Familientag organisieren: der passende Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze ein klares Rückmeldedatum, zum Beispiel drei Wochen vor dem Familientag. Erfasse dabei nicht nur Zu- und Absagen, sondern auch Ernährungswünsche und benötigte Fahrten.
• Schicke das Programm mindestens sieben Tage vorher an alle Gäste. Lege die Aktivitäten danach endgültig fest, schreibe die Spielregeln auf und bereite Wegweiser vor, damit vor Ort niemand nach dem nächsten Programmpunkt suchen muss.
• Berechne Cateringmengen erst nach dem Rückmeldeschluss und prüfe anschließend, was gekühlt werden muss. Kühlboxen, Thermoskannen, Wasserkannen und ausreichend Servierschalen werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
• Prüfe den Materialbestand mindestens eine Woche vorher und bestelle Fehlendes rechtzeitig. Bei einem Familientag mit Buffet und Spielen fehlen besonders oft Mehrweg-Geschirr, Zangen, Servierlöffel, Namensschilder oder Preise.
• Teile Helfer spätestens drei Tage vor dem Termin mit festen Aufgaben ein und sende ihnen die Aufgabenliste. Plane zusätzlich eine Person für Empfang, Anmeldungen und Namensschilder ein, damit der Aufbau nicht gleichzeitig am Eingang erledigt werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Familientag organisieren?

Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Programm und Gästeliste. Einladungen sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Catering, Transport und Material anhand verbindlicher Rückmeldungen planen kannst.

Wann sollte man die Einladungen für einen Familientag verschicken?

Verschicke die Einladungen ungefähr vier Wochen vorher und nenne ein Rückmeldedatum etwa drei Wochen vor dem Familientag. So bleiben noch rund zwei Wochen, um Mengen, Ernährungswünsche, Aktivitäten und Transport zu klären.

Wie plant man das Essen für einen Familientag?

Berechne das Catering erst nach dem Rückmeldeschluss und trenne haltbare Lebensmittel von Kühlprodukten. Bereite Gemüse und Obst möglichst am Vortag vor; Brötchen und Belag stellst du am Veranstaltungstag kurz vor dem Buffet bereit.

Wann sollte man Helfer für einen Familientag einteilen?

Teile die Helfer spätestens drei Tage vorher ein und sende jeder Person die konkrete Aufgabe. Für Aufbau, Buffet, Aktivitäten, Empfang und Abbau sollten die Zuständigkeiten vor Beginn feststehen, damit keine Aufgaben während des Programms offen bleiben.

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