et de la fin, puis envoie le déroulé définitif au moins 3 jours avant la journée.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite située 7 jours avant l’événement. Utilise ces réponses pour calculer les quantités de repas et repérer les besoins de transport.
Confirme les réservations et vérifie le matériel 5 à 7 jours à l’avance. Compte séparément les tables, chaises, tentes, assiettes, verres et couverts nécessaires au repas et aux activités.
Attribue chaque mission à un bénévole précis, avec une heure de présence. Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour le buffet et une pour le rangement afin d’éviter que tout repose sur la même équipe.
Prépare le buffet en deux temps : trie les produits non périssables la veille, puis contrôle les produits réfrigérés et prépare les fruits, légumes, sandwiches et garnitures le jour même. Garde les boissons dans des glacières jusqu’au service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée en famille ?: Commencez 3 à 4 semaines avant la date pour fixer le programme, inviter les familles et réserver le matériel. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin d’ajuster les repas, le transport et les activités.
Quand envoyer le programme définitif aux invités ?: Envoyez-le au moins 3 jours avant l’événement, après avoir choisi définitivement les activités et confirmé les réservations. Mentionnez les horaires, l’itinéraire, les règles principales et ce que les participants doivent prévoir.
Comment calculer les quantités de repas pour une journée en famille ?: Basez le calcul sur le nombre d’inscrits confirmé 7 jours avant, en séparant adultes et enfants. Ajoutez une marge de 10 % pour les portions imprévues, puis vérifiez les quantités après les dernières modifications d’inscription.
Quand préparer le buffet et les sandwiches ?: Préparez les produits non périssables et le matériel la veille. Le jour même, préparez les fruits, légumes, sandwiches et garnitures suffisamment tôt pour que le buffet soit installé avant l’arrivée des invités, tout en gardant les produits frais au froid.

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